«Нулевой баланс» в соцсетях:   ФБ   ВК   ОК   ИНСТ

Как правильно вести личные дела в кадрах

03.10.2019 10:50  
Зарплата и кадры, Статьи

 

ЧТО? Проблема. Ситуация. Задачи.

Личные дела в коммерческих организациях заводить вовсе не обязательно, и всё же лучше открыть досье на каждого сотрудника, поскольку хранить его документы в одной папке довольно удобно. Но вот как правильно вести личное дело человека в течение трудовой деятельности, и когда именно нужно отправлять собранное досье в архив – у некоторых кадровиков иногда возникают вопросы. 

 

КАК? Анализ. Стратегии. Решения.

Кадровику компании нужно заранее определить список документов, которые должны храниться в личных делах, иначе за нарушение требований по защите персональных данных положен крупный штраф – до 50 тыс. руб., ведь хранение некоторых документов в личной папке запрещено. Пока сотрудники работают в компании полезно проводить ревизию личных дел ежегодно или раз в квартал, а при увольнении досье нужно закрыть. 

 

Как заводится отдельная папка на каждого сотрудника

Личное дело нужно открывать в момент принятия сотрудника в штат для удобства хранения документов в одном месте, ведь ему в любое время может потребоваться и копия трудового договора, и выписка из приказа, и другие бумаги. Нужный документ легко находится в одной папке, и не нужно засвечивать личные данные его коллег. На обложке папки-скоросшивателя ставится № и дата начала личного дела, пишется название организации и структурное подразделение, где будет работать сотрудник. При этом сразу составляется внутренняя опись подшитых документов, а потом туда вносятся реквизиты новых. На каждый внесённый документ нужно обязательно ставить подпись (п. 4.20, 4.22, 4.30 Правил, утв. приказом Минкультуры № 526).   

 

Какие документы можно хранить в личном деле

Точного перечня документов, которые должны быть в досье не существует. А потому для подстраховки лучше определить список в местном акте компании, к примеру, это может быть Положение о порядке ведения личных дел сотрудников. Обычно в папке хранятся кадровые бумаги: анкета, характеристика, трудовой договор, должностная инструкция и прочее. В личное дело можно подшить и приказы начальства, и заявления сотрудника. При этом кроме досье обязательно нужно заводить и личную карточку (п. 12 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225), иначе Трудовая инспекция может выписать штраф на 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Если в папке оказались копии личных документов сотрудника «на всякий случай», и эти бумаги не связаны непосредственно с работой, инспекторы Роскомнадзора вправе оштрафовать компанию также на 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 13.11 КоАП). 

 

Хранить в личном деле запрещено: автобиографию, копии паспорта, диплома об образовании, военного билета, водительских прав, свидетельства о браке, СНИЛСа и свидетельства о получении ИНН.


Сотрудник вправе заглянуть в своё досье и получить копию нужного документа или выписку в кадрах по письменному заявлению.  

 

Как закрыть личное дело и передать в архив

Когда сотрудник покидает компанию, в досье вносится последний документ – копия приказа об увольнении. Потом к делу прикрепляется лист-заверитель с числом листов, а папка переплетается в твёрдую обложку с указанием даты окончания дела и общим количеством листов (п. 4.21 Правил, утв. приказом Минкультуры № 526). Закрытое личное дело с надписью срока хранения передают в архив: в общем случае досье нужно хранить 50 лет, но если дело старое (закончилось до 1 января 2003 года), тогда срок хранения увеличивается до 75 лет. При этом личное дело директора компании хранится бессрочно (ст. 656 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). При ликвидации организации документы с неистекшим сроком хранения (личные дела тоже) нужно сдавать в федеральный или муниципальный архив. Если бывшему сотруднику компании нужно подтвердить свой профессиональный стаж, к примеру, при оформлении пенсии, в архиве можно получить справку. Штрафные санкции за нарушение порядка ведения личных дел не предусмотрены, но если нарушены сроки хранения, могут оштрафовать на 500 руб. (ст. 13.20 КоАП).

Метки данного материала:

Другие материалы рубрики «Зарплата и кадры»
10 пунктов об управлении расходами
Что такое Косткиллинг? В двух словах, «Косткиллинг» — это «управление расходами», а в трёх — это «ГРАМОТНОЕ управление расходами». Мышление Косткиллера крайне сильно отличается от мышления «оптимизаторов», «эффективных менеджеров» и ...
13-priznakov-chto-klyuchevoj-rabotnik-vskore-mozhet-uvolitsya
13 признаков, что ключевой работник вскоре может уволиться
Во всем мире текучесть кадров является серьезной проблемой работодателей и, конечно, на то есть масса уважительных причин: это стресс, найти новых сотрудников дорого и требует много времени. Тем не менее, если до этого дошло, то стоит попытаться минимизировать ущерб и сохранить ключевых ...
расчет зп по новым правилам
С 1 января зарплата работников рассчитывается по новым правилам
С нового года в стране установлен федеральный МРОТ в размере 12 130 руб., а значит новая минималка должна автоматически повлиять на расчёт не только зарплат, отпускных, но и различных социальных пособий (закон от 27.12.2019 г. № 463-ФЗ).   По Трудовому кодексу зарплата не может быть меньше ...
Последние материалы на сайте
Как управлять удаленными сотрудниками
Руководитель не решается переводить сотрудников на удаленную работу, потому что не знает, как правильно ставить задачи и мотивировать персонал без четкого контроля. Когда сотрудники в офисе, контролировать их деятельность легче. Но стоит ли? Ведь ценные кадры отличаются не покорностью в следствие ...
Сколько зарабатывают профессиональные и начинающие фотографы
История появления фотографии ведёт нас в далёкий 1839 год. Именно тогда российский учёный Гамель И.Х. прибыл в Англию, чтобы овладеть калотипией – самым первым фотопроцессом, где использовалась бумага с нанесённым на её поверхность йодидом серебра. Тогда же он отправил в Петербург первые ...
Бизнес в Литве и его особенности
Свое дело в Литве является лучшей возможностью начать свое дело в пределах Евросоюза. Литва – одна из ближайших европейских к пространству СНГ стран. Среди прибалтийских стран она предлагает самые упрощенные условия, а стабильно развивающаяся экономика позволит выгодно инвестировать средства. ...
 Разработка сайта: сервис «Сайтомонтаж»