Суточные в командировке и 6-НДФЛ – что отражать

Суточные работодатель устанавливает сам, потому что ТК РФ не фиксирует их размер. Но в налоговом учете свободы уже меньше: от НДФЛ освобождаются только суммы в пределах 700 рублей в день по России и 2 500 рублей в день при зарубежной командировке, а все сверх этих лимитов облагается налогом.

Сам по себе факт выплаты суточных не означает, что всю сумму нужно показывать как облагаемый доход. НДФЛ возникает только с превышения над лимитом. При этом дата получения такого дохода – не день выдачи денег перед поездкой, а последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке. Именно на эту дату налоговый агент исчисляет НДФЛ, а удерживает его уже при ближайшей денежной выплате сотруднику.

В 6-НДФЛ показывают только облагаемую часть суточных, то есть сумму превышения. Для нее применяется код дохода «2015». Необлагаемые суточные в пределах 700 и 2 500 рублей в справке о доходах и в расчете 6-НДФЛ не отражаются, потому что специального кода для них нет и объект обложения по ним не возникает.

Здесь важно не перепутать момент выплаты и момент возникновения дохода. Именно из-за этой ошибки бухгалтерия чаще всего неверно определяет период, в который нужно включить сверхнормативные суточные в отчетность.