Минфин разъяснил порядок учета представительских расходов

Минфин России в письме от 14 октября 2025 года № 03-03-06/1/79115 напомнил компаниям: представительские расходы по-прежнему можно включать в состав затрат при расчёте налога на прибыль, но только при строгом соблюдении документальных требований.

Что относится к представительским расходам

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ, к представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официальных приёмов и переговоров с партнёрами — как российскими, так и иностранными. Это могут быть:

• расходы на аренду помещения и организацию встречи;

• оплата питания участников;

• услуги переводчиков;

• транспортировка гостей к месту проведения переговоров и обратно.

Главное условие — деловая направленность расходов. Любые неофициальные траты, не связанные с обсуждением или заключением договоров, к представительским не относятся.

Документальное подтверждение

Чтобы учесть такие расходы в налоговом учёте, нужно иметь:

1. Приказ руководителя о проведении переговоров;

2. Программу или повестку встречи;

3. Смету расходов;

4. Отчёт о результатах переговоров (например, протокол);

5. Документы, подтверждающие оплату — счета, чеки, акты, транспортные накладные.

Без этих бумаг ФНС вправе исключить сумму из налоговых расходов и доначислить налог на прибыль. Поэтому важно хранить документы не менее четырёх лет и избегать типичных ошибок — вроде оплаты банкетов или сувениров без обоснования их деловой цели.

Что сделать сейчас: пересмотрите внутренние регламенты по представительским расходам, обновите шаблоны приказов и отчётов. Это поможет подтвердить деловую цель затрат и безопасно включить их в налоговую базу по прибыли.