«Нулевой баланс» в соцсетях:   ФБ   ВК   ОК   ИНСТ

Как правильно вести личные дела в кадрах

03.10.2019 10:50  
Зарплата и кадры, Статьи

 

ЧТО? Проблема. Ситуация. Задачи.

Личные дела в коммерческих организациях заводить вовсе не обязательно, и всё же лучше открыть досье на каждого сотрудника, поскольку хранить его документы в одной папке довольно удобно. Но вот как правильно вести личное дело человека в течение трудовой деятельности, и когда именно нужно отправлять собранное досье в архив – у некоторых кадровиков иногда возникают вопросы. 

 

КАК? Анализ. Стратегии. Решения.

Кадровику компании нужно заранее определить список документов, которые должны храниться в личных делах, иначе за нарушение требований по защите персональных данных положен крупный штраф – до 50 тыс. руб., ведь хранение некоторых документов в личной папке запрещено. Пока сотрудники работают в компании полезно проводить ревизию личных дел ежегодно или раз в квартал, а при увольнении досье нужно закрыть. 

 

Как заводится отдельная папка на каждого сотрудника

Личное дело нужно открывать в момент принятия сотрудника в штат для удобства хранения документов в одном месте, ведь ему в любое время может потребоваться и копия трудового договора, и выписка из приказа, и другие бумаги. Нужный документ легко находится в одной папке, и не нужно засвечивать личные данные его коллег. На обложке папки-скоросшивателя ставится № и дата начала личного дела, пишется название организации и структурное подразделение, где будет работать сотрудник. При этом сразу составляется внутренняя опись подшитых документов, а потом туда вносятся реквизиты новых. На каждый внесённый документ нужно обязательно ставить подпись (п. 4.20, 4.22, 4.30 Правил, утв. приказом Минкультуры № 526).   

 

Какие документы можно хранить в личном деле

Точного перечня документов, которые должны быть в досье не существует. А потому для подстраховки лучше определить список в местном акте компании, к примеру, это может быть Положение о порядке ведения личных дел сотрудников. Обычно в папке хранятся кадровые бумаги: анкета, характеристика, трудовой договор, должностная инструкция и прочее. В личное дело можно подшить и приказы начальства, и заявления сотрудника. При этом кроме досье обязательно нужно заводить и личную карточку (п. 12 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225), иначе Трудовая инспекция может выписать штраф на 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Если в папке оказались копии личных документов сотрудника «на всякий случай», и эти бумаги не связаны непосредственно с работой, инспекторы Роскомнадзора вправе оштрафовать компанию также на 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 13.11 КоАП). 

 

Хранить в личном деле запрещено: автобиографию, копии паспорта, диплома об образовании, военного билета, водительских прав, свидетельства о браке, СНИЛСа и свидетельства о получении ИНН.


Сотрудник вправе заглянуть в своё досье и получить копию нужного документа или выписку в кадрах по письменному заявлению.  

 

Как закрыть личное дело и передать в архив

Когда сотрудник покидает компанию, в досье вносится последний документ – копия приказа об увольнении. Потом к делу прикрепляется лист-заверитель с числом листов, а папка переплетается в твёрдую обложку с указанием даты окончания дела и общим количеством листов (п. 4.21 Правил, утв. приказом Минкультуры № 526). Закрытое личное дело с надписью срока хранения передают в архив: в общем случае досье нужно хранить 50 лет, но если дело старое (закончилось до 1 января 2003 года), тогда срок хранения увеличивается до 75 лет. При этом личное дело директора компании хранится бессрочно (ст. 656 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). При ликвидации организации документы с неистекшим сроком хранения (личные дела тоже) нужно сдавать в федеральный или муниципальный архив. Если бывшему сотруднику компании нужно подтвердить свой профессиональный стаж, к примеру, при оформлении пенсии, в архиве можно получить справку. Штрафные санкции за нарушение порядка ведения личных дел не предусмотрены, но если нарушены сроки хранения, могут оштрафовать на 500 руб. (ст. 13.20 КоАП).

Метки данного материала:

Другие материалы рубрики «Зарплата и кадры»
13-priznakov-chto-klyuchevoj-rabotnik-vskore-mozhet-uvolitsya
13 признаков, что ключевой работник вскоре может уволиться
Во всем мире текучесть кадров является серьезной проблемой работодателей и, конечно, на то есть масса уважительных причин: это стресс, найти новых сотрудников дорого и требует много времени. Тем не менее, если до этого дошло, то стоит попытаться минимизировать ущерб и сохранить ключевых ...
расчет зп по новым правилам
С 1 января зарплата работников рассчитывается по новым правилам
С нового года в стране установлен федеральный МРОТ в размере 12 130 руб., а значит новая минималка должна автоматически повлиять на расчёт не только зарплат, отпускных, но и различных социальных пособий (закон от 27.12.2019 г. № 463-ФЗ).   По Трудовому кодексу зарплата не может быть меньше ...
Недоимка по НДФЛ
С Нового года работодатель доплатит недоимку по НДФЛ из своего кармана
ФНС получила новые инструменты в борьбе с «серыми» зарплатами: теперь с ИП и организаций налоговики будут требовать уплаты подоходного за сотрудников из своих средств (Закон от 29.09.2019 г. № 325-ФЗ). Если инспекторы обнаружат выплату зарплат «в конвертах», НДФЛ будут взимать с компании, а не с ...
Последние материалы на сайте
biznes-v-chekhii
Бизнес в Чехии
Развивать свое дело в Чехии стало еще более доступным за последнее десятилетие. Страна отличается развивающейся и стабильной экономикой, лояльной налоговой политикой и развитым частным сектором. Как начать бизнес в Чехии Оформление компании займет не более 2-3 недель. Оформленный пакет документов ...
Ликвидация юридических лиц: интервью с Денисом Таранухой
Добровольная ликвидация юридических лиц – основное, но не единственное направление деятельности 45-летнего индивидуального предпринимателя Дениса Тарануха. Частной практикой в Москве он занимается с 2017 года, до этого работал арбитражным управляющим в Белоруссии. Два диплома высшего образования ...
СН-Текстиль: все о постельных принадлежностях
Эпидемия коронавируса и продукция «СН-Текстиль» (ИФФ-Текстиль) кажутся почти несовместимыми. Речь-то идёт об оптовых поставках постельных принадлежностей, а здесь компания — одна из наиболее успешных на российском рынке.   — Постельные принадлежности — подушки, одеяла нужны ...
 Разработка сайта: сервис «Сайтомонтаж»