«Нулевой баланс» в соцсетях:   ФБ   ВК   ОК   ИНСТ

Как правильно вести личные дела в кадрах

03.10.2019 10:50  
Зарплата и кадры, Статьи

 

ЧТО? Проблема. Ситуация. Задачи.

Личные дела в коммерческих организациях заводить вовсе не обязательно, и всё же лучше открыть досье на каждого сотрудника, поскольку хранить его документы в одной папке довольно удобно. Но вот как правильно вести личное дело человека в течение трудовой деятельности, и когда именно нужно отправлять собранное досье в архив – у некоторых кадровиков иногда возникают вопросы. 

 

КАК? Анализ. Стратегии. Решения.

Кадровику компании нужно заранее определить список документов, которые должны храниться в личных делах, иначе за нарушение требований по защите персональных данных положен крупный штраф – до 50 тыс. руб., ведь хранение некоторых документов в личной папке запрещено. Пока сотрудники работают в компании полезно проводить ревизию личных дел ежегодно или раз в квартал, а при увольнении досье нужно закрыть. 

 

Как заводится отдельная папка на каждого сотрудника

Личное дело нужно открывать в момент принятия сотрудника в штат для удобства хранения документов в одном месте, ведь ему в любое время может потребоваться и копия трудового договора, и выписка из приказа, и другие бумаги. Нужный документ легко находится в одной папке, и не нужно засвечивать личные данные его коллег. На обложке папки-скоросшивателя ставится № и дата начала личного дела, пишется название организации и структурное подразделение, где будет работать сотрудник. При этом сразу составляется внутренняя опись подшитых документов, а потом туда вносятся реквизиты новых. На каждый внесённый документ нужно обязательно ставить подпись (п. 4.20, 4.22, 4.30 Правил, утв. приказом Минкультуры № 526).   

 

Какие документы можно хранить в личном деле

Точного перечня документов, которые должны быть в досье не существует. А потому для подстраховки лучше определить список в местном акте компании, к примеру, это может быть Положение о порядке ведения личных дел сотрудников. Обычно в папке хранятся кадровые бумаги: анкета, характеристика, трудовой договор, должностная инструкция и прочее. В личное дело можно подшить и приказы начальства, и заявления сотрудника. При этом кроме досье обязательно нужно заводить и личную карточку (п. 12 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225), иначе Трудовая инспекция может выписать штраф на 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Если в папке оказались копии личных документов сотрудника «на всякий случай», и эти бумаги не связаны непосредственно с работой, инспекторы Роскомнадзора вправе оштрафовать компанию также на 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 13.11 КоАП). 

 

Хранить в личном деле запрещено: автобиографию, копии паспорта, диплома об образовании, военного билета, водительских прав, свидетельства о браке, СНИЛСа и свидетельства о получении ИНН.


Сотрудник вправе заглянуть в своё досье и получить копию нужного документа или выписку в кадрах по письменному заявлению.  

 

Как закрыть личное дело и передать в архив

Когда сотрудник покидает компанию, в досье вносится последний документ – копия приказа об увольнении. Потом к делу прикрепляется лист-заверитель с числом листов, а папка переплетается в твёрдую обложку с указанием даты окончания дела и общим количеством листов (п. 4.21 Правил, утв. приказом Минкультуры № 526). Закрытое личное дело с надписью срока хранения передают в архив: в общем случае досье нужно хранить 50 лет, но если дело старое (закончилось до 1 января 2003 года), тогда срок хранения увеличивается до 75 лет. При этом личное дело директора компании хранится бессрочно (ст. 656 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). При ликвидации организации документы с неистекшим сроком хранения (личные дела тоже) нужно сдавать в федеральный или муниципальный архив. Если бывшему сотруднику компании нужно подтвердить свой профессиональный стаж, к примеру, при оформлении пенсии, в архиве можно получить справку. Штрафные санкции за нарушение порядка ведения личных дел не предусмотрены, но если нарушены сроки хранения, могут оштрафовать на 500 руб. (ст. 13.20 КоАП).

Метки данного материала:

Другие материалы рубрики «Зарплата и кадры»
Работодателям запрещено оставлять трудовые сотрудников в кадрах
На сайте Роструда можно ознакомиться с напоминанием инспекторов: трудовых книжек в личных делах сотрудников не должно быть, иначе компанию могут оштрафовать.   Когда человек устраивается на работу, он предъявляет отделу кадров пакет нужных документов: обязательный перечень состоит из паспорта, ...
Новая обязанность работодателей перед ПФР
С 1 января 2020 года у кадровиков появится ещё одна забота — руководители компаний должны будут предоставлять в Пенсионный фонд подробные данные о своих сотрудниках. Соответствующий законопроект Кабмина Госдума принимает уже на осенней сессии (№ 748744-7) В пенсионный лицевой счёт каждого ...
Компаниям разрешат наказывать курящих сотрудников рублём
Минздрав поместил на своём сайте программу «Укрепление здоровья работающих», где работодателям рекомендуют ввести штрафные санкции против курильщиков во время работы. Заодно чиновники от медицины советуют проверять сотрудников компаний на алкоголь. Какой может быть система штрафов и ...
Последние материалы на сайте
Ипотека для индивидуальных предпринимателей
Ипотека для индивидуального предпринимателя: на что обращает внимание банк.
В отличие от простых физиков «индивидуалам» заполучить ипотечный кредит на жильё или коммерческую недвижимость бывает значительно труднее, поскольку банки вовсе не спешат выдавать нужную сумму именно ИП по вполне понятным причинам. Реальную платёжеспособность и постоянные доходы индивидуальных ...
Какие качества необходимы предпринимателю для ведения бизнеса
Несмотря на довольно сложную экономическую обстановку в стране и постоянные изменения в правилах игры (особенно в налогообложении), предприниматели продолжают упорно открывать своё дело. И причина даже не в престижности, просто немало россиян по-прежнему не хотят работать на «дядю», получать ...
Варианты организации бухучёта в ООО
  Налоговая оптимизация достигается с помощью создания группы дочерних фирм – это т.н. «дробление бизнеса» в компании на законных основаниях для серьёзной экономии на налоговых платежах. После обоснованного перехода на работу с «дочками» преимущества будут очевидны:       — превышения ...
 Разработка сайта: сервис «Сайтомонтаж»