Внедрение СЭД: когда без этого не обойтись

12.09.2024 10:59  
Ситуации, Внедряем IT

Анонс проблемы

Система электронного документооборота в компании – это удобно, в ногу со временем и в ряде случаев обязательно. С другой стороны, это рискованно (вдруг хакеры похитят данные), непонятно (нужны программы, настройки, шаблоны, цифровые подписи) и не бесплатно. Если фирма не перейдет на ЭДО, она рано или поздно захлебнется в бумажной бюрократии. Но это не единственная проблема, есть еще как минимум 4. И очень часто они встречаются все сразу, как в нашем случае. 

Ситуация

Марина открыла небольшой бизнес – зарегистрировала ООО. Стартап успешно залетел, наметились планы по развитию. Шли продажи, в команде появлялись новые перспективные люди. Вот только то с контролерами проблемы возникали, то с регуляторами, то с контрагентами. 

Марина меняла кадровиков и бухгалтеров, но ситуация не менялась. Наконец пришло время аудита. Эксперты вынесли вердикт: бумажный документооборот неэффективен,  нужно внедрять СЭД. 

Свои рекомендации аудиторы аргументировали, отразив в заключении 5 признаков неэффективности действующей системы: 

• Отсутствие систематики. Бумажные архивы почти никогда не бывают идеально структурированными. Нужные документы в них найти сложно или невозможно. Оригиналы теряются, портятся, попадают не в те папки. Трудоемкость поиска растягивает процесс во времени. О персонале, готовом работать с такими вводными, и говорить нечего. Не каждый администратор потянет еще и архив. 
• Фальсификация и утеря документов. Уничтожить,  повредить, изменить бумажные документы очень легко. И кто это сделал, установить почти невозможно. Фальсифицировать электронные документы, не оставляя следов, значительно сложнее.  
• Бесконечное согласование. Пока бумажный документ пройдет через все руки, он может потерять актуальность. Придется создавать новый, заново его согласовывать. Фирма Марины из-за бюрократических проволочек дважды упускала прибыль, теряя перспективных заказчиков. Необходимость повысить прозрачность процессов и обеспечить возможность совместной работы с документами была очевидной. 
• Дублирование процессов и документов. Когда разные сотрудники решают одну и ту же задачу, оформляя в процессе документы на бумаге, велик риск, во-первых, несогласованных действий, во-вторых, появления документов-клонов. К тому же рабочее время расходуется неэффективно, общий КПД снижается.  

Выводы и советы 

Система электронного документооборота нужна любому бизнесу, независимо от организационно-правовой формы. Она упрощает администрирование, снижает риски утраты документов и фальсификации. Конечно, только если используется легальное и надежное ПО.  

СЭД позволяет упорядочить хранение документов. И больше не придется копаться в бумагах, чтобы найти оригинал акта (счета, договоры, накладные, акты и т.п.).

Каждый электронный документ запоминает всю историю. Вы можете в любой момент проверить, кто, когда и какие сведения в него внес. 

СЭД ускоряет согласование документов. Алгоритм, как правило, включает всего три шага: определение подписантов, формирование последовательности движения документа, установление сроков. Кто вовремя не успел, попадает под санкции. 

Дублирование исключается как явление. Опция проверки дублирования, как правило, есть в базовых настройках программного обеспечения для ЭДО. Это исключает появление клонов. Каждый документ в системе имеет уникальный идентификатор (номер, код и т.п.) – захочешь, не запутаешься. Каждый сотрудник получает свой ограниченный доступ, а руководитель – возможность контролировать решение задачи на каждом этапе. 

Резюме публикации

Название статьи

Внедрение СЭД: когда без этого не обойтись

Описание статьи

СЭД в компании – это удобно, в ногу со временем и в ряде случаев обязательно. В новой статье журнала Нулевой Баланс расскажем о внедрении СЭД и когда без этого не обойтись

Метки данного материала:

• сэд
• электронный документооборот