Прощение долга сотруднику: НДФЛ, взносы и риски для работодателя

Если работодатель прощает сотруднику заем или другой долг, у работника возникает доход. Для компании это не жест доброй воли «без налогов», а операция, которую нужно правильно оформить и отразить в учете.

Доход появляется на дату подписания соглашения о прощении долга или на дату списания задолженности, если компания оформила это внутренним решением. С этого момента работодатель становится налоговым агентом: он должен исчислить НДФЛ, удержать его при ближайшей выплате работнику и перечислить в бюджет.

С 2025 года действует прогрессивная шкала НДФЛ. Ставка зависит от совокупного годового дохода: 13%, 15%, 18%, 20% или 22%. Поэтому нельзя автоматически считать налог только по ставке 13% или 15%. Нужно смотреть общую налоговую базу работника с начала года.

Со страховыми взносами ситуация тоньше. Если прощение долга связано с трудовыми отношениями, премией, поощрением или фактической оплатой труда, у проверяющих могут появиться основания для доначислений. Если долг прощен как самостоятельная гражданско-правовая операция и не является оплатой работы, у работодателя есть аргументы против взносов.

Но просто назвать документ «дарением» недостаточно. Налоговая будет смотреть смысл операции: почему долг простили, кому, на каких условиях и не связано ли это с результатами труда.

Нужны договор займа, график возврата, соглашение о прощении долга, расчет НДФЛ, бухгалтерские проводки и подтверждение удержания налога. Если удержать НДФЛ невозможно, об этом нужно сообщить в ФНС и работнику в установленном порядке.