Внедрение СЭД: когда без этого не обойтись

Внедрение СЭД: когда без этого не обойтись

12.09.2024 10:59  
Ситуации, Внедряем IT

Анонс проблемы

Система электронного документооборота в компании – это удобно, в ногу со временем и в ряде случаев обязательно. С другой стороны, это рискованно (вдруг хакеры похитят данные), непонятно (нужны программы, настройки, шаблоны, цифровые подписи) и не бесплатно. Если фирма не перейдет на ЭДО, она рано или поздно захлебнется в бумажной бюрократии. Но это не единственная проблема, есть еще как минимум 4. И очень часто они встречаются все сразу, как в нашем случае. 

Ситуация

Марина открыла небольшой бизнес – зарегистрировала ООО. Стартап успешно залетел, наметились планы по развитию. Шли продажи, в команде появлялись новые перспективные люди. Вот только то с контролерами проблемы возникали, то с регуляторами, то с контрагентами. 

Марина меняла кадровиков и бухгалтеров, но ситуация не менялась. Наконец пришло время аудита. Эксперты вынесли вердикт: бумажный документооборот неэффективен,  нужно внедрять СЭД. 

Свои рекомендации аудиторы аргументировали, отразив в заключении 5 признаков неэффективности действующей системы: 

  • Отсутствие систематики. Бумажные архивы почти никогда не бывают идеально структурированными. Нужные документы в них найти сложно или невозможно. Оригиналы теряются, портятся, попадают не в те папки. Трудоемкость поиска растягивает процесс во времени. О персонале, готовом работать с такими вводными, и говорить нечего. Не каждый администратор потянет еще и архив. 
  • Фальсификация и утеря документов. Уничтожить,  повредить, изменить бумажные документы очень легко. И кто это сделал, установить почти невозможно. Фальсифицировать электронные документы, не оставляя следов, значительно сложнее.  
  • Бесконечное согласование. Пока бумажный документ пройдет через все руки, он может потерять актуальность. Придется создавать новый, заново его согласовывать. Фирма Марины из-за бюрократических проволочек дважды упускала прибыль, теряя перспективных заказчиков. Необходимость повысить прозрачность процессов и обеспечить возможность совместной работы с документами была очевидной. 
  • Дублирование процессов и документов. Когда разные сотрудники решают одну и ту же задачу, оформляя в процессе документы на бумаге, велик риск, во-первых, несогласованных действий, во-вторых, появления документов-клонов. К тому же рабочее время расходуется неэффективно, общий КПД снижается.  

Выводы и советы 

Система электронного документооборота нужна любому бизнесу, независимо от организационно-правовой формы. Она упрощает администрирование, снижает риски утраты документов и фальсификации. Конечно, только если используется легальное и надежное ПО.  

СЭД позволяет упорядочить хранение документов. И больше не придется копаться в бумагах, чтобы найти оригинал акта (счета, договоры, накладные, акты и т.п.).

Каждый электронный документ запоминает всю историю. Вы можете в любой момент проверить, кто, когда и какие сведения в него внес. 

СЭД ускоряет согласование документов. Алгоритм, как правило, включает всего три шага: определение подписантов, формирование последовательности движения документа, установление сроков. Кто вовремя не успел, попадает под санкции. 

Дублирование исключается как явление. Опция проверки дублирования, как правило, есть в базовых настройках программного обеспечения для ЭДО. Это исключает появление клонов. Каждый документ в системе имеет уникальный идентификатор (номер, код и т.п.) – захочешь, не запутаешься. Каждый сотрудник получает свой ограниченный доступ, а руководитель – возможность контролировать решение задачи на каждом этапе. 

Резюме публикации
Внедрение СЭД: когда без этого не обойтись
Название статьи
Внедрение СЭД: когда без этого не обойтись
Описание статьи
СЭД в компании – это удобно, в ногу со временем и в ряде случаев обязательно. В новой статье журнала Нулевой Баланс расскажем о внедрении СЭД и когда без этого не обойтись

Метки данного материала:

Другие материалы рубрики «Внедряем IT»
Как цифровой рубль упрощает переводы и экономит на комиссиях
10/02/25 19:05  
Ситуации

Цифровые рубли от Центробанка становятся удобным инструментом для перевода средств без дополнительных комиссий. Теперь бабушки смогут дарить внукам деньги не беспокоясь о ...

Новая схема мошенничества через NFC-модули: как защититься?
09/02/25 19:10  
Ситуации

Схемы мошенничества становятся все более изощренными: хищение данных карт через NFC-модули. Узнайте, как защитить себя от ...

МИД развенчивает мифы о цифровом рубле
05/02/25 11:15  
Ситуации

МВД развенчало основные мифы о цифровом рубле, которые активно распространяются в сети. Узнайте правду о главных ...

Последние материалы на сайте
Новые налоговые льготы для благотворительных организаций
12/02/25 23:45  
Ситуации

Президент России поручил правительству рассмотреть внедрение новых налоговых льгот для организаций, занимающихся благотворительной ...

Ужесточение условий возврата товаров, купленных онлайн
12/02/25 19:40  
Ситуации

В России обсуждают возможность ужесточить условия возврата товаров, приобретенных онлайн, чтобы защитить продавцов от недобросовестных ...

Минфин обновляет правила закрытия счетов ПДС для россиян
12/02/25 16:15  
Ситуации

Минфин работает над изменением правил закрытия счетов ПДС, чтобы избежать потерь софинансирования для россиян. Новые условия позволят повысить доступность программы для ...

Подписаться
Уведомление о
guest
0 комментариев
старее
новее большинство голосов
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии

Редакция «Нулевого Баланса»:

Телефон: +7 (499) 110-08-26

Почта: info@nulevoybalans.ru