Нулевой Баланс > Организация офиса

Запрашивать объяснительные от работников на больничном нельзя

Бывает, что в разгар дисциплинарных разбирательств сотрудник внезапно уходит на больничный. Возникает сложный вопрос: имеет ли работодатель право требовать объяснительных записок в этот период?

По официальным разъяснениям государственных органов, подобные требования считаются недопустимыми. Ведь человек, который не может лично представлять свои интересы, оказывается в заведомо уязвимом положении. К тому же сроки рассмотрения возможного проступка автоматически приостанавливаются на время его отсутствия.

Руководитель, пытаясь ускорить процесс, иногда забывает, что без личного участия работника любое дисциплинарное разбирательство становится спорным. Более того, все попытки запросить объяснения во время нетрудоспособности считаются нарушением правил.

Закон направлен на то, чтобы каждая сторона имела равные возможности для защиты своих прав. Если сотрудник не может ответить или предоставить документы, его позиция не будет услышана. Это подрывает принцип справедливости и может привести к ошибочным выводам. Поэтому законодательство подчёркивает: обсуждение проступков должно проходить только при присутствии и согласии обеих сторон.

Кстати, отводимый законом месяц не включает дни болезни. Поэтому у работодателя нет оснований форсировать разбирательство именно в момент отсутствия сотрудника. Дождавшись возвращения, можно получить полноценное объяснение, избежав ошибок и недоразумений.

Помните, что корректное соблюдение процедур помогает избежать конфликтов и уберечь деловую репутацию.

Совет для предпринимателей: всегда учитывайте фактор нетрудоспособности, прежде чем начинать любые дисциплинарные процессы. Уважайте право сотрудника на полноценное участие — так вы укрепите доверие в коллективе и сохраните здоровую атмосферу на работе.

Нормы шума на рабочих местах

Тип работы	Допустимая интенсивность звука, дБ
Создание новых концепций или программ деятельности, решение творческих задач, преподавательская работа	40
Руководящая деятельность по осуществлению контроля над коллективом, занятым умственным трудом	50
Сложная умственная работа и работа, связанная с ведением переговоров посредством телекоммуникационных инструментов	55
Умственная деятельность, основанная на сигналах, воспринимаемых на слух, а также точные зрительные работы и работы, связанные с необходимостью слухового контроля, занимающего более половины рабочего времени	60
Умственная деятельность, предполагающая выполнение точного графика и высокую зрительную нагрузку	65
Физическая работа, требующая точности, аккуратности и регулярного слухового контроля	80

Требования к организации рабочего места

Правила организации рабочих мест регулируют три документа:

Приказ Минтруда РФ № 774н от 29 октября 2021 года
Санитарные правила и нормы СанПиН 1.2.3685-21 от 28 января 2021 года
Санитарные правила СП 2.2.3670-20 от 2 декабря 2020 года

Требования к организации рабочего места включают следующие аспекты:

При организации рабочего места (рабочей зоны) должна быть обеспечена возможность смены рабочей позы занятыми на нем работниками.
В зависимости от характера работы предпочтительнее, чтобы работники находились в сидячей позе, нежели стоячей. Если основной позой является стоячая, необходимо предоставить возможность смены позы на сидячую, включая организацию мест для сидения.
Регулирование комфортной сидячей позы достигается настройкой положения стула и рабочей поверхности, включая их высоту и размеры, а также угол наклона подставки для ног. В случае невозможности регулирования, допускается использование нерегулируемых параметров на рабочем месте.
При создании рабочего места необходимо гарантировать безопасность выполнения трудовых операций в зонах досягаемости оборудования.
Важно обеспечить устойчивость рабочего места, свободу движений работника, контроль за деятельностью и безопасность при выполнении трудовых операций.
При организации рабочего места важно обеспечить хороший обзор с места выполнения работ, позволяющий четко видеть визуальные средства отображения информации и знаки безопасности.
Средства отображения информации должны быть размещены с учетом частоты и важности информации, типа средства, точности и скорости восприятия, а также должны быть освещены для лучшего восприятия информации.
Расстояние между органами управления должно предотвращать случайное изменение положения неактивного органа при манипуляциях с другими.
При организации рабочих мест необходимо обеспечить безопасный доступ к каждому месту и возможность быстрой эвакуации работников в случае чрезвычайных ситуаций. Пути эвакуации должны быть свободными, обозначенными указателями и хорошо освещенными.
Организация рабочего места и расположение его элементов должны обеспечивать удобство для проведения работ по содержанию, техническому обслуживанию, уборке и чистке используемых машин, оборудования, инструментов и мебели.
Организация рабочих мест, а также расстояния между ними, должны гарантировать безопасное передвижение работников, а также безопасное обращение с материалами, сырьем и заготовками в соответствии с государственными требованиями охраны труда.

Нормы освещения рабочих мест

При разработке плана освещения офисных пространств необходимо принимать во внимание ряд критериев:

общий уровень освещенности в помещении,
точность цветопередачи,
стабильность света от осветительных устройств.

СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03 определяет общие подходы к освещению зданий и сооружений общественного характера, а СанПиН 2.2.4.3359-16 конкретизирует эти подходы на рабочих местах.

Освещаемые объекты	Освещенность рабочих поверхностей, лк
Кабинеты и рабочие комнаты, офисы	300
Проектные залы и комнаты, конструкторские, чертежные бюро	500
Помещения для посетителей, экспедиции	300
Читальные залы	400
Читательские каталоги	200
Книгохранилища и архивы, помещения фонда открытого доступа	75
Помещения для ксерокопирования	300
Переплетно-брошюровочные помещения	300
Компьютерные залы	400
Конференц-залы, залы заседаний	200
Рекреации, фойе	150
Аналитические лаборатории	500
Производственные отделы технического контроля	500
Пути эвакуации зон повышенной опасности	15
Залы столовых	200

Виды офисов

ТРАДИЦИОННЫЙ ОФИС

Вид деятельности: Идеален для традиционных корпоративных структур, юридических и бухгалтерских фирм, государственных организаций, где требуется конфиденциальность и индивидуальное рабочее пространство.
Количество сотрудников: Лучше всего подходит для средних и крупных компаний с числом сотрудников от 50 и выше.
Затраты: Высокие, включают аренду, обслуживание, меблировку, коммунальные платежи и расходы на уборку.

ОТКРЫТОЕ ПРОСТРАНСТВО (OPEN SPACE)

Вид деятельности: Популярен среди IT-компаний, креативных и маркетинговых агентств, где важно обеспечить легкость коммуникаций и совместной работы.
Количество сотрудников: Подходит для компаний любого размера, но особенно эффективен для организаций с численностью от 10 до 100 сотрудников.
Затраты на содержание: Средние, меньше традиционного офиса из-за экономии на перегородках и индивидуальной мебели.

КОВОРКИНГ

Вид деятельности: Идеально подходит для стартапов, фрилансеров, малого бизнеса и тех, кто часто путешествует или работает в разных городах.
Количество сотрудников: В основном для индивидуальных предпринимателей или небольших команд до 10-15 человек.
Затраты на содержание: Низкие, поскольку аренда часто включает в себя интернет, коммунальные услуги и доступ к общим пространствам.

ДОМАШНИЙ ОФИС

Вид деятельности: Подходит для фрилансеров, удаленных сотрудников и тех, кто ведет небольшой бизнес или стартап с дома.
Количество сотрудников: Обычно для одного человека или очень маленькой команды.
Затраты на содержание: Очень низкие, основные расходы связаны с настройкой рабочего пространства и оплатой интернета.

ВИРТУАЛЬНЫЙ ОФИС

Вид деятельности: Хорош для компаний, работающих полностью удаленно, а также для бизнесов, которым нужен деловой адрес и секретарские услуги без постоянного офисного пространства.
Количество сотрудников: Гибкий, подходит как для индивидуальных предпринимателей, так и для средних компаний.
Затраты на содержание: Минимальные, поскольку физическое пространство не используется.

КРЕАТИВНОЕ ПРОСТРАНСТВО

Вид деятельности: Особенно подходит для дизайнеров, архитекторов, художников и других творческих профессий.
Количество сотрудников: Может варьироваться, но чаще всего используется небольшими командами или индивидуальными специалистами.
Затраты на содержание: Зависят от местоположения и дизайна пространства, но обычно средние или выше среднего.

КОМБИНИРОВАННЫЙ ОФИС

Вид деятельности: Подходит для разнообразных компаний, которые ищут гибкость в подходах к организации рабочего пространства и хотят сочетать преимущества разных типов офисов.
Количество сотрудников: Гибкий, подходит для различных размеров организаций.
Затраты на содержание: Варьируются в зависимости от сочетания элементов разных видов офисов; могут быть средними или высокими.

Секреты организации эффективного офиса

Скачать в PDF

Оформление рабочего пространства в офисе может повысить эффективность работы сотрудников на 40% и даже больше. В наше время рабочее пространство организовывают так, чтобы оно было эргономичным, удобным, а также способствовало продуктивности.

Что такое антистрессовый офис?

Стресс – это ответ нашего организма на внешние раздражители. Первые симптомы мешают концентрации, и со временем подавляют работоспособность человека, тормозя его карьерное продвижение. Сотрудникам приходится выбирать: уйти в отпуск или искать новое место работы. Это ведет к убыткам для фирмы.

Одной из основных причин стресса является неудачное оформление рабочей зоны и интерьер офиса. В последнее время руководство компаний начало уделять внимание атмосфере на рабочих местах. Сегодня дизайн офиса фокусируется не только на внешнем имидже предприятия, но и на здоровье его команды. Дизайн офиса, созданный с акцентом на снижение стресса, становится залогом успешного предприятия.

Как правильно организовать офисный дизайн?

В помещениях, где дизайн и выбор мебели не соответствуют особенностям работы, снижается производительность сотрудников. Правильно спроектированный интерьер, один из ключевых факторов результативности.

Офис должен предлагать пространство для отдыха и создавать условия для оптимальной работы. Руководству, которое ценит свой бизнес, следует тщательно подходить к оформлению рабочей среды.

Шум в переполненном офисе препятствует концентрации. Яркие тона могут мешать работе. Предоставьте возможность сотрудникам регулировать освещение на их рабочем месте, учитывая личные предпочтения. Слишком яркое или неравномерное освещение может привести к дискомфорту и плохой работоспособности.

Как оптимизировать пространство?

Современные офисы демонстрируют тенденцию к сокращению рабочих мест и площадей. Такое нововведение становится возможным из-за пересмотра оформления рабочего пространства и оптимизации бизнес-операций. Правильное размещение отделов и эффективное использование зон для переговоров и отдыха имеют первостепенное значение.

“Гибкие” рабочие графики и система hot-desk становятся основными факторами уменьшения числа постоянных рабочих мест. Это особо важно для тех, кто часто работает вне офиса. Вместо привычных рабочих столов они могут выбирать любое свободное место, освобождая офисное пространство.

Многие предприятия также переосмысливают необходимость иметь обширные залы для переговоров или конференций, которые занимают место, но редко используются. Вместо больших постоянных помещений возможна их аренда по запросу. Учитывая, что обычные совещания собирают 4-6 человек, нет необходимости в обилии просторных комнат.

Для глобальных компаний, имеющих офисы в различных регионах, переговорные комнаты с видеоконференц-связью и другими средствами коммуникации могут дополнительно сэкономить пространство и средства, упрощая бизнес-процессы.

Каждому работнику по кабинету?

Фирмы часто предпочитают разбивать свои офисные площади на множество кабинетов, считая, что это поможет эффективно разместить сотрудников, предоставив каждому свою зону и уменьшив шумовые помехи. Специалисты в планировании офисных пространств не согласны с этим. Пребывание в закрытом пространстве может оказать давление на психику, привести к психологическим, а также физическим проблемам.

Особо подчеркивается, что деление пространства может сдерживать творческий потенциал — это особенно важно для профессионалов в IT и креативных сферах.

Сэкономить на мебели или технике?

Качественное IT-оборудование является важной частью рабочего процесса. Инвестируя в передовые технологии, помните, что не стоит экономить на мебели. Плохой выбор стула может привести к проблемам со здоровьем, снижению концентрации и производительности.

Многие руководители не придают значение выбору правильных столов, считая, что главное – наличие места для компьютера. Однако, оригинальное назначение офисных столов было связано с письменными работами, требующими другого положения тела.

С появлением новых технологий изменились и требования к рабочей зоне. Поэтому при модернизации рабочего пространства ключевую роль играет не только передовое программное обеспечение, но и удобство, обеспечиваемое качественной офисной мебелью.

Затраты на комфортное офисное пространство?

Издержки на оформление офиса во многом определяются исходным состоянием выбранного помещения (например, наличием систем кондиционирования и вентиляции). Важны качество отделочных материалов и стоимость услуг специалистов по дизайну. Бюджет может быть разный, но для создания офиса, способствующего продуктивной работе, необходимо выбирать помещение, соответствующее всем санитарным нормам.

Организация комфортного офиса требует вложений. Каждое предприятие самостоятельно определяет свою стратегию: либо быть компанией с высокой текучкой кадров, либо вкладывать в создание продуктивной рабочей среды, заложив основу для долгосрочного роста и развития.

Помогает ли музыка работе?

Многие современные компании задумываются о внедрении корпоративной музыки в рабочее пространство. В большинстве организаций правильно подобранная музыка способствует поднятию настроения и энергии сотрудников. Современные исследования подтверждают, что музыкальное сопровождение может увеличивать производительность работы на 10%, сокращать ошибки на 30% и повышать общую эффективность до 70%.

При выборе музыкального контента важно учитывать не только стиль и культуру компании, но и особенности работы, а также рабочее окружение. Например,офисная работа требует спокойных мелодий, а молодые команды могут предпочесть более динамичную музыку.

Нужна ли комната отдыха?

Многие организации создают специальные места отдыха для своего коллектива. Эти зоны оснащены уникальным интерьером, который отличается от стандартного оформления офиса. Такое разнообразие необходимо, чтобы сотрудники могли на некоторое время “отключиться” от рабочей рутины.

Выбор в пользу создания уютных зон на усмотрение каждого работодателя, основываясь на доступных ресурсах и корпоративных ценностях. Главное помнить об основах, без которых комфортная работа в офисе невозможна. К ним относятся качественное освещение, эффективная вентиляция, а также продуманное устройство рабочих и обеденных зон.

Корпоративная культура в интерьере

Офисное пространство компании служит зеркалом её имиджа и корпоративной идентичности, что напрямую влияет на успешность деятельности. При грамотно сформированной культуре сотрудники ощущают увеличение мотивации, что повышает их продуктивность. Интерьер офиса может отображать дух и принципы деятельности компании, создавая командное единство среди коллег.

Декорирование офисного пространства позволяет внедрять элементы бренда, усиливающие узнаваемость компании. Это может включать графику, афиши или элементы, связанные с уникальностью вашего бизнеса.

Нужен ли дресс-код?

Необходимо стремиться к балансу между профессионализмом и уважением индивидуальности сотрудников, чтобы создать благоприятную рабочую среду, способствующую достижению общих целей и успеху компании. Учитывайте как плюсы, так и минусы строгого дресс-кода.

Минусы:

Дресс-код может ограничивать свободу выбора одежды, вызывая дискомфорт у сотрудников.
Потребуется дополнительные затраты на покупку соответствующей одежды, что может стать проблемой для некоторых сотрудников.
Не подходит для всех профессий: дресс-код может быть неуместным в некоторых профессиональных областях, например, где требуется физический труд или работа на открытом воздухе.

Плюсы:

Введение дресс-кода предполагает, что сотрудники будут одеваться в деловом стиле, создавая профессиональный образ. Это улучшает имидж компании, делая её более привлекательной для клиентов и потенциальных партнеров.
Сотрудники не тратят время на выбор одежды, что ускоряет процесс подготовки к работе.
Единый стиль: Строгий дресс-код поддерживает корпоративную культуру, где все сотрудники внешне соответствуют общей философии компании.

Зачем обучать сотрудников?

Инвестирование в обучение коллектива способствует развитию всей компании. Более опытные сотрудники приносят дополнительные возможности для развития, так как они способны самостоятельно решать сложные задачи.

Преимущества обучения персонала:

Применяя новые знания, работники становятся более результативными и справляются с задачами быстрее.
Повышение уровня профессиональных навыков становится стимулом к лучшим показателям работы.
Опытный сотрудник способен заменить руководителя при необходимости.
Вложение в развитие текущего работника часто оказывается более экономичным, нежели привлечение нового эксперта.

Зачем нужны корпоративные мероприятия для сотрудников компании?

Корпоративные события формируют публичное восприятие компании, стимулируют мотивацию сотрудников, подчеркивая корпоративные ценности. На первый взгляд организация такого мероприятия может казаться простой вечеринкой, это ключевой элемент в построении единой команды, а также расширения бизнес-перспектив.

Рассматривайте корпоративы как заложение традиций вашего предприятия. Общение в непринужденной атмосфере положительно отражается на духе коллектива. Это помогает сотрудникам налаживать контакты, уменьшать напряженность, которая может возникать между людьми, и создает условия для более гармоничного взаимодействия. Все это способствует стабильности и благоприятной атмосфере внутри команды.

Чего хотят работники?

Современные кадры ценят ряд качеств и условий на рабочем месте.

Гибкий график работы – возможность выбора рабочего времени или возможность периодически работать из дома.
Баланс между работой и личной жизнью – важность сохранения времени для семьи, друзей и увлечений.
Возможности для профессионального роста – курсы, тренинги, обучение.
Здоровое рабочее пространство – комфортные условия, наличие зон отдыха, современное оборудование.
Корпоративная культура – наличие командного духа, взаимопомощи и открытости, хорошая репутация и долгосрочные планы компании.
Обратная связь – постоянная коммуникация и получение отклика о своей работе от руководства.

Все это укрепляет лояльность существующих сотрудников и привлекает новых. Компании, быстро адаптирующиеся и ценящие свой персонал, будут лидерами на рынке. Такой подход требует вложений, но он оправдает себя, повышая качество команды и улучшая корпоративную культуру.

Существует ли идеальный вариант?

Организация офиса, направленного на снижение стресса, – это достижимая цель. Позаботьтесь о комфорте сотрудников. Организуйте грамотный дизайн помещений с удобной мебелью и качественной техникой.

Удобные рабочие и зоны для отдыха способствуют созданию атмосферы единой команды. Это заметно для партнеров и клиентов, у которых формируется положительное впечатление. Подобная обстановка также благоприятно сказывается на продуктивности самих сотрудников, которые ценят комфорт в офисе.

Главное — дать вашей команде подходящие условия для развития и роста. Организация работы должна быть устроена таким образом, чтобы каждый член команды выкладывался «по полной». Все работники без исключения должны регулярно получать мотивацию, на достижение общей цели вашей компании.

10 пунктов о пожарной безопасности не предприятии

Пожарная безопасность на предприятии, пожарно-технический минимум – Что это? Давайте разберемся!

В соответствии с законодательством Российской Федерации о пожарной безопасности, в любой организации работники допускаются к исполнению своих обязанностей только после прохождения обучения мерам пожарной безопасности.
Обучение лиц, осуществляющих трудовую деятельность в организациях, проводится в соответствии с новыми Правилами противопожарного режима в РФ.
Обучение лиц мерам пожарной безопасности осуществляется по программам противопожарного инструктажа или программам дополнительного профессионального образования.
Основным видом обучения руководителей и работников организации является Пожарно-технический минимум (ПТМ).
Целью данного обучения является повышение противопожарной культуры работающего населения, овладение приемами и способами действий при возникновении пожароопасной ситуации.
Проводить данное обучение могут образовательные организации, имеющие лицензию на осуществление образовательной деятельности.
Периодическое повышение квалификации по ПТМ руководителей, специалистов и работников предприятий, не связанных с взрывопожароопасным производством, проводится не реже 1 раза в 3 года после последнего обучения.
Руководители, специалисты и работники предприятий, связанных с взрывопожароопасным производством проходят аттестацию 1 раз в год.
Программы обучения должны соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации.
На предприятии должна вестись документация, посвященная обучению по пожаробезопасности.

3 лучших варианта под офис для нового бизнеса

Для регистрации новой компании в компетентном филиале налоговой администрации необходимо предоставить служебные помещения до подачи документации. Это означает, что вам нужен действующий адрес, который вы будете указывать в качестве своей штаб-квартиры. Более того, если бизнес, которым хочет заниматься ваша недавно созданная компания, предполагает использование офисных площадей, а вы не владеете им или покупка офисных площадей не вписывается в ваш текущий бюджетный план – продолжайте читать.
В сегодняшней статье разберем три практических и финансово жизнеспособных способа, которыми вы можете предоставить бизнес или рабочее место и начать бизнес с наивысшим уровнем функциональности и минимально возможными начальными затратами.
Когда дело доходит до поиска вашего первого бизнес-пространства, есть три наиболее популярных варианта, с помощью которых вы можете достичь оптимального соотношения затрат и функциональности. Разберем три главные варианты.

Аренда офисного помещения в частном доме или квартире

Если вы решили работать из дома или регистрируете компанию по месту жительства, то первым шагом является заключение договора аренды с владельцем имущества, в рамках которого вы будете заниматься предпринимательской деятельностью. В случае, если недвижимое имущество, в котором будет осуществляться предпринимательская деятельность, принадлежит вам, вам также необходимо будет составить и подписать договор аренды, с той разницей, что в этом случае вы сами заключаете договор. Это, в частности, означает, что договаривающимися сторонами являются вы как физическое лицо и юридическое лицо (компания). Бланк договора аренды можно приобрести, и вы также можете создать его самостоятельно, подчеркнув, что очень важно предоставить всю необходимую информацию, о которой юрисконсульт проинформирует вас наиболее подробно. Вам понадобятся две копии указанного договора аренды – один для компании и один для арендодателя. После этого, Завершенный договор передается в компетентную налоговую администрацию для регистрации всего процесса, т. е. для ежемесячного погашения обязательств перед налоговой администрацией и арендодателем. Вы всегда платите арендную плату за офисные помещения непосредственно на банковский счет арендодателя, и во избежание возможных осложнений обязательно обращайте внимание на тот факт, что стоимость аренды соответствует квадратным метрам площади.

Виртуальный офис

Учитывая, что последнее десятилетие было отмечено проникновением технологий на всех уровнях бизнеса, Россия разработала концепцию специализированных компаний, из которых можно арендовать различные пакеты и комбинации – упомянутые виртуальные офисы, «физические» помещения для бизнеса, отдельные рабочие места и так далее.
Короче говоря, виртуальный офис – вариант, который позволяет владельцам бизнеса и их сотрудникам вести бизнес, например, из дома или другого удаленного местоположения, используя различные формы технологически-опосредованной связи. Для пояснения: виртуальный офис по сути такой же, как «традиционный» офис, с той разницей, что он не включает физическое рабочее место, но за определенную ежемесячную плату (которая зависит от компании, с которой вы выбираете работать, местоположения, типа и количества необходимых вам услуг и т.д.) вы арендуете физический адрес, по которому вы можете юридически зарегистрировать свой бизнес, номер телефона и почтовый ящик. Эти элементы включены в базовый пакет услуг с большинством поставщиков услуг виртуального офиса, и в зависимости от потребностей и возможностей вашего бизнеса у вас могут быть доступны дополнительные услуги – например, если все вышеперечисленное звучит как приемлемый вариант, мы советуем вам изучить, какие компании в предпочтительном месте предоставляют перечисленные услуги, составить список тех, чьи предложения и цены соответствуют вашим потребностям, и предпринять дальнейшие шаги в соответствии с возможностями и бизнес-планами.

Коворкинг

Тенденция использования коворкинг-пространства для самостоятельной занятости началась примерно в 1992 году в Берлине, где ассоциация инженеров создала специальное пространство, в котором ИТ-специалисты могли бы работать вместе и совместно работать над независимыми и совместными проектами. Распространение этой формы работы распространилось в Соединенных Штатах несколько лет спустя, и постепенно, но верно, весь остальной мир начал воспринимать эту идею общего рабочего пространства, которая превратилась в место встречи профессионалов из разных областей, которые имеют возможность, отличную от физического пространства. делиться идеями, сотрудничать и общаться.
Работа бизнес-коворкинг- пространства основана на создании сетей и выполнении действий различных специалистов в едином рабочем пространстве. Наиболее распространенные причины, по которым новые предприниматели и независимые специалисты выбирают эту форму работы, – это прежде всего неэффективность организации собственной офисной инфраструктуры (технического оборудования и канцелярских принадлежностей) и аренды офисных помещений, что особенно заметно в ситуациях, когда она не используется ежедневно. Коворкинг решает эти ситуации по приемлемой общей стоимости – на постоянной или случайной основе, с фиксированной или гибкой рабочей позицией, и вы сами решаете в соответствии со своей близостью, потребностями или настроением. Так что самое большое преимущество коворкинга – содействие профессиональной самодостаточности путем предоставления своим пользователям значительно более низких затрат на использование пространства, оборудования и ресурсов.
Вы, вероятно, все еще задаетесь вопросом, если это коворкинг – космическое решение для вас и может ли быть лучше работать из дома. Конечно, решение остается за вами и зависит от индивидуальных финансовых возможностей и личных предпочтений. Принимая решение, мы советуем вам учитывать более широкий контекст психологических, социальных и других факторов. А именно, весьма распространено, что в случае работы на дому некоторые могут начать ощущать недостаток производительности, недостаточную концентрацию и изоляцию, вызванные однообразием распорядка работы и отсутствием социализации, обмена мнениями, конструктивной критики или простой психической стимуляции, навязанной социальным контекстом. Кроме того, работа в общем рабочем пространстве открывает ряд возможностей, в зависимости от желания взаимодействовать – от непосредственного знакомства, обмена опытом и идеями до создания сетей, совместной работы и поиска новых заданий или клиентов. Конечно, никто не знает лучше вас, при каких обстоятельствах вы наиболее продуктивны и какая форма работы вам подходит больше всего. Как и прежде, мы подчеркиваем важность информирования о доступных опциях коворкинг – решения в вашем городе и соответствие этого специфического способа работы характеристикам бизнеса и индивидуальным потребностям, возможностям.

Особенности работы за компьютером в офисе

Если сотрудники компании по роду деятельности должны постоянно работать за компьютером, тогда имеют право на специальные условия и льготы в офисе. Такой режим труда неизбежно влияет на здоровье человека: боли в области спины и поясницы обеспечены, начинает регулярно болеть и голова, зрение портится, появляются и другие неприятные симптомы. Большинство сотрудников просто не знают о положенных льготах за вредную работу в офисе, поскольку работодатели стараются умалчивать о законных преференциях. К примеру, о дополнительных перерывах на отдых, медосмотрах за счёт работодателя, предоставлении специального рабочего места, и прочих льготах.

По трудовому законодательству руководство компании обязано создать в офисе комфортные условия труда и обеспечить сотрудникам постоянный мониторинг состояния здоровья.

Все эти нормы содержатся в ТК, требованиях СанПиН (2.2.2/2.4.1340-03) и отдельной инструкции по охране труда при работе на ПК (ТОИ Р-45-084-01).

Каким должно быть специальное рабочее место

Если сотрудник работает за компьютером более 4-х часов подряд, рабочее пространство в офисе должно быть размером не меньше 4,5 кв. м. Расстояние между рабочими столами коллег желательно не менее 2 м. При этом мониторы компьютеров разрешено устанавливать только ЖК или плазму. У рабочего кресла должен быть подъёмный механизм, и регулируемая по высоте и углу наклона спинка. К освещению в офисе устанавливают особые требования в люксах: рабочую поверхность стола сотрудника нужно освещать в пределах 300 – 500 Лк, а лампы в помещениях (как и окна) положено чистить не менее двух раз в год. Влажная уборка в кабинете проводится ежедневно, проветривание помещения – каждый час.

Температурный режим в офисе

Руководство компании обязано создать в рабочих кабинетах комфортную среду: если на улице жара, в помещении поддерживается температура в пределах 21 – 24 градусов, в холода – температура может доходить до 25 градусов при влажности воздуха от 40 до 60% (не более). При несоблюдении таких условий сотрудники вправе требовать от руководства сократить рабочий день, если температурный режим невозможно восстановить по техническим причинам.

Перерывы в работе для отдыха

Работая час подряд за компьютером в офисе, сотрудник вправе устроить себе паузу на 10-15 мин., чтобы передохнуть. Перерывы включены в трудовое время, а значит снижение зарплаты недопустимо. При 8-ми часовом рабочем дне совокупное время перерывов составляет от 50 мин. до 1,5 час., при 12-часовом – от 80 до 140 мин. Если сотрудник работает за компьютером ночью, рабочее время должно увеличиваться на треть с соответствующей оплатой.

Обязательные медосмотры в офисе

Профилактические консультации врачей и медосмотры оплачиваются работодателем. Это касается сотрудников, работающих за компьютером более 4-х часов в смену. За нарушение установленных правил Роспотребнадзор может оштрафовать компанию на сумму до 20 тыс. руб., за рецидив – остановить бизнес на 3 месяца. Для беременных устанавливается персональный график – работа за монитором не более 3-х часов в смену, или перевод на другой участок работы, не связанный с использованием компьютера.

Разумеется, работодатели не спешат выполнять установленные нормы работы за компьютером в офисе, особенно неохотно оплачивают медобследование. Однако, сотрудник должен помнить о сохранении здоровья, и не идти на неоправданные уступки.

Как арендовать или купить офис

Как правильно выбрать удобное помещение после регистрации фирмы для приёма клиентов и общения с подрядчиками, ведь для успешного ведения бизнеса прежде всего требуется комфортный офис (желательно в шаговой доступности от метро и хорошей парковкой).

Для начала определяют потребности своего бизнеса и финансовые возможности фирмы – каковы условия аренды офиса и удобства в нём, сколько нужно платить в месяц.

Критерии выбора офиса

Только после определения всех нужных критериев стоит приступать к делу. Прежде чем снимать офис, важно определиться: с кем заключать арендный договор – с агентством недвижимости или с собственником помещения, не забывая о бюджете своей фирмы, и только потом отправляться на смотрины. И вот что обязательно учитывают при выборе офиса.

Вид бизнеса.

Место под офис выбирается в зависимости от предоставляемых услуг, частоты встреч с клиентами, но в любом случае автомобильная и пешеходная доступность должна быть удобной. Если вид деятельности не связан с визитами клиентов, а сотрудников в фирме вообще нет, тогда офис лучше снять в шаговой доступности от места проживания, чтобы не отвлекаться от работы и не мешать своим домашним.

Месторасположение.

Если фирма занимается, к примеру, предоставлением туристических услуг, офис размещается не только в центре, но и в спальных районах – поближе к людям. Юридическим конторам лучше находиться в деловых кварталах рядом с бизнес-центрами. При выборе офиса для определённого вида деятельности ориентируются на выгодность расположения штаб-квартиры в своей работе. Удобная парковка для клиентов и сотрудников, а также доступ общественного транспорта станут преимуществами для фирмы.

Полезное пространство.

При организации офиса необходимо учитывать достаточную площадь для своих нужд: необходимое количество кабинетов для сотрудников, места под оргтехнику, где можно организовать зону отдыха для персонала, или приёмную для клиентов и прочее.

Возможный ремонт.

Если внешний вид офиса с простым ремонтом вполне устраивает и соответствует требованиям в виде деятельности, тогда заморачиваться не стоит. Серьёзный ремонт офисного помещения окажется неизбежным для создания креативного пространства дизайнерским и ИТ-компаниям, а значит придётся потратить лишние деньги (хотя вложения с лихвой могут окупиться в процессе развития бизнеса).

Распорядок работы.

Если офис снимается в здании с режимом работы с утра до вечера, круглосуточная деятельность исключена, тогда при необходимости подбирают помещения с доступом круглые сутки и прежде всего бизнес-центры, но за аренду надо заплатить больше, чем обычно.

Если офис оказался в жилом доме, придётся соблюдать «тихий режим» в определённые местными законами часы, иначе могут оштрафовать за нарушение распорядка дня.

Какие условия аренды лучше выяснить заранее

Обычно низкие расценки на аренду офиса вызывают подозрения, поскольку арендодатель запросто может преподнести неприятные сюрпризы уже после заключения договора, когда фирме придётся оплачивать отдельные счета за коммуналку, мусор, охрану, парковку и прочие непредвиденные услуги. Лучше заранее обговорить все условия аренды офиса, к примеру, каков порядок платы за общие помещения – фойе, зоны отдыха, коридоры, курительные и прочие.

Если коммуналка и уборка помещений не входят в стоимость аренды офиса, нужно обязательно выяснить – какие ресурсоснабжающие и клининговые компании обслуживают здание, и сколько стоят услуги, ведь это дополнительные и немалые расходы бюджета фирмы.

Заодно уточняют стоимость охраны офиса, если помещение оборудовано видеокамерами и «тревожной кнопкой», а на входе действует пропускная система. При ремонте офиса полезно договориться с собственником об арендных каникулах, тогда можно реально сэкономить на съёме помещения, а арендодатель получит отреставрированный офис для более выгодной сдачи в будущем. Важно не забыть о парковочных местах у здания – если плата не входит в стоимость аренды офиса, надо уточнить стоимость парковки или найти поблизости бесплатную стоянку.

Если в бизнес-центре или в отдельном здании на улице приглянулся офис, но рядом могут оказаться нежелательные прямые или косвенные конкуренты. К примеру, агентству по продаже пассажирских билетов может навредить соседство с аналогичной конторой или турфирмой.

Какие удобства для персонала и клиентов должны быть в здании

Комфортные условия в офисе – это совсем не мелочи, ведь сотрудникам надо обедать, ходить в туалет, а курильщики не должны быть ущемлены. Если в бизнес-центре слишком дорогие рестораны или кафе, а в самом офисе не предусмотрена мини-кухня, тогда стоит поискать точки общепита в шаговой доступности. Иначе придётся отпускать сотрудников на длительные обеденные перерывы, ведь на дорогу до общепитовского заведения нужно потратить время.

Принесённая из дома еда в контейнерах – не очень удачное решение для офиса (вкусные запахи отвлекают соседей от работы).

Туалетные комнаты с исправным оборудованием должны быть на каждом этаже, ведь сотрудникам (и клиентам) неудобно бегать по этажам. Чтобы курильщики не пытались дымить в туалетах, в самом здании или рядом должны быть оборудованы места для курения.

Какие документы обязательно проверяются перед арендой офиса

У собственника или арендодателя приглянувшегося офиса необходимо спросить следующие документы в оригинале:

– свидетельство о госрегистрации права на недвижимость, чтобы убедиться – именно этот человек является законным владельцем помещения (сведения можно проверить на сайте Росреестра);

– договор аренды с отсутствием запрета сдавать помещение, если офис снимается фирмой на условиях субаренды;

– кадастровый паспорт с такими же данными, как и в свидетельстве (адрес и площадь помещения), а также техпаспорт на недвижимость;

– действующие договоры с обслуживающими организациями (уборка и охрана помещения, интернет и телефония), иначе договоры придётся заключать заново.

Когда подписывать разрешительные документы для переезда в офис

Акт приёма-передачи помещения подписывают строго после заключения договора за день-два до вселения в офис. Полезно сделать опись имущества и зафиксировать неисправности, которые требуют ремонта за счёт фирмы. Иначе новые двери, стеклопакеты или батареи придётся подарить арендодателю при выезде из помещения, но если в договоре будет чётко прописано – необходимая модернизация остаётся в собственности владельца помещения без всяких компенсаций. Сам договор перед подписанием внимательно изучают по пунктам: условия расторжения, продление аренды, пункты о беспричинном выселении и прочие.

Преимущества аренды офиса

На арендную плату уходит сравнительно небольшая сумма из бюджета фирмы, полученная прибыль может с лихвой перекрыть расходы – вот почему даже большие компании предпочитают снимать офис.
Затраты на аренду офиса легко прогнозируются, поскольку ежемесячная сумма остаётся неизменной в течение года, а значит арендная плата смело закладывается в статью расходов фирмы на год вперёд.
Арендованный офис не висит на балансе и не требует расходов на содержание – налог на недвижимость, капремонт или модернизация по требованию надзорных органов.
При аренде офиса появляется мобильность – в случае неудачно выбранного для бизнеса района можно быстро съехать с разобранной мебелью и оргтехникой, и обосноваться на новом месте.
Арендованное помещение можно при необходимости расширить, доплатив за дополнительную площадь, или наоборот – сократить, отказавшись от аренды части кабинетов.

Недостатки аренды офиса

Ползучего повышения арендной платы не избежать – расходы будут увеличиваться примерно каждый год.
Насиженное и удобное для бизнеса место можно запросто потерять из-за отказа арендодателя продлевать договор по своему усмотрению – нестабильность аренды угрожает в любое время, хотя местоположение очень выгодно для фирмы.
Согласование любых перепланировок и даже перестановок с арендодателем обязательно, а значит можно получить отказ в необходимых для ведения бизнеса изменениях.

Зачем покупать офис

Выбирать помещение для приобретения офиса по сути нужно так же, как и для аренды. В этом случае преимущества очевидны: прежде всего это престиж – к примеру, собственный солидный офис строительной компании с фирменной вывеской вызовет куда большее доверие клиентов, чем съёмная контора из пары комнат. При этом директор компании сам себе хозяин, хочу – оборудую спортзал или поле для минигольфа для сотрудников, а могу устроить любой фантастический дизайн, ведь в своём офисе можно делать всё что угодно. Главное – не нарушать строительные нормы, чтобы контролирующие органы не могли придраться. При необходимости свой офис можно продать (даже с выгодой) или заложить, если нужны кредиты для развития бизнеса. К тому же собственный офис может окупиться уже через несколько лет после приобретения.

Минусы покупки офиса

Далеко не каждой компании удаётся позволить себе такое удовольствие – покупку собственного офиса, ведь придётся потратить серьёзные деньги из оборота предприятия. А потом нагружать себя обременительными расходами – налог на недвижимость, капремонт, текущее содержание и прочее.
Цены на рынке недвижимости не отличаются стабильностью – в любое время могут довольно резко упасть, тогда ликвидный актив может значительно потерять в цене. Вот почему офисы обычно покупают более крупные компании с приличными оборотами, ведь только им по силам вывести такие большие суммы из своей хозяйственной деятельности.
При покупке офиса пропадает мобильность предприятия, если изменилась конъюнктура рынка, и нужно срочно поменять место. Тогда появляется лишняя головная боль – что делать с купленным офисом, ведь так сразу не продашь. Вот и приходится ломать голову – законсервировать или сдавать в аренду, а самому снимать офис в другом городе.

В любом случае – и при аренде, и при покупке офиса необходимо правильно выбирать помещение именно под свой вид бизнеса с учётом режима работы, соседней конкуренции, комфортных условий, выгодного расположения и других показателей. При этом предельно внимательно изучаются все документы, предоставленные собственником или риэлтором. Все условия о платежах обговариваются на месте и обязательно фиксируются в договоре. Пока не подписан этот главный документ и акт приёма-передачи, переезжать и начинать ремонт в офисе не стоит.