10 пунктов об управлении расходами
08.10.2020 14:30
Зарплата и кадры, Советы экспертов
Что такое Косткиллинг?
В двух словах, «Косткиллинг» — это «управление расходами», а в трёх — это «ГРАМОТНОЕ управление расходами».
Мышление Косткиллера крайне сильно отличается от мышления «оптимизаторов», «эффективных менеджеров» и тех, кто «режет косты». Косткиллер подчиняет бизнес-логику всех происходящих в компании процессов строгому правилу — «максимально эффективно при оптимальных затратах».
Это значит, что не нужно стремиться снизить расходы до нуля, обрушивая предоставляемый уровень сервиса, обесценивая тот продукт или услугу, которую вы предоставляете / производите. Сиюминутная экономия может привести к краху всего бизнеса.
Частая ошибка «оптимизаторов» — самозабвенно снижать расходы, забывая уделять пристальное внимание доходам — их структуре и динамике. Иногда нужно не резать, а наоборот — наращивать расходы, повышая уровень сервиса, средний чек и количество продаж.
Главное требование к Косткиллеру — знание и понимание тех процессов, которые подлежат отладке, настройке и оптимизации. Зачастую «косты режут» совсем не там, где нужно, и получают обратный эффект.
Работа с расходами — сложный и трудоёмкий процесс, который невозможно сделать «раз и навсегда», это перманентная работа, с массой разных инструментов для анализа и контроля.
Коронакризис должен помочь «выжившим» бизнесменам наконец обратить пристальное внимание на эффективность и рентабельность своего бизнеса, чего без Косткиллинга добиться невозможно.
Основы Косткиллинга
Косткиллинг может применяться в абсолютно любой сфере бизнеса, но не каждый человек может начать его исповедовать применять без специальной подготовки.
Для грамотного управления расходами необходимо чётко уяснить для себя, что расходы – это нормально, само их наличие – не повод для беспокойства, заботиться необходимо о размере расходов, их доле в выручке или в себестоимости товара или услуги.
Многие руководители ошибочно полагают, что их главная задача состоит в том, чтобы расходы неуклонно снижались или чтобы их не было совсем. Зачастую от них именно этого и требуют. в такие моменты и возникают комичные (но печальные) ситуации, когда, например, руководитель (или собственник) ставит задачу продвигать услуги/продукцию компании и повышать продажи при полном отсутствии бюджета на рекламу или маркетинговую активность.
Косткиллер должен понимать и видеть все связи между расходами (их количеством и качеством) и доходами. Компания — это живой организм, в котором важны абсолютно все составляющие, и они зависят друг от друга. Нельзя заниматься только чем-то одним гнаться за отдельно взятыми показателями, без учёта полной картины. Да, для многих руководителей среднего звена достаточно отчитаться о своих показателях, и на этом успокоиться, но топ-менеджер или собственник должен рассматривать картину в целом, не забывая о чистой прибыли и рентабельности.
Косткиллинг – это не про бездумное сокращение расходов, оголтелую «оптимизацию» или про «резать косты». Косткиллинг – это про грамотное управление расходами.
Базовые принципы Косткиллера
-
Не навреди
Работа Косткиллера похожа на работу врача – мы «лечим» бизнес от опухолей и метастаз ненужных и неоправданных расходов.
Всё, что делается в парадигме Косткиллинга, должно как минимум не ухудшить ситуацию. Когда мы говорим о формировании культуры управления расходами, мы учимся понимать природу возникновения данной статьи расходов, её необходимость, оправданность её применения и тот коридор значений, который может иметь данная статья.
Очень часто страстное и бездумное желание сократить расходы «в моменте» приводит только к улучшению финансового результата на короткий срок – месяц или квартал, что идёт на пользу только тому руководителю, который отчитается Собственнику о сокращении расходов.
Непродуманная экономия ведёт к падению выручки, но не прямо здесь и сейчас, а с небольшой отсрочкой во времени. Поэтому и не каждый руководитель может проследить цепочку этих последствий.
В итоге обвиняют кого угодно – отдел продаж (плохо продают), клиентов (обнищали, мало покупают), геополитическую ситуацию (санкции, дешёвую/дорогую нефть) или астрологию (ретроградный Меркурий или Луну в Скорпионе) – кроме тех, кто действительно виноват в происходящем, а именно – непрофессиональных управленцев, чьи безграмотные действия приводят бизнес к потере выручки.
Именно поэтому одним из основополагающих принципов Косткиллинга является принцип «не навреди».
-
Не трать лишнего
Любые расходы должны быть выверены и обоснованы. Зачастую расходы либо завышены, либо задвоены, либо не оправданы.
Например, обслуживание и продвижение сайта может быть распределено между двумя компаниями, когда делать комплекс услуг в одной из них (или вообще в другой) может оказаться дешевле.
Или компания проводит размещение рекламы в тех каналах, которые не генерируют никакой выручки и не служат для повышения узнаваемости бренда у целевой аудитории.
Или в организации работает слишком большое количество сотрудников, выполняющих одни и те же функции и создающих излишние препоны для принятия и исполнения решения.
Или у компании есть подрядные организации, оказывающие услуги по завышенным ценам, которые, возможно, когда-то и были в рынке, но со временем их услуги стали дорогими и некачественными.
Или проводится закупка слишком дорогого инвентаря для работы (потери от боя и лома которого не имеет никакого реального оправдания). Другая крайность – это закупка чересчур дешёвых позиций, которые приведут к потере качества продукции/услуг компании и, соответственно, к потере репутации и оттоку клиентов.
Косткиллеру чрезвычайно важно не только смотреть на цифры и проценты, но и чётко понимать, насколько те или иные расходы оправданы для предприятия, его нормального функционирования и развития, какие из них оптимальны, какие могут быть ниже, а какие обязаны быть выше.
-
Не забывай о последствиях
Любое решение о сокращении расходов влечёт за собой последствия, которые необходимо просчитывать ДО принятия окончательного решения.
Как правило, имеет смысл просчитывать все возможные варианты, как очевидные, так и те, которые могут быть только при определённом стечении обстоятельств.
Например, изменение количества обслуживающего персонала и его стоимости (переход от штатных сотрудников к услугам аутсорсинговых компаний) может привести к падению уровня сервиса, недовольству клинтов, появлению негативных комментариев от заказчиков и падению рейтинга компании в информационном пространстве и профессиональном сообществе может привести не только к снижению продаж, но и к оттоку ключевых заказчиков.
В итоге выручка упадёт гораздо сильнее, чем вы потенциально сможете сэкономить. И получится, что экономия «в моменте» приведёт к убыткам в среднесрочной перспективе.
Или, например, введение дополнительных мер контроля и согласований приведёт к падению уровня корпоративных продаж, так как менеджеры будут просто не в состоянии проявлять оперативность и гибкость при достижении соглашений с потенциальными клиентами.
Принятие определённых кадровых решений может привести к дестабилизации нормально работающей команды и часть её будет утрачена либо демотивирована. Это может отбросить компанию назад в части уровня продаж и негативно отразиться на выполнении бюджета.
Или принятие определённых решений по оплате труда и мотивационным схемам в части оптимизации и сокращении может привести к недовольству сотрудников, которые начнут саботаж и транслируют свою обиду на клиентов, что скажется на их лояльности и готовности тратить деньги именно в вашей компании.
Привычка прогнозировать разные варианты последствий тех или иных решений необходима не только Косткиллеру, но и любому грамотному руководителю, так как необходимо быть готовым ко всему, что может негативно сказываться на вашем бизнесе.
-
Экономь разумно
Экономика должна быть экономной! Эта фраза, прозвучавшая впервые на XXVI Съезде КПСС из уст тов. Брежнева, давно уже стала избитой и применяется к месту и не к месту, обесценивая свой смысл.
Но для Косткиллера эта фраза является одним из базовых принципов, так как слово «экономный» в контексте грамотного управления расходами означает «бережливо расходующий ресурсы», а синонимом является слово «эффективный».
Именно эффективность расходов выходит на первый план при внедрении философии Косткиллинга на предприятии. Любой расход должен быть оправдан и обоснован.
Можно тратить большие деньги на персонал, при условии, что затраты возвращаются в виде стабильно высокой и растущей выручки. Можно тратить много на производство премиального продукта, но при условии, что цена продажи будет высокой, оправданной и востребованной.
Можно тратить незначительные суммы на продвижение в интернете, если основной ваш трафик идёт из других источников.
Можно сокращать расходы на содержание излишних сотрудников бэк-офиса, если вы готовы потратиться на автоматизацию бизнес-процессов. Но при этом необходимо просчитать сроки окупаемости проекта, так как вложения достаточно существенны, и отбиваться они будут не один месяц.
При работе с расходами невозможно и преступно неправильно жить в краткосрочной перспективе – недели, месяца или квартала. Необходимо планировать, анализировать и просчитывать на полгода-год вперед, а иногда и несколько лет, если речь идёт о каких-то долгосрочных и «тяжёлых» по бюджету проектах оптимизации.
-
Три кита – сроки, качество, стоимость
Косткиллер в своей работе всегда балансирует между ценой, качеством исполнения и сроками.
Необходимо помнить, что сделанное «дёшево и быстро» вряд ли будет качественным, но и «долго и дорого» не гарантирует качества.
Например, дешёвая рабочая сила практически гарантирует провал в сервисе и качестве выполненных услуг. Привлечение неквалифицированных кадров повлечёт за собой большие затраты на их обучение, будет постоянная высокая «текучка» кадров, клиенты будут недовольны сервисом, а предприятию будет нанесён репутационный ущерб. Восстановление репутации – это самое долгое, дорогое и неблагодарное дело, которым только может заниматься руководитель.
Но есть и другая крайность — привлечение дорогого подрядчика на выполнение каких-либо услуг далеко не всегда даст вам качественный результат.
В нашей практике был случай, когда договор генподряда с иностранной компанией был отдан на проверку юристам из очень крупной (и сказочно дорогой) международной компании, и они не внесли практически никаких правок. Но при проверке договора (двуязычного – на русском и английском языках) менеджером проекта со стороны Компании (человеком без юридического образования и международного опыта, зато с очень хорошим пониманием того, что и как должно быть прописано в договоре, а также отличным уровнем владения английским языком), было внесено более сотни правок, с которыми в итоге согласились и «дорогие» юристы, и юристы компании-генподрядчика.
Вопрос «зачем платить огромные деньги за отсутствие квалифицированной помощи, кроме банальных понтов» так и остался висеть в воздухе, но через полгода Собственник всё-таки принял решение о прекращении работы с неэффективной юридической компанией, так как и в дальнейшем от них помощи не было.
-
Знай все процессы
Косткиллеру важно полностью понимать все происходящие в компании производственные и бизнес-процессы, чтобы видеть, где и какие затраты оправданы и необходимы.
Нужно понимать взаимосвязь всех процессов, чтобы не навредить своими действиями всему бизнесу.
Например, проведение тендеров, направленных только на получение самой низкой закупочной цены, без оглядки на качество товара может привести к падению качества производимых товаров, увеличению количества брака и рекламаций, что приведёт к негативным последствиям для компании и уровню её продаж.
Ну и, конечно, помним про взаимосвязь выручки с качеством предоставляемых услуг: чем хуже сервис и меньше пресловутая клиентоориентированность – тем меньше предприятие сможет заработать.
Но есть и другая сторона – не стоит тратить неоправданно много на товары и расходные материалы экстра-класса, если их применение неоправданно для уровня вашей компании.
Резюмируя – знание процессов, над костами которых вы работаете, поможет эффективно тратить и максимально зарабатывать.
-
Имей подушку безопасности
Этот принцип сегодня актуален как никогда!
Коронакризис показал, что практически никто не готов к глобальному форс-мажору такому коллапсу и многие даже не задумывались о необходимости наличия подушки безопасности хотя бы на 3 месяца.
Очевидно, что на просторах соцсетей уже переломаны все копья на эту тему, поэтому аргументы вроде «бизнес должен развиваться, поэтому нельзя просто держать деньги на счетах» или «мы работаем и живём за счёт оборотных средств, поэтому нам нечего откладывать» предлагаем рассматривать как абсолютно неразумные и «детские».
Открывая бизнес, необходимо иметь запас денег хотя бы на 3-6 (а то и больше) месяцев, чтобы при плохом развитии событий содержать молодой бизнес, пока он набирает обороты.
Так почему же бизнесмены забывают о том, что форс-мажор может случиться в любой момент и эта подушка считается более ненужной, когда бизнес встал на ноги?
Косткиллинг, как мы уже не раз говорили, — это планирование и управление расходами. ГРАМОТНОЕ планирование и управление расходами.
Необходимо быть готовым ко всему – к воссоединению с историческими территориями, к санкциям, к закрытию границ и ограничению возможности заниматься бизнесом и к зомби-апокалипсису на всякий случай.
Отсутствие подушки безопасности для поддержания, а главное – для сохранения своего бизнеса – это насущная необходимость. Сколько бизнесменов разорилось в процессе коронакризиса? Миллионы. Многие из них имели подушку безопасности? Крайне маловероятно. В итоге все они либо банкроты, либо будут отдавать долги годами.
Чтобы выжить – нужно обладать здравым смыслом и предусмотрительностью.
-
Не становись заложником (ситуации, персонала, контрагентов)
Для обеспечения бесперебойной работы своего предприятия необходимо обеспечить его максимальную независимость от каких-либо факторов – нестабильность экономики, постоянная смена кадров, монопоставщики и т.п.
Например, если вас шантажирует персонал, заставляет плясать под свою дудку, угрожая невыходом на работу и саботажем рабочих процессов, вы должны иметь запасной план на такой случай. Необходимо иметь запасную команду (смену), которая по звонку будет готова выйти на работу и прикрыть ту дыру, которая может образоваться из-за «забастовки».
И дело тут не в том, что вы плохо работаете с персоналом, нет, подобные ситуации часто возникают, когда, к примеру, происходит смена руководства, либо меняются требования и появляются стандарты, которые не все хотят исполнять.
Зависимость от одного поставщика тоже необходимо оставить в прошлом. Во-первых, вы слишком зависите от наличия или отсутствия необходимых товаров у него на складе; во-вторых, поставщик, осознавая свою исключительность и эксклюзивность, может диктовать условия сотрудничества вам – цены, отсрочку платежа, сроки поставки, условия возврата и т.п.; в-третьих – вы никогда не получите хороших условий, если нет конкуренции между вашими поставщиками – вам будут продавать на максимально комфортных для контрагента (а не для вас) условиях.
Для того, чтобы не становиться заложником ситуации (и мы об этом уже говорили), необходимо иметь «подушку безопасности», а также чётко прописанные инструкции, надлежащим образом оформленные документы и полное соблюдение законов, как бы тяжело для многих из нас это ни было.
-
Создай сильную команду
Этот принцип очень важен для достижения успеха!
«Сильная команда» — это команда крепких профессионалов, обладающих хорошим опытом, достаточной степенью автономности (чтобы не водить никого за ручку как в детском саду) и не боящихся ответственности за свои действия и решения!
На практике же оказывается так, что слабый руководитель набирает себе коллектив (а не команду) тех, кто ещё слабее. Тех, кто не будет с ним спорить и аргументированно отстаивать свою точку зрения. Тех, кто глуп и неопытен. Тех, кто готов заниматься «лизингом»начальству вместо выполнения своих прямых обязанностей.
А результат? А результат вторичен, главное – процесс!
Вот и получается, что многие организации живут по принципу «лучший способ решить проблему – это хорошенько о ней посовещаться, создать кучу рабочих групп, назначить массу непричастных виновными, а непригодных к решению этой задачи – обязательно привлечь к её решению».
Косткиллинговый подход не приемлет такую постановку вопроса и приветствует лишь профессиональный и качественный подход в делу.
Для косткиллера важен результат, срок его достижения и затраты на его воплощение. Остальное – лирика и мусор.
На ключевых позициях должны находиться те, кто не только хочет и стремится решать поставленные задачи, но и знает, как именно это делается и делает это быстро и качественно.
Это сложная и амбициозная задача для любого Косткиллера. Иногда даже трудно решаемая.
Но от качества команды, работающей над реализацией целей организации, зачастую зависит не только прибыль, но и выживание бизнеса в целом. И пандемия отлично показала все плюсы сильных команд и минусы всех остальных.

Оставить комментарий