Новый правила сдачи сведений о среднесписочной численности: избегаем ошибок

22.01.2019 13:02  
Статьи, Зарплата и кадры

ЧТО? Проблема. Ситуация. Задачи.

Скоро истекает срок сдачи сведений о среднесписочной численности за прошлый год. Порядок и правила представления документа в контролирующую организацию были изменены. Как правильно определить отчетный показатель и избежать ошибок при сдаче сведений?

КАК? Анализ. Стратегии. Решения.

Актуализируем информацию на предмет того, кто, когда должен отчитываться по среднесписочной численности. Изучаем действующую нормативно-правовую базу (основания по возникновению соответствующих обязательств у налогоплательщиков). Правильно считаем среднесписочную численность, используя пошаговый метод. Заполняем, сдаем отчетную форму.

Срок сдачи сведений о среднесписочной численности за 2018 истекает 21 января. На первый план выходит задача оперативного выполнения всех необходимых расчетов, сдачи отчетности без опозданий. В связи с изменением правил определения отчетного показателя не лишним будет проверить, кто, когда и на каком основании должен отчитываться по среднесписочной численности.

У кого есть обязательства по сдаче отчетности?

Согласно действующему законодательству (НК РФ, ст. 80), отчитываться по среднесписочной численности обязаны субъекты предпринимательства, имеющие штат персонала. ИП, работающие сами на себя, соответственно, по данному показателю не отчитываются.

Обязательства возникают и у индивидуальных предпринимателей, и у юрлиц. Основаниями для сдачи сведений о среднесписочной численности являются:

• НК РФ (ст. 80) – для всех налогоплательщиков (включая реорганизованные компании).
• Письма Минфина №03-02-08/28369 (19.07.2013), №ШС-17-3/0103 (28.04.2010) – для новых ИП с работниками.
• Письмо Минфина №03-02-08/18588 (30.03.2017) – для предпринимателей с работниками, которые прекратили деятельность в середине 2018 года.

Какую форму отчетности использовать?

Годовой отчет о среднесписочной численности нередко путают со статистическим (формой П-4). Документ, о котором идет речь, должен сдаваться по форме, утвержденной приказом ФНС №ММ-3-25/174 (29.03.2007).

Формат подачи отчетности в налоговую работодатель выбирает на свое усмотрение. Сведения о среднесписочной численности принимаются в бумажном, электронном виде. Использование телекоммуникационных каналов связи позволяет оптимизировать затраты времени на сдачу отчетности.

Как осуществлять расчеты?

Среднесписочная численность для налоговой подсчитывается по тем же правилам, что и для ФСС. Актуальным нормативным актом, устанавливающим порядок осуществления расчетов, является приказ Росстата №772 (22.11.2017).

Согласно данному документу, в отчете должны отражаться сведения по работникам, указанным в п. 76. То есть при расчете среднесписочной численности учитываются сотрудники, с которыми оформлены трудовые отношения. К их числу не относятся учредители, не получающие заработную плату, внешние совместители, специалисты, сотрудничающие с компанией на основании договоров ГПХ.

Что касается непосредственно расчета, он осуществляется в 5 шагов. Для получения сводных данных необходимо определить среднесписочную численность:

• за каждый день месяца;
• за месяц – по сотрудникам, работающим полный день;
• за месяц – по сотрудникам с неполной занятостью;
• за месяц в общем;
• за год.

На каждом этапе используются соответствующие формулы расчета. Порядок вычислений утвержден указанным выше приказом Росстата.

Важные нюансы определения среднесписочной численности

При осуществлении расчетов следует учитывать несколько моментов. Так, при определении численности сотрудников, работающих полный день, из расчета следует исключить не только работников с неполной занятостью, но и тех, кто находится в отпуске по уходу за ребенком, декретном отпуске. Кроме того, согласно п. 79 указанного выше приказа, на данном этапе вычислений не учитываются также сотрудники, находящиеся в отпуске за свой счет (при условии, что последний был взят для поступления в вуз либо сдачи сессии).

При определении численности работников с неполной занятостью важно учитывать два момента. Первый – сотрудники, находящиеся в «детском» отпуске, но работающие неполный день, включаются в среднесписочный состав. Второй –  учет работников должен осуществляться пропорционально фактически отработанному времени. Определять отчетный показатель необходимо в два этапа. Сначала рассчитывается количество отработанных человеко-дней исходя из месячной суммы человеко-часов и продолжительности рабочего дня. Затем считается месячная численность.

Расчет среднесписочной численности за месяц осуществляется путем суммирования показателей, полученных в результате предыдущих вычислений. Полученное значение округляется в большую сторону. Необходимость указания в отчетной форме целых значений регламентирована приказом Росстата №772 (п. 79.4).

Годовая среднесписочная численность считается путем суммирования показателей за каждый месяц и деления полученного значения на количество месяцев в отчетном периоде. Аналогичная формула применяется для расчета квартальной, полугодовой среднесписочной численности.

После получения соответствующего показателя не лишним будет проверить расчеты. Если все выполнено правильно, остается только заполнить отчет, успеть сдать его в ИФНС до 21 января 2019.

За несоблюдение сроков сдачи сведений о среднесписочной численности налогоплательщику грозят штрафные санкции. Их применение регламентировано НК РФ (ст. 126) и КоАП (ст. 15.6). Кроме того, любое нарушение действующих требований в отношении представления отчетности в контролирующие структуры негативно сказывается на репутации налогоплательщика. Позаботьтесь о своевременной сдаче сведений, чтобы не привлекать к себе повышенное внимание контролеров.

Метки данного материала:

• отчётность фсс
• сотрудники