«Нулевой баланс» в соцсетях:   ФБ   ВК   ОК   ИНСТ

10 пунктов об удаленной работе

28.07.2020 17:29  
Внедряем IT, Советы экспертов

С 2013 года я перевёл своё дело (интернет-агентство, ИП+ООО, постоянный штат на момент тех изменений составлял 14 человек, включая меня и партнера) в режим удаленной работы. Как у многих в нынешних условиях, тогда сделать это меня вынудили обстоятельства – мы “расходились” с партнером, мне нужно было резко срезать все возможные расходы. Это совпало по времени с развитием скоростей связи, активным распространением мессенджеров, появлением у нас клиентов из других регионов. Мы находимся в Волгограде, лично я сейчас в очень отдаленном уголке Волгоградской области, и на данный момент у нас практически нет клиентов из родного города, 90% клиентской базы составляет Москва и МО. В результате смещения клиентской базы также в сторону удалённой работы необходимость в офисе для встреч с клиентами уже отпала. Поработав около полугода в удаленном режиме, я обнаружил, что рабочий процесс у нас уже отлажен, а возвращаться к поездкам на работу каждый день уже не было желания как у меня, так и у моих коллег. И подозреваю, что после “коронавирусных каникул” схожая ситуация может сложиться у многих, да и актуальность снижения издержек на аренду сохранится. В общем, хочу поделиться собственным опытом и соображениями на тему удалённой работы.

1) Не стоит путать удалёнку и фрилансерство. Многие стереотипы и возражения на тему удалённой работы связаны с тем, что люди не разграничивают в своём восприятии удалённых сотрудников и фрилансеров. Давайте определимся. Фрилансер – это человек, по ситуации выполняющий заказы от разных заказчиков на сдельных условиях. Удалённый сотрудник – это участник коллектива компании, работающий над задачами компании постоянно, оформленный в штат, получающий “белую” зарплату и соцпакет. Многие опытные заказчики расскажут, что, работая с фрилансерами, есть немалый шанс столкнуться с необязательностью, срывом сроков, нежеланием исполнителя вникать в суть задачи, формальным отношением к задаче и т.д. Тут надо понимать, что все эти риски – последствия самой формы сотрудничества с данным исполнителем, а не того факта, что он сидит не у Вас в офисе. И на мой взгляд, если при переводе постоянного сотрудника на удалёнку с ним появляются характерные для фрилансеров проблемы, то в абсолютном большинстве случаев данный сотрудник и в офисе не слишком то был результативен. Но тут есть исключения, и надо делать поправку на личные особенности, наличие у человека рабочего места дома, особенности его отношений с близкими. По этим нюансам тоже отдельно выскажу свои мысли ниже.

2) При переводе на удалёнку надо учитывать — у Вас “бизнес” или “ремесло” (форма самозанятости)? Это не имеет никакого отношения к размерам компании. Понятно, что крупные корпорации — это точно бизнес, но вот среди малых и средних предприятий встречаются как отлаженные бизнесы из 5 человек, так и ремесленники со штатом помощников в несколько десятков или даже за сотню сотрудников. Тут ключевую роль играет именно роль учредителя – насколько на нём замкнуты процессы? Если он отстранится от дел на неделю, две, месяц, два – как быстро всё развалится? Предприятие может работать без Вас — это “бизнес”, а если без Вас всё перестаёт работать — у Вас “ремесло”, даже если Вы даёте работу ещё сотне людей.

Я не говорю, что что-то из этого хорошо или плохо. Сам себя отношу к “ремесленникам”. Это не какое-то научное, а просто условное разделение в рамках этой статьи, без него не получится высказать следующую мысль.

Так вот сама мысль – если учредитель в принципе “дружит” с современными средствами связи, то как раз “ремесленнику” быстро перейти на удалённую работу сильно проще, чем перевести на неё отлаженные процессы “бизнеса”. “Ремесленник” как занимался микро-менеджментом каждый день, так и продолжит по скайпу и вотсапу, а вот процессы “бизнеса” переложить на новые рельсы без перевода обратно в “ручной режим” или без помощи системного интегратора будет сложно. Это обязательно надо учитывать.

3) “Оцифровывать” бизнес-процессы и переходить с локальных решений на облачные надо даже если Вы не собираетесь оставаться на удалёнке после окончания “коронавирусных каникул”. Нынешняя реальность такова, что, если руководитель или менеджер не может видеть все текущие процессы и работать со всеми нужными документами вне офиса – скорее всего, по части организации ИТ-инфраструктуры это предприятие отстало лет на 10 и создаёт хорошие возможности для более продвинутых в технологическом плане конкурентов. Если 10 лет назад у кого-то из руководителей были иллюзии на тему того, что локальный сервер безопаснее облачного, а оцифровка процессов — это просто модный тренд с хипстерских бизнес-тренингов – сегодня примеры лидеров рынка уже показывают верное направление движения. Я уже просто молчу о том, что при не очень дружественном визите контролирующих органов, с изъятием серверов и прочими удовольствиями, локальное решение приведёт к полной и бесповоротной остановке работы предприятия, возможному сливу базы данных и т.д. Облака в данном случае оставляют место для маневров.

В-ОБЩЕМ, В КОНТЕКСТЕ СЕГОДНЯШНЕЙ ТЕМЫ ЭТОТ ПУНКТ О ТОМ, ЧТО В ИДЕАЛЕ ПЕРЕВОД СОТРУДНИКА НА УДАЛЁНКУ ДОЛЖЕН ЗАКЛЮЧАТЬСЯ ТОЛЬКО В ТОМ, ЧТО ОН ЗАЛОГИНИТСЯ В СИСТЕМЕ С ДОМАШНЕГО КОМПА (КОНЕЧНО ЖЕ, РЕЧЬ ТОЛЬКО О ТЕХ РАБОТНИКАХ, ДЛЯ КОТОРЫХ РАБОТА ДОМА ВОЗМОЖНА В ПРИНЦИПЕ). ЕСЛИ У ВАС НЕ ТАК – ВАМ ЕСТЬ О ЧЁМ ПОДУМАТЬ.

4) Вернёмся к человеческим факторам. Надо принять, что кому-то просто психологически необходимо разграничивать рабочее и личное пространство. Некоторые прекрасные, умные, компетентные, обязательные сотрудники просто на неком ментальном уровне не могут заниматься рабочими процессами дома. Это просто личная особенность, сила многолетней привычки или невозможность работать дома по семейным причинам, или ещё много вариантов. В таком случае, если Вы знаете сотрудника, он ценный, но не способный к удалёнке, не надо пытаться ломать эту ситуацию, лучше принять и обеспечить ему возможности работы вне дома. Это не обязательно офис, это может быть и оплата места в коворкинге (это уже не во времена самоизоляции конечно, а про организацию удалённой работы в целом).

5) Одним из важнейших факторов при организации удалённой работы являются семейные обстоятельства сотрудника. Члены семьи удалённого сотрудника должны понимать, что его работа дома столь же серьёзный и ответственный, требующий концентрации процесс, как и в офисе. Я бы посоветовал выводить сотрудников на честный разговор и объективную оценку того, насколько их семейные обстоятельства подходят для удалённой работы, и затем ни в коем случае не вынуждать сотрудника “воевать” с домашними за комфорт на рабочем месте, а искать компромиссы типа тех же коворкингов.

Тут могут быть возражения типа “так каждому коворкинг оплачивать – так дешевле офис всем снять”. Но, во-первых, удалёнка – это больше про свободу (в том числе Вашу личную), чем про экономию. Конечно, для кого-то удалённая работа — это личная свобода, для кого-то напротив, постоянное нахождение дома как на работе и отсутствие покоя (как описывал в пункте 4). И тут под свободой подразумевается именно возможность каждому выбрать наиболее комфортные для него условия (кому дома, кому в кофейне, кому в коворкинге). Во-вторых, оплачивать каждому коворкинг – не такой уж плохой вариант, если Вы хотите собрать команду только по компетенциям, невзирая на географическое расположение каждого участника. В-третьих, на практике далеко не каждому действительно нужно дополнительно оплачивать какие-то условия работы, по моему опыту в 9 из 10 случаев у сотрудников не возникает проблем с сопутствующей продуктивной работе атмосферой в доме, многие рады во время перерыва на кофе или обед пообщаться с близкими вместо коллег и т.д.

6) Помимо благоприятных семейных обстоятельств, для успешной удалённой работы сотрудника необходимо правильно организованное рабочее место. Тут сложно дать однозначные рекомендации, в целом важны удобство и тишина. Про удобные стулья, столы и компьютерную технику это вообще отдельный разговор. Что касается тишины, то тут тоже каждый сам для себя решает – у кого есть возможность изолируется в отдельную комнату, кому-то помогают и хорошие наушники или гарнитура. Если сотрудник работает с телефонными звонками, другой голосовой связью, бывает на видео-звонках с клиентами и партнёрами – тут тоже очень важно предусмотреть адекватные условия работы. Если нам звонит в вечернее время девушка-оператор колл-центра с опросом о качестве услуг доставки, которой мы вчера пользовались, и вдруг с её стороны на фоне начинают громко говорить дети – это уже воспринимается как достаточно привычная ситуация. Но в случае переговоров с потенциальными клиентами в рабочее время такое вмешательство может быть воспринято по-разному, и это надо учитывать.

7) Самые опасные враги домашнего сотрудника – его собственные холодильник и кофемашина. Против желания лишний раз попить кофе со сладким или перекусить поможет разве что введение и соблюдение чёткого графика приёмов пищи.

8) На удалённой работе очень не хватает двигательной активности. При работе в офисе – ежедневный путь до парковки/метро/остановки, передвижение по офисным коридорам, заходы в магазины после работы и путь домой – вроде не ощущаются какой-то особой физической нагрузкой. Но стоит перейти на домашнюю работу – отсутствие даже такой нагрузки уже очень чувствуется. Каждый должен решить для себя эту проблему самостоятельно. Помимо абонемента в фитнес-клуб, в который всегда найдётся уважительная причина не пойти, стоит ввести для себя какие-то привлекательные или принудительные нагрузки дома. Принудительными нагрузками могут служить работа стоя (не будем углубляться в обзор соответствующих технических решений) или сидя на фитболе (гимнастический мяч, на котором невозможно сидеть, не напрягая те или иные мышцы). Привлекательными может послужить просмотр фильмов/сериалов на беговой дорожке или другом тренажёре, если есть возможность иметь их дома. Ну и сэкономленное на дороге в/из офиса время можно потратить на активные игры с детьми.

9) Контроль удалённых сотрудников. Очень объёмная и сложная тема. Кто-то скриншотит мониторы сотрудников в реальном времени, кто-то вводит сложные тайм-трекинговые инструменты, кто-то просто контролирует выполнение задач. В моём случае третий вариант – у каждого сотрудника есть конкретные задачи, по которым легко оценить, решена задача или нет. Имея определённый опыт, я достаточно точно представляю трудоёмкость тех или иных работ и нормальную степень продуктивности того или иного моего сотрудника. Но такая тактика применима далеко не всегда — по каким-то новым задачам руководитель может ещё не иметь представлений о нормальной продуктивности специалиста, а по каким-то специалистам трудно оценивать работу без качественно настроенной сквозной аналитики, а настроена она далеко не у всех, а качественно вообще мало у кого и т.д. И тогда разумно внедрять различные мониторы занятости, скриншоты и тайм-трекеры.

10) Ну и самая обширная и сложная тема – это конкретные ИТ-инструменты для организации удалённой (и не только) работы предприятия. К ним относятся и CRM-системы, системы сквозной аналитики, решения для организации контакт-центров, решения для хранения данных, а также мощные сервисы-“комбайны”, которые объединяют в себе всё перечисленное. Собственно, существует целый отдельный класс компаний – системные интеграторы, которые изучают бизнес-процессы заказчика, и по итогам изучения внедряют те или иные ИТ-решения. Мы, к примеру, для работы с документами используем Гугл Документы и Гугл Таблицы, а для всего остального – один из популярных сервисов-”комбайнов”, при этом планируем плавно переходить на другой, не менее популярный. Интеграцию проводили самостоятельно, в плавном режиме в течение года, просто постепенно добавляя в систему функцию за функцией.

Резюме: “Коронавирусные каникулы” рано или поздно должны кончиться. После чего кто-то вернётся к привычной для себя офисной работе, а кто-то, оценив преимущества “удалёнки”, хотя бы частично останется на ней. Но быть всегда готовым к быстрому “рассредотачиванию” всех людей по домам, к переводу того или иного сотрудника на удалённую работу в т.ч. в командировке, для руководителя иметь возможность контроля всех процессов на географическом удалении – это всё является конкурентным преимуществом, которое стоит использовать (или иметь возможность в любой момент задействовать) любому бизнесу в наше время.

Метки данного материала:

Другие материалы рубрики «Внедряем IT»
Drobah
Создавая площадки для сотрудничества
Можно удивляться разносторонним интересам российского эксперта-практика в области управления Елены Николаевны Дробах. Она – и президент Фонда социально-экономического развития регионов «ФОРАР», и руководитель женских сообществ, и консультант управленцев на территории Кыргызстана, и партнёр Фонда ...
kak-sozdat-kampaniyu-v-facebook-ads
Как создать кампанию в Facebook Ads
Работа в самой крупной социальной сети имеет свои особенности. В этой статье мы расскажем, как создать кампанию в Facebook Ads с максимальной эффективностью. Соблюдение рекомендаций опытных арбитражников поможет избежать многих проблем, присущих новичкам. С чего начать Создание целевой ...
Как составить ТЗ на разработку сайта
Как составить техническое задание на разработку сайта?
  Можно ли сделать качественный сайт без адекватного технического задания? Да. Но он вряд ли будет соответствовать представлениям заказчика. Исполнитель, кем бы он ни был, мысли не читает. Именно поэтому так важно фиксировать пожелания и задачи документально.  Кому нужно четко понимать, что ...
Последние материалы на сайте
10 пунктов об управлении расходами
Что такое Косткиллинг? В двух словах, «Косткиллинг» — это «управление расходами», а в трёх — это «ГРАМОТНОЕ управление расходами». Мышление Косткиллера крайне сильно отличается от мышления «оптимизаторов», «эффективных менеджеров» и ...
О стереотипах
Стереотип – относительно устойчивый и упрощенный образ социальной группы, человека, события или явления. С одной стороны, стереотип, как готовая схема восприятия, позволяет человеку сократить время реагирования на изменяющиеся условия и выступает защитной функцией, экономящей Ваши ресурсы. С ...
Romanova
Стиль, достойный северной столицы
«Стремительно развивающийся «Модный дом Elena Romanova» уверенно шагает вперед, создавая свежие тенденции в Санкт-Петербурге», — писали газеты города на Неве. И они не грешили против истины. Дизайнер Елена Романова создаёт необыкновенные свадебные наряды и вечерние кружевные платья с ...

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о
 Разработка сайта: сервис «Сайтомонтаж»