Уничтожение персональных данных: как бизнесу не допустить утечку

Документы с персональными данными нельзя выбрасывать как обычную бумагу. Закон не навязывает один способ уничтожения, но требует, чтобы данные нельзя было восстановить и использовать снова.

По Федеральному закону № 152-ФЗ персональные данные уничтожают, когда цель обработки достигнута, согласие отозвано или хранить сведения больше нельзя по закону. Для бизнеса это касается анкет клиентов, копий паспортов, заявлений, кадровых документов, черновиков с телефонами, адресами и реквизитами.

На первый взгляд бумага без подписи кажется мелочью. Но если на ней есть ФИО, паспортные данные, номер карты, адрес или сведения о работнике, это уже риск. Утечка может начаться не с базы данных, а с мусорной корзины.

Закон не требует только сжигать документы или только использовать шредер. Главное – результат. Информацию нельзя прочитать, собрать обратно и связать с конкретным человеком.

Для бумажных носителей подходят измельчение, сжигание с соблюдением правил безопасности или передача специализированной организации. Просто сдать документы в макулатуру опасно: до переработки листы могут пройти через чужие руки.

Если персональные данные уничтожает оператор, одного факта «мы порвали бумаги» мало. Приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 требует подтверждать уничтожение. Обычно оформляют акт, где указывают состав данных, носители, основание, дату и способ уничтожения.