Какие документы необходимо оформить при увольнении сотрудника
03.05.2026 14:00
Статьи, Зарплата и кадры
Любое увольнение — это расставание, которое должно пройти безболезненно для обеих сторон и не привести к судебным искам, поэтому работодателю нужно действовать четко по алгоритму.
Состав документов может незначительно отличаться в зависимости от причины увольнения и конкретной статьи закона, но итоговый пакет формируется вокруг трех ключевых элементов:инициирующего документа (от работника или работодателя), распорядительного документа (приказа об увольнении) и необходимых сопутствующих бумаг.
В этой практической инструкции разберем по шагам, какие документы и когда оформлять, чтобы избежать распространенных ошибок. Материал будет полезен специалистам по кадрам, бухгалтерам и руководителям бизнеса (в том числе начинающим).
Для примера рассмотрим самый частый случай — увольнение по инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Шаг 1. Получите и проверьте заявление сотрудника
Увольнение по собственному желанию начинается с заявления. От того, как оно написано, зависит дата вашего расставания и отсутствие споров.
Как должно быть написано: «Прошу уволить меня по собственному желанию такого-то числа»
Мой практический опыт показывает, что сотрудники нередко допускают ошибки в заявлениях. Классический пример — фраза «Прошу уволить с 18 февраля». Такая формулировка создает неопределенность: какой день считать последним рабочим? При буквальном прочтении получается, что с 18 февраля сотрудник уже может не выходить на работу.
Фраза «Прошу уволить меня по состоянию здоровья 15 марта» — тоже не является корректной. Работник должен четко указать, что увольняется по собственному желанию. Иначе заявление не соответствует основанию, предусмотренному Трудовым кодексом.
Чтобы избежать ошибок, заведите в компании готовые бланки заявлений или выдавайте сотруднику образец. Не принимайте заявления с «размытыми» формулировками — просите переписать.
Шаг 2. Выдайте обходной лист (необязательно, но крайне желательно)
Обходной лист — это внутренний документ компании. Несмотря на отсутствие прямого требования в законодательстве, я рекомендую использовать обходной лист. В моей практике он не раз спасал компании от потери имущества. В нем фиксируется, что сотрудник сдал:
- ноутбук, телефон, инструменты;
- пропуск, полис ДМС, ключи;
- отчитался по подотчетным суммам.
Когда выдавать: В день подачи заявления или в любой день до увольнения.
Когда подписывать: Сотрудник приносит заполненный лист в последний день, перед получением документов.
Шаг 3. Подготовьте обязательные документы к выдаче
В последний день работы компания обязана выдать сотруднику следующие документы:
- трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде) или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р), если у сотрудника электронная трудовая;
- расчетный листок;
- сведения персонифицированного учета (из ЕФС-1);
- копию раздела 3 из РСВ;
- справку 2-НДФЛ.
Если сотруднику требуются иные документы (например, копии приказов или справка о зарплате за прошлые годы), он должен написать отдельное заявление.
Шаг 4. Возьмите расписку о получении документов (необязательно, но крайне желательно)
Расписка — это ваша подстраховка. Сотрудник собственноручно пишет, что все документы в день увольнения он получил, претензий не имеет. Этот документ помогает избежать споров с работником.
Законодательство не устанавливает единой формы расписки. Обычно отдел кадров разрабатывает собственные бланки.
Обратите внимание! Расписка оформляется строго в день увольнения. Нельзя подписывать её позже, когда трудовой договор уже расторгнут.
В последний день компания обязана выдать сотруднику следующие документы:
- Трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде) или «Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р)» (если у сотрудника электронная трудовая).
- Расчетный листок.
- Сведения персонифицированного учета (из ЕФС-1).
- Копию раздела 3 из РСВ.
- Справку 2-НДФЛ.
Все эти документы являются обязательными при увольнении, и отдельное заявление на их получение не нужно. Если увольняющийся хочет получить дополнительные (сверх указанных выше) документы, то они выдаются только на основании заявления.
Шаг 4. Оформите приказ об увольнении
Приказ — финальный документ, который запускает расчет и закрывает трудовые отношения.
Варианты:
- Использовать унифицированную форму Т-8 (или Т-8а, если увольняется группа сотрудников).
- Использовать бланк, разработанный самостоятельно.
Мой совет: выбирайте форму Т-8. Она привычна проверяющим и не вызывает лишних вопросов при проверках.
Шаг 5. Внесите запись в бумажную трудовую книжку
С внесением записи в трудовую книжку спешить не стоит. У работника есть право передумать и отозвать заявление, поэтому я рекомендую делать это в последнюю очередь — непосредственно перед выдачей документов сотруднику.
Шаг 6. Финальная проверка: что нужно сделать до увольнения
Перед тем как отдать документы и попрощаться, проверьте личное дело сотрудника. В нем должны быть подписаны:
- трудовой договор;
- дополнительные соглашения;
- все приказы, с которыми сотрудник был ознакомлен за время работы.
Если каких-то бумаг не хватает — восстановите их до даты увольнения.
Главное, что нужно запомнить
- Заявление должно содержать фразу «по собственному желанию» и конкретную дату.
- Обходной лист и расписка — ваша защита, хотя закон их и не требует.
- Приказ Т-8 — самый безопасный вариант оформления.
- Трудовая книжка заполняется в последний момент, чтобы учесть возможность отзыва заявления.
- Обязательные документы (2-НДФЛ, СТД-Р, расчетный листок) выдаются без дополнительного заявления.
Резюме публикации
Название статьиКакие документы необходимо оформить при увольнении сотрудника
Описание статьиКакие документы нужно оформить при увольнении работника по собственному желанию, в какие сроки их выдавать и как избежать кадровых ошибок. Разбираем заявление, приказ Т-8, трудовую книжку, СТД-Р, расчет, обязательные документы и практические меры защиты работодателя.
Автор статьи
Олеся Ковач
Скопировать ссылку
ВКонтакте
Одноклассники
Telegram
Viber
WhatsApp
