10 пунктов об управлении расходами

08.10.2020 14:30  
Зарплата и кадры, Советы экспертов

Что такое Косткиллинг?

В двух словах, «Косткиллинг» — это «управление расходами», а в трёх — это «ГРАМОТНОЕ управление расходами».

Мышление Косткиллера крайне сильно отличается от мышления «оптимизаторов», «эффективных менеджеров» и тех, кто «режет косты». Косткиллер подчиняет бизнес-логику всех происходящих в компании процессов строгому правилу — «максимально эффективно при оптимальных затратах».

Это значит, что не нужно стремиться снизить расходы до нуля, обрушивая предоставляемый уровень сервиса, обесценивая тот продукт или услугу, которую вы предоставляете / производите. Сиюминутная экономия может привести к краху всего бизнеса.

Частая ошибка «оптимизаторов» — самозабвенно снижать расходы, забывая уделять пристальное внимание доходам — их структуре и динамике. Иногда нужно не резать, а наоборот — наращивать расходы, повышая уровень сервиса, средний чек и количество продаж.

Главное требование к Косткиллеру — знание и понимание тех процессов, которые подлежат отладке, настройке и оптимизации. Зачастую «косты режут» совсем не там, где нужно, и получают обратный эффект.

Работа с расходами — сложный и трудоёмкий процесс, который невозможно сделать «раз и навсегда», это перманентная работа, с массой разных инструментов для анализа и контроля.

Коронакризис должен помочь «выжившим» бизнесменам наконец обратить пристальное внимание на эффективность и рентабельность своего бизнеса, чего без Косткиллинга добиться невозможно.

Основы Косткиллинга

Косткиллинг может применяться в абсолютно любой сфере бизнеса, но не каждый человек может начать его исповедовать применять без специальной подготовки.

Для грамотного управления расходами необходимо чётко уяснить для себя, что расходы – это нормально, само их наличие – не повод для беспокойства, заботиться необходимо о размере расходов, их доле в выручке или в себестоимости товара или услуги.

Многие руководители ошибочно полагают, что их главная задача состоит в том, чтобы расходы неуклонно снижались или чтобы их не было совсем. Зачастую от них именно этого и требуют. в такие моменты и возникают комичные (но печальные) ситуации, когда, например, руководитель (или собственник) ставит задачу продвигать услуги/продукцию компании и повышать продажи при полном отсутствии бюджета на рекламу или маркетинговую активность.

Косткиллер должен понимать и видеть все связи между расходами (их количеством и качеством) и доходами. Компания — это живой организм, в котором важны абсолютно все составляющие, и они зависят друг от друга. Нельзя заниматься только чем-то одним гнаться за отдельно взятыми показателями, без учёта полной картины. Да, для многих руководителей среднего звена достаточно отчитаться о своих показателях, и на этом успокоиться, но топ-менеджер или собственник должен рассматривать картину в целом, не забывая о чистой прибыли и рентабельности.

Косткиллинг – это не про бездумное сокращение расходов, оголтелую «оптимизацию» или про «резать косты». Косткиллинг – это про грамотное управление расходами.

Базовые принципы Косткиллера

1. Не навреди

Работа Косткиллера похожа на работу врача – мы «лечим» бизнес от опухолей и метастаз ненужных и неоправданных расходов.

Всё, что делается в парадигме Косткиллинга, должно как минимум не ухудшить ситуацию. Когда мы говорим о формировании культуры управления расходами, мы учимся понимать природу возникновения данной статьи расходов, её необходимость, оправданность её применения и тот коридор значений, который может иметь данная статья.

Очень часто страстное и бездумное желание сократить расходы «в моменте» приводит только к улучшению финансового результата на короткий срок – месяц или квартал, что идёт на пользу только тому руководителю, который отчитается Собственнику о сокращении расходов.

Непродуманная экономия ведёт к падению выручки, но не прямо здесь и сейчас, а с небольшой отсрочкой во времени. Поэтому и не каждый руководитель может проследить цепочку этих последствий.

В итоге обвиняют кого угодно – отдел продаж (плохо продают), клиентов (обнищали, мало покупают), геополитическую ситуацию (санкции, дешёвую/дорогую нефть) или астрологию (ретроградный Меркурий или Луну в Скорпионе) – кроме тех, кто действительно виноват в происходящем, а именно – непрофессиональных управленцев, чьи безграмотные действия приводят бизнес к потере выручки.

Именно поэтому одним из основополагающих принципов Косткиллинга является принцип «не навреди».

2. Не трать лишнего

Любые расходы должны быть выверены и обоснованы. Зачастую расходы либо завышены, либо задвоены, либо не оправданы.

Например, обслуживание и продвижение сайта может быть распределено между двумя компаниями, когда делать комплекс услуг в одной из них (или вообще в другой) может оказаться дешевле.

Или компания проводит размещение рекламы в тех каналах, которые не генерируют никакой выручки и не служат для повышения узнаваемости бренда у целевой аудитории.

Или в организации работает слишком большое количество сотрудников, выполняющих одни и те же функции и создающих излишние препоны для принятия и исполнения решения.

Или у компании есть подрядные организации, оказывающие услуги по завышенным ценам, которые, возможно, когда-то и были в рынке, но со временем их услуги стали дорогими и некачественными.

Или проводится закупка слишком дорогого инвентаря для работы (потери от боя и лома которого не имеет никакого реального оправдания). Другая крайность – это закупка чересчур дешёвых позиций, которые приведут к потере качества продукции/услуг компании и, соответственно, к потере репутации и оттоку клиентов.

Косткиллеру чрезвычайно важно не только смотреть на цифры и проценты, но и чётко понимать, насколько те или иные расходы оправданы для предприятия, его нормального функционирования и развития, какие из них оптимальны, какие могут быть ниже, а какие обязаны быть выше.

3. Не забывай о последствиях

Любое решение о сокращении расходов влечёт за собой последствия, которые необходимо просчитывать ДО принятия окончательного решения.

Как правило, имеет смысл просчитывать все возможные варианты, как очевидные, так и те, которые могут быть только при определённом стечении обстоятельств.

Например, изменение количества обслуживающего персонала и его стоимости (переход от штатных сотрудников к услугам аутсорсинговых компаний) может привести к падению уровня сервиса, недовольству клинтов, появлению негативных комментариев от заказчиков и падению рейтинга компании в информационном пространстве и профессиональном сообществе может привести не только к снижению продаж, но и к оттоку ключевых заказчиков.

В итоге выручка упадёт гораздо сильнее, чем вы потенциально сможете сэкономить. И получится, что экономия «в моменте» приведёт к убыткам в среднесрочной перспективе.

Или, например, введение дополнительных мер контроля и согласований приведёт к падению уровня корпоративных продаж, так как менеджеры будут просто не в состоянии проявлять оперативность и гибкость при достижении соглашений с потенциальными клиентами.

Принятие определённых кадровых решений может привести к дестабилизации нормально работающей команды и часть её будет утрачена либо демотивирована. Это может отбросить компанию назад в части уровня продаж и негативно отразиться на выполнении бюджета.

Или принятие определённых решений по оплате труда и мотивационным схемам в части оптимизации и сокращении может привести к недовольству сотрудников, которые начнут саботаж и транслируют свою обиду на клиентов, что скажется на их лояльности и готовности тратить деньги именно в вашей компании.

Привычка прогнозировать разные варианты последствий тех или иных решений необходима не только Косткиллеру, но и любому грамотному руководителю, так как необходимо быть готовым ко всему, что может негативно сказываться на вашем бизнесе.

4. Экономь разумно

Экономика должна быть экономной! Эта фраза, прозвучавшая впервые на XXVI Съезде КПСС из уст тов. Брежнева, давно уже стала избитой и применяется к месту и не к месту, обесценивая свой смысл.

Но для Косткиллера эта фраза является одним из базовых принципов, так как слово «экономный» в контексте грамотного управления расходами означает «бережливо расходующий ресурсы», а синонимом является слово «эффективный».

Именно эффективность расходов выходит на первый план при внедрении философии Косткиллинга на предприятии. Любой расход должен быть оправдан и обоснован.

Можно тратить большие деньги на персонал, при условии, что затраты возвращаются в виде стабильно высокой и растущей выручки. Можно тратить много на производство премиального продукта, но при условии, что цена продажи будет высокой, оправданной и востребованной.

Можно тратить незначительные суммы на продвижение в интернете, если основной ваш трафик идёт из других источников.

Можно сокращать расходы на содержание излишних сотрудников бэк-офиса, если вы готовы потратиться на автоматизацию бизнес-процессов. Но при этом необходимо просчитать сроки окупаемости проекта, так как вложения достаточно существенны, и отбиваться они будут не один месяц.

При работе с расходами невозможно и преступно неправильно жить в краткосрочной перспективе – недели, месяца или квартала. Необходимо планировать, анализировать и просчитывать на полгода-год вперед, а иногда и несколько лет, если речь идёт о каких-то долгосрочных и «тяжёлых» по бюджету проектах оптимизации.

5. Три кита – сроки, качество, стоимость

Косткиллер в своей работе всегда балансирует между ценой, качеством исполнения и сроками.

Необходимо помнить, что сделанное «дёшево и быстро» вряд ли будет качественным, но и «долго и дорого» не гарантирует качества.

Например, дешёвая рабочая сила практически гарантирует провал в сервисе и качестве выполненных услуг. Привлечение неквалифицированных кадров повлечёт за собой большие затраты на их обучение, будет постоянная высокая «текучка» кадров, клиенты будут недовольны сервисом, а предприятию будет нанесён репутационный ущерб. Восстановление репутации – это самое долгое, дорогое и неблагодарное дело, которым только может заниматься руководитель.

Но есть и другая крайность — привлечение дорогого подрядчика на выполнение каких-либо услуг далеко не всегда даст вам качественный результат.

В нашей практике был случай, когда договор генподряда с иностранной компанией был отдан на проверку юристам из очень крупной (и сказочно дорогой) международной компании, и они не внесли практически никаких правок. Но при проверке договора (двуязычного – на русском и английском языках) менеджером проекта со стороны Компании (человеком без юридического образования и международного опыта, зато с очень хорошим пониманием того, что и как должно быть прописано в договоре, а также отличным уровнем владения английским языком), было внесено более сотни правок, с которыми в итоге согласились и «дорогие» юристы, и юристы компании-генподрядчика.

Вопрос «зачем платить огромные деньги за отсутствие квалифицированной помощи, кроме банальных понтов» так и остался висеть в воздухе, но через полгода Собственник всё-таки принял решение о прекращении работы с неэффективной юридической компанией, так как и в дальнейшем от них помощи не было.

6. Знай все процессы

Косткиллеру важно полностью понимать все происходящие в компании производственные и бизнес-процессы, чтобы видеть, где и какие затраты оправданы и необходимы.

Нужно понимать взаимосвязь всех процессов, чтобы не навредить своими действиями всему бизнесу.

Например, проведение тендеров, направленных только на получение самой низкой закупочной цены, без оглядки на качество товара может привести к падению качества производимых товаров, увеличению количества брака и рекламаций, что приведёт к негативным последствиям для компании и уровню её продаж.

Ну и, конечно, помним про взаимосвязь выручки с качеством предоставляемых услуг: чем хуже сервис и меньше пресловутая клиентоориентированность – тем меньше предприятие сможет заработать.

Но есть и другая сторона – не стоит тратить неоправданно много на товары и расходные материалы экстра-класса, если их применение неоправданно для уровня вашей компании.

Резюмируя – знание процессов, над костами которых вы работаете, поможет эффективно тратить и максимально зарабатывать.

7. Имей подушку безопасности

Этот принцип сегодня актуален как никогда!

Коронакризис показал, что практически никто не готов к глобальному форс-мажору такому коллапсу и многие даже не задумывались о необходимости наличия подушки безопасности хотя бы на 3 месяца.

Очевидно, что на просторах соцсетей уже переломаны все копья на эту тему, поэтому аргументы вроде «бизнес должен развиваться, поэтому нельзя просто держать деньги на счетах» или «мы работаем и живём за счёт оборотных средств, поэтому нам нечего откладывать» предлагаем рассматривать как абсолютно неразумные и «детские».

Открывая бизнес, необходимо иметь запас денег хотя бы на 3-6 (а то и больше) месяцев, чтобы при плохом развитии событий содержать молодой бизнес, пока он набирает обороты.

Так почему же бизнесмены забывают о том, что форс-мажор может случиться в любой момент и эта подушка считается более ненужной, когда бизнес встал на ноги?

Косткиллинг, как мы уже не раз говорили, — это планирование и управление расходами. ГРАМОТНОЕ планирование и управление расходами.

Необходимо быть готовым ко всему – к воссоединению с историческими территориями, к санкциям, к закрытию границ и ограничению возможности заниматься бизнесом и к зомби-апокалипсису на всякий случай.

Отсутствие подушки безопасности для поддержания, а главное – для сохранения своего бизнеса – это насущная необходимость. Сколько бизнесменов разорилось в процессе коронакризиса? Миллионы. Многие из них имели подушку безопасности? Крайне маловероятно. В итоге все они либо банкроты, либо будут отдавать долги годами.

Чтобы выжить – нужно обладать здравым смыслом и предусмотрительностью.

8. Не становись заложником (ситуации, персонала, контрагентов)

Для обеспечения бесперебойной работы своего предприятия необходимо обеспечить его максимальную независимость от каких-либо факторов – нестабильность экономики, постоянная смена кадров, монопоставщики и т.п.

Например, если вас шантажирует персонал, заставляет плясать под свою дудку, угрожая невыходом на работу и саботажем рабочих процессов, вы должны иметь запасной план на такой случай. Необходимо иметь запасную команду (смену), которая по звонку будет готова выйти на работу и прикрыть ту дыру, которая может образоваться из-за «забастовки».

И дело тут не в том, что вы плохо работаете с персоналом, нет, подобные ситуации часто возникают, когда, к примеру, происходит смена руководства, либо меняются требования и появляются стандарты, которые не все хотят исполнять.

Зависимость от одного поставщика тоже необходимо оставить в прошлом. Во-первых, вы слишком зависите от наличия или отсутствия необходимых товаров у него на складе; во-вторых, поставщик, осознавая свою исключительность и эксклюзивность, может диктовать условия сотрудничества вам – цены, отсрочку платежа, сроки поставки, условия возврата и т.п.; в-третьих – вы никогда не получите хороших условий, если нет конкуренции между вашими поставщиками – вам будут продавать на максимально комфортных для контрагента (а не для вас) условиях.

Для того, чтобы не становиться заложником ситуации (и мы об этом уже говорили), необходимо иметь «подушку безопасности», а также чётко прописанные инструкции, надлежащим образом оформленные документы и полное соблюдение законов, как бы тяжело для многих из нас это ни было.

9. Создай сильную команду

Этот принцип очень важен для достижения успеха!

«Сильная команда» — это команда крепких профессионалов, обладающих хорошим опытом, достаточной степенью автономности (чтобы не водить никого за ручку как в детском саду) и не боящихся ответственности за свои действия и решения!

На практике же оказывается так, что слабый руководитель набирает себе коллектив (а не команду) тех, кто ещё слабее. Тех, кто не будет с ним спорить и аргументированно отстаивать свою точку зрения. Тех, кто глуп и неопытен. Тех, кто готов заниматься «лизингом»начальству вместо выполнения своих прямых обязанностей.

А результат? А результат вторичен, главное – процесс!

Вот и получается, что многие организации живут по принципу «лучший способ решить проблему – это хорошенько о ней посовещаться, создать кучу рабочих групп, назначить массу непричастных виновными, а непригодных к решению этой задачи – обязательно привлечь к её решению».

Косткиллинговый подход не приемлет такую постановку вопроса и приветствует лишь профессиональный и качественный подход в делу.

Для косткиллера важен результат, срок его достижения и затраты на его воплощение. Остальное – лирика и мусор.

На ключевых позициях должны находиться те, кто не только хочет и стремится решать поставленные задачи, но и знает, как именно это делается и делает это быстро и качественно.

Это сложная и амбициозная задача для любого Косткиллера. Иногда даже трудно решаемая.

Но от качества команды, работающей над реализацией целей организации, зачастую зависит не только прибыль, но и выживание бизнеса в целом. И пандемия отлично показала все плюсы сильных команд и минусы всех остальных.

Метки данного материала:

• косткиллинг
• оптимизация расходов