Какие документы необходимо оформить при увольнении сотрудника

Олеся Ковач

руководитель отдела кадров «Информаудитсервис»

Автор

Любое увольнение — это расставание, которое должно пройти безболезненно для обеих сторон и не привести к судебным искам, поэтому работодателю нужно действовать четко по алгоритму.

Состав документов может незначительно отличаться в зависимости от причины увольнения и конкретной статьи закона, но итоговый пакет формируется вокруг трех ключевых элементов:инициирующего документа (от работника или работодателя), распорядительного документа (приказа об увольнении) и необходимых сопутствующих бумаг.

В этой практической инструкции разберем по шагам, какие документы и когда оформлять, чтобы избежать распространенных ошибок. Материал будет полезен специалистам по кадрам, бухгалтерам и руководителям бизнеса (в том числе начинающим).

Для примера рассмотрим самый частый случай — увольнение по инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). 

Шаг 1. Получите и проверьте заявление сотрудника

Увольнение по собственному желанию начинается с заявления. От того, как оно написано, зависит дата вашего расставания и отсутствие споров. 

Мой практический опыт показывает, что сотрудники нередко допускают ошибки в заявлениях. Классический пример — фраза «Прошу уволить с 18 февраля». Такая формулировка создает неопределенность: какой день считать последним рабочим? При буквальном прочтении получается, что с 18 февраля сотрудник уже может не выходить на работу.

Фраза «Прошу уволить меня по состоянию здоровья 15 марта» — тоже не является корректной. Работник должен четко указать, что увольняется по собственному желанию. Иначе заявление не соответствует основанию, предусмотренному Трудовым кодексом.

Чтобы избежать ошибок, заведите в компании готовые бланки заявлений или выдавайте сотруднику образец. Не принимайте заявления с «размытыми» формулировками — просите переписать.

Шаг 2. Выдайте обходной лист (необязательно, но крайне желательно)

Обходной лист — это внутренний документ компании. Несмотря на отсутствие прямого требования в законодательстве, я рекомендую использовать обходной лист. В моей практике он не раз спасал компании от потери имущества. В нем фиксируется, что сотрудник сдал:

• ноутбук, телефон, инструменты;
• пропуск, полис ДМС, ключи;
• отчитался по подотчетным суммам.

Когда выдавать: В день подачи заявления или в любой день до увольнения.

Когда подписывать: Сотрудник приносит заполненный лист в последний день, перед получением документов.

Шаг 3. Подготовьте обязательные документы к выдаче

В последний день работы компания обязана выдать сотруднику следующие документы:

• трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде) или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р), если у сотрудника электронная трудовая;
• расчетный листок;
• сведения персонифицированного учета (из ЕФС-1);
• копию раздела 3 из РСВ;
• справку 2-НДФЛ.

Если сотруднику требуются иные документы (например, копии приказов или справка о зарплате за прошлые годы), он должен написать отдельное заявление. 

Шаг 4. Возьмите расписку о получении документов (необязательно, но крайне желательно)

Расписка — это ваша подстраховка. Сотрудник собственноручно пишет, что все документы в день увольнения он получил, претензий не имеет. Этот документ помогает избежать споров с работником.

Законодательство не устанавливает единой формы расписки. Обычно отдел кадров разрабатывает собственные бланки. 

Олеся Ковач

руководитель отдела кадров «Информаудитсервис»

Автор

Обратите внимание! Расписка оформляется строго в день увольнения. Нельзя подписывать её позже, когда трудовой договор уже расторгнут.

В последний день компания обязана выдать сотруднику следующие документы:

1. Трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде) или «Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р)» (если у сотрудника электронная трудовая).
2. Расчетный листок.
3. Сведения персонифицированного учета (из ЕФС-1).
4. Копию раздела 3 из РСВ.
5. Справку 2-НДФЛ.

Все эти документы являются обязательными при увольнении, и отдельное заявление на их получение не нужно. Если увольняющийся хочет получить дополнительные (сверх указанных выше) документы, то они выдаются только на основании заявления.

Шаг 4. Оформите приказ об увольнении

Приказ — финальный документ, который запускает расчет и закрывает трудовые отношения.

Варианты:

• Использовать унифицированную форму Т-8 (или Т-8а, если увольняется группа сотрудников).
• Использовать бланк, разработанный самостоятельно.

Олеся Ковач

руководитель отдела кадров «Информаудитсервис»

Автор

Мой совет: выбирайте форму Т-8. Она привычна проверяющим и не вызывает лишних вопросов при проверках.

Шаг 5. Внесите запись в бумажную трудовую книжку 

С внесением записи в трудовую книжку спешить не стоит. У работника есть право передумать и отозвать заявление, поэтому я рекомендую делать это в последнюю очередь — непосредственно перед выдачей документов сотруднику.

Шаг 6. Финальная проверка: что нужно сделать до увольнения

Перед тем как отдать документы и попрощаться, проверьте личное дело сотрудника. В нем должны быть подписаны:

• трудовой договор;
• дополнительные соглашения;
• все приказы, с которыми сотрудник был ознакомлен за время работы.

Если каких-то бумаг не хватает — восстановите их до даты увольнения.

Главное, что нужно запомнить

• Заявление должно содержать фразу «по собственному желанию» и конкретную дату.
• Обходной лист и расписка — ваша защита, хотя закон их и не требует.
• Приказ Т-8 — самый безопасный вариант оформления.
• Трудовая книжка заполняется в последний момент, чтобы учесть возможность отзыва заявления.
• Обязательные документы (2-НДФЛ, СТД-Р, расчетный листок) выдаются без дополнительного заявления.