Как правильно вести личные дела в кадрах

03.10.2019 10:50  
Зарплата и кадры, Статьи

Как заводится отдельная папка на каждого сотрудника

Личное дело нужно открывать в момент принятия сотрудника в штат для удобства хранения документов в одном месте, ведь ему в любое время может потребоваться и копия трудового договора, и выписка из приказа, и другие бумаги. Нужный документ легко находится в одной папке, и не нужно засвечивать личные данные его коллег. На обложке папки-скоросшивателя ставится № и дата начала личного дела, пишется название организации и структурное подразделение, где будет работать сотрудник. При этом сразу составляется внутренняя опись подшитых документов, а потом туда вносятся реквизиты новых. На каждый внесённый документ нужно обязательно ставить подпись (п. 4.20, 4.22, 4.30 Правил, утв. приказом Минкультуры № 526).   

Какие документы можно хранить в личном деле

Точного перечня документов, которые должны быть в досье не существует. А потому для подстраховки лучше определить список в местном акте компании, к примеру, это может быть Положение о порядке ведения личных дел сотрудников. Обычно в папке хранятся кадровые бумаги: анкета, характеристика, трудовой договор, должностная инструкция и прочее. В личное дело можно подшить и приказы начальства, и заявления сотрудника. При этом кроме досье обязательно нужно заводить и личную карточку (п. 12 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225), иначе Трудовая инспекция может выписать штраф на 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Если в папке оказались копии личных документов сотрудника «на всякий случай», и эти бумаги не связаны непосредственно с работой, инспекторы Роскомнадзора вправе оштрафовать компанию также на 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 13.11 КоАП). 

Сотрудник вправе заглянуть в своё досье и получить копию нужного документа или выписку в кадрах по письменному заявлению.  

Как закрыть личное дело и передать в архив

Когда сотрудник покидает компанию, в досье вносится последний документ – копия приказа об увольнении. Потом к делу прикрепляется лист-заверитель с числом листов, а папка переплетается в твёрдую обложку с указанием даты окончания дела и общим количеством листов (п. 4.21 Правил, утв. приказом Минкультуры № 526). Закрытое личное дело с надписью срока хранения передают в архив: в общем случае досье нужно хранить 50 лет, но если дело старое (закончилось до 1 января 2003 года), тогда срок хранения увеличивается до 75 лет. При этом личное дело директора компании хранится бессрочно (ст. 656 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). При ликвидации организации документы с неистекшим сроком хранения (личные дела тоже) нужно сдавать в федеральный или муниципальный архив. Если бывшему сотруднику компании нужно подтвердить свой профессиональный стаж, к примеру, при оформлении пенсии, в архиве можно получить справку. Штрафные санкции за нарушение порядка ведения личных дел не предусмотрены, но если нарушены сроки хранения, могут оштрафовать на 500 руб. (ст. 13.20 КоАП).

Метки данного материала:

• персонал
• снилс
• сотрудники