Электронные документы

Какие требования к электронным первичным документам? Какой тип электронной подписи выбрать при их оформлении?

Основное требование к электронным первичным учетным документам — соответствие их содержания обязательным реквизитам, предусмотренным законодательством.

Одним из ключевых аспектов электронного документооборота (ЭДО) является выбор правильного вида электронной подписи:

1. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — приравнивается к собственноручной подписи на бумажном документе. Документ, подписанный КЭП, обладает полной юридической значимостью и может быть использован в любых отношениях, где это не противоречит специальным законам или нормативным правовым актам (НПА).
2. Простая электронная подпись (ПЭП) — может быть использована в случаях, если это прямо предусмотрено федеральными законами или иными НПА, а также если стороны заключили соответствующее соглашение, допускающее применение ПЭП. Однако, использование ПЭП ограничено рамками договоренностей между сторонами и не всегда может быть применимо во всех юридически значимых операциях.

Выбирая вид электронной подписи, всегда ориентируйтесь на правовые нормы и соглашения с контрагентами. В большинстве случаев рекомендуется использовать КЭП для обеспечения полной юридической значимости документов.

Особенно важно учитывать, что, несмотря на равнозначность электронных и бумажных документов при условии корректного подписания, в некоторых ситуациях законодательно может быть установлено обязательное требование вести учет на бумажных носителях. Например, это может касаться финансовых документов, регулируемых специфическими законодательными нормами.

Это особенно актуально для малого бизнеса или компаний, ведущих учет с ограниченным числом контрагентов, где стороны могут договориться о допустимости применения простой подписи для ускорения документооборота