Электронная трудовая книжка при трудоустройстве: что вправе запросить работодатель

Работодатель может попросить кандидата показать сведения о трудовой деятельности, в том числе в электронном виде с портала Госуслуги. Но такая проверка не должна превращаться в сбор лишних персональных данных – иначе польза быстро станет риском.

Что можно запросить у кандидата

При приёме на работу человек предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, если это не первый трудовой договор. Бумажная книжка помогает увидеть старый стаж, а электронная выписка показывает записи, которые работодатели передавали в СФР. Вместе они дают более полную картину, хотя и не заменяют нормальное собеседование.

Здесь есть важное «но». Работодатель вправе проверять опыт, должности и периоды работы, однако он не должен требовать всё подряд «на всякий случай». Если должность не связана со специальными допусками, не нужно расширять список документов сверх необходимого. Иначе кадровая осторожность легко выглядит как давление на кандидата.

Электронная трудовая книжка удобна: её можно получить через Госуслуги, СФР или МФЦ. Для бизнеса это быстрый способ сверить стаж и снизить риск красивого, но выдуманного резюме. Для кандидата – возможность подтвердить опыт без беготни по архивам.

Как не нарушить персональные данные

Главная ошибка работодателя – сохранить копию выписки и забыть, что это персональные данные. В документе есть сведения о местах работы, переводах, увольнениях, трудовой функции. Значит, доступ к ним должен быть ограничен, а хранение – оправдано кадровой целью.

Лучше заранее прописать внутренний порядок: кто запрашивает сведения, где они хранятся, когда уничтожаются лишние копии, кто отвечает за доступ. Чем меньше хаоса в кадровых файлах, тем ниже риск спора с работником и претензий проверяющих.

Соискателю тоже стоит действовать спокойно. Можно предоставить выписку, но спросить, зачем она нужна и как её будут хранить. Это нормальный вопрос, не конфликт.