Заявление работника: как зарегистрировать без кадрового спора

Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя ставить штамп на каждом заявлении сотрудника. Но подтвержденная дата приема защищает обе стороны и помогает правильно отсчитывать сроки кадровых действий.

Что поставить на экземпляре работника

Безопасный порядок – принять заявление, зарегистрировать его в журнале или электронной системе и по просьбе сотрудника сделать отметку на его экземпляре. Роструд рекомендует указать входящий номер, дату, должность, ФИО и подпись принявшего документ лица. Печать организации не требуется.

Два экземпляра нужны для подтверждения передачи: один остается у работодателя, второй возвращают работнику с отметкой. Проставлять одинаковые реквизиты на обоих необязательно, если внутренний экземпляр уже зарегистрирован.

Отказывать в приеме из-за свободной формы или отсутствия фирменного бланка рискованно. Для заявления об увольнении важны ясная воля работника, его подпись и дата прекращения договора. С получения документа начинается срок предупреждения по статье 80 ТК РФ. По заявлению о выдаче документов действует иной срок – до трех рабочих дней по статье 62 ТК РФ.

Личная передача – не единственный способ. Заявление можно направить почтой, а при кадровом электронном документообороте – через установленную систему. При отправке письмом дату получения подтверждает почтовое уведомление.

Отдельный журнал для большинства заявлений законом не установлен. Но внутренний порядок нужен: кто принимает документы, где их фиксируют и как контролируют исполнение. Иначе заявление легко потерять, а спор возникнет из-за даты, которую компания не сможет подтвердить.

Другие материалы по теме:

• Какие документы необходимо оформить при увольнении сотрудника – как принять заявление, оформить приказ и выдать документы без кадрового спора.
• Как правильно вести личные дела в кадрах – какие заявления и документы можно хранить в личном деле сотрудника.
• Бухгалтерское обслуживание бизнеса – кадровое делопроизводство, оформление приема, перевода и увольнения работников.
• Больше материалов о кадровых документах и трудовых отношениях – в рубрике «Зарплата и кадры»

Полезный документ: Бланк заявления о переводе на другую должность – готовая форма для оформления инициативы работника или его согласия на перевод.