Как управлять удаленными сотрудниками?

19.10.2020 14:52  
Статьи, Внедряем IT

Руководитель не решается переводить сотрудников на удаленную работу, потому что не знает, как правильно ставить задачи и мотивировать персонал без четкого контроля. Когда сотрудники в офисе, контролировать их деятельность легче. Но стоит ли? Ведь ценные кадры отличаются не покорностью в следствие строгой слежки, а стремлением работать без надзора. Во многих случаях продуктивность сотрудников на удаленном графике выше, а контроль со стороны руководства минимальный или вовсе отсутствует.
При владении инструментами в контроле работы с удаленными сотрудниками у руководителя возникает ряд преимуществ, оценив которые, он явно не вернется к офисному режиму.

7 причин перевести сотрудников на удаленный график:

1. Экономия на аренде офиса, закупке канцелярии, питьевой воды, моющих средств, коммунальных платежах, оборудовании, кресел, столов.
2. Работа компании может вестись круглосуточно и без выходных: можно найти сотрудников на любой график из любого часового пояса.
3. Расширенный поиск специалистов позволяет найти хорошие кадры из любой точки страны.
4. Сотрудники лучше работают в комфортных для них условиях, не тратя время на проезд, деньги на бензин и обеды.
5. Не нужно организовывать корпоративные мероприятия, экономя рабочее время.
6. Сотрудники реже болеют, не заражают окружающих, не так часто уходят на больничный: при признаках болезни им легче отработать день дома, чем в офисе, поэтому возможность отсутствия простуженного кадра снижается.
7. Каждый сотрудник больше углублен в работу и не отвлекается на беседы и дружеские разговоры с коллегами.
   Удаленные сотрудники не могут работать автономно, без четкой установки задач.

Как организовать рабочий процесс?

Перед началом работ предоставьте внутренние регламенты, должностную инструкцию и политику конфиденциальности для изучения и подписания.

1. Налаживание коммуникации

Предложите выбор связи сотрудникам, который поможет мгновенно передавать файловые документы и сообщения с оповещением. Так вы сможете устанавливать задачи, вносить корректировки и отправлять срочные поручения в рабочее время.
Мессенджеры, которые можно применять для отправки мгновенных сообщений в коллективе: Skype, Telegram, WhatsApp, Viber, ICQ.
Рабочие чаты могут делиться:

• по отделам;
• рабочим моментам;
• личная переписка с каждым из сотрудников;
• проектам;
• общим клиентам;
• базе данных.

Каждый чат зависит от специфики вашей работы. Важно не перегружать лишней информацией, большим количеством сообщений в течение дня. Желательно добавлять не более, чем 3 чата: для решения рабочих задач, срочных вопросов, общих вопросов по работе.

2. Постановка задач

Задачи устанавливаются в общем файле, независимом от чатов. Подойдут Гугл Документы с описанием работы, примерами и сроками выполнения.
Альтернатива документам на Гугл Диске — CRM-система, позволяющая распределять задачи на сотрудников, разбивать проекты на подзадачи и оповещать сотрудников о назначении. Начните с бесплатной системы Trello, где можно создавать карточки по сотрудникам и задачам, менять их положение в зависимости от готовности работы.

3. Мотивация

Интерес к работе позволяет выполнять задачи качественно и вдумчиво.
Для расчета качества работы вносятся показатели эффективности — KPI. Если сотрудники могут наблюдать за тенденцией общего и личного показателя эффективности, они будут стремиться к улучшению показателей.
Для работников важен карьерный рост или финансовые поощрения. Чтобы удовлетворить эти потребности, отправляйте сотрудников на обучения и проводите мероприятия по аттестации. Эти методы улучшат качество работы, отвлекут от рутинной работы, а также позволят увеличить оборот компании.
Повышение с предоставлением больших задач будет способствовать лучшей ответственности и организации, дополнительно это снизит нагрузку с вас, как руководителя. Другими словами, делегируйте свои полномочия.
Не стоит забывать про оплачиваемые отпуска, больничные и поощрение дополнительными выходными.
Постепенно повышайте окладную часть или размер премии, чтобы сотрудники держались за свою работу. Повышение оплаты должно быть связано с качеством выполняемой работы, где снова нужны показатели KPI.

4. Контроль рабочего процесса

В течение рабочего дня допустимы встречи в Skype для проведения совещаний. О них лучше сообщать заранее, поскольку удаленный сотрудник не всегда «при галстуке». Создание отчетов позволит оценить эффективность дня и без тотального контроля поможет держать сотрудника в рабочих рамках. CRM-системы при работе с клиентами, их данными отобразит активность каждого сотрудника под его собственным логином.
Установление таймера на выполнение задач позволит без контроля добиться от сотрудника ответственности.
При необходимости введения более точного контроля, особенно если в компании свыше 50-100 человек, вводят системы контроля за монитором сотрудника с отслеживанием его активности, посещения сторонних ресурсов, кликов мышкой. Рассмотрим некоторые из них:

• Kickidler позволяет без ведомости сотрудника записывать видео с экрана, трекая его производительность с формированием отчета. Контролирует неограниченное количество сотрудников. Отображает вредоносные посещения, делит сайты на категории и составляет по ним отчет, из чего легко увидеть — по личным делам или по работе сотрудник посещает другие ресурсы.
• ManicTime фиксирует активность пользователя, используемые документы, паузы в работе, скриншоты рабочего стола. Результаты работы сотрудника отображаются в отчетах. Работает независимо от интернета.
• Yaware.TimeTracker создает отчет по дисциплине в рабочее время (начало и окончание работы, перерывы, обед). Рабочий экран фиксируется снимком или сам сотрудник веб камерой. Руководитель может наблюдать за сотрудником инкогнито или открыто. Отслеживание за посещением сайтов и нажатием клавиш не ведется.
• Crocotime составляет отчет, разделяя время на категории: отработанное, отвлечения, продуктивное, без компьютера. Предоставляет информацию о том, какие программы посещают сотрудники.
• TimeCamp устанавливается на компьютер и мобильный, синхронизируется с календарем. Сотрудники могут смотреть отчет по своим показателям. Программа позволяет рассчитывать рентабельность проектов. Минус программы в том, что он не переведен на русский язык, что усложняет пользование.
• StaffCop отслеживает переписку в социальных сетях и чатах, имеет доступ к отправленным файлам по почте. Удаленное управление с блокировкой доступа на выбранные сайты. Отчет формирует показатели посещенных сайтов, поисковых запросов и снимков экрана. Программа не заметна в действии для сотрудников, но отображается в диспетчере задач.
• Hubstuff интегрируется с бесплатным сервисом Trello, фиксирует информацию о запущенных программах и историю посещений других ресурсов. Отслеживание ведется по GPS.
• Toggl позволяет самостоятельно персоналу оценивать эффективность работы. При выполнении задачи можно запустить таймер, чтобы выявить эффективность затраченного времени.

Применяя программы для отслеживания времени за работой сотрудников нужно дать понять, что цель сбора отчета — оценка продуктивности, а не наказание сотрудников.

Метки данного материала:

• контроль
• продуктивность
• удаленка