Утеря книги учёта трудовых: как оформить всё правильно

Даже самая дисциплинированная компания может столкнуться с небрежным хаосом — например, с утерей книги учёта трудовых книжек. Это не повод для паники, но и закрыть глаза не получится. Данный документ — не просто формальность, а юридически значимый реестр, фиксирующий движения трудовых книжек и их дубликатов.

Если книга потеряна, нужно действовать быстро и чётко. Закон прямо не диктует, как поступать в такой ситуации, но Роструд даёт рекомендации. Первым делом — оформить внутренний акт об утрате, указав обстоятельства, дату и причастных. Документ должен подписать уполномоченное лицо.

Далее назначается новый ответственный за учёт. Он должен открыть новую книгу, основываясь на данных, которые сохранились в архивах, электронных системах или в самих трудовых книжках сотрудников. При необходимости — восстановить записи с помощью справок, приказов и других документов, хранящихся в компании.

Важно не пытаться «замести следы» или закрыть глаза на инцидент. Ошибки в кадровом учёте могут аукнуться при увольнении, выходе сотрудника на пенсию или в ходе трудовой проверки.

Совет предпринимателям: держите кадровую документацию под контролем. Создавайте резервные копии, обучайте ответственных и не откладывайте восстановление утраченных записей — иначе цена ошибки может оказаться слишком высокой.