«Нулевой баланс» в соцсетях:   ФБ   ВК   ОК   ИНСТ

Как правильно вести личные дела в кадрах

03.10.2019 10:50  
Зарплата и кадры, Статьи

 

ЧТО? Проблема. Ситуация. Задачи.

Личные дела в коммерческих организациях заводить вовсе не обязательно, и всё же лучше открыть досье на каждого сотрудника, поскольку хранить его документы в одной папке довольно удобно. Но вот как правильно вести личное дело человека в течение трудовой деятельности, и когда именно нужно отправлять собранное досье в архив – у некоторых кадровиков иногда возникают вопросы. 

 

КАК? Анализ. Стратегии. Решения.

Кадровику компании нужно заранее определить список документов, которые должны храниться в личных делах, иначе за нарушение требований по защите персональных данных положен крупный штраф – до 50 тыс. руб., ведь хранение некоторых документов в личной папке запрещено. Пока сотрудники работают в компании полезно проводить ревизию личных дел ежегодно или раз в квартал, а при увольнении досье нужно закрыть. 

 

Как заводится отдельная папка на каждого сотрудника

Личное дело нужно открывать в момент принятия сотрудника в штат для удобства хранения документов в одном месте, ведь ему в любое время может потребоваться и копия трудового договора, и выписка из приказа, и другие бумаги. Нужный документ легко находится в одной папке, и не нужно засвечивать личные данные его коллег. На обложке папки-скоросшивателя ставится № и дата начала личного дела, пишется название организации и структурное подразделение, где будет работать сотрудник. При этом сразу составляется внутренняя опись подшитых документов, а потом туда вносятся реквизиты новых. На каждый внесённый документ нужно обязательно ставить подпись (п. 4.20, 4.22, 4.30 Правил, утв. приказом Минкультуры № 526).   

 

Какие документы можно хранить в личном деле

Точного перечня документов, которые должны быть в досье не существует. А потому для подстраховки лучше определить список в местном акте компании, к примеру, это может быть Положение о порядке ведения личных дел сотрудников. Обычно в папке хранятся кадровые бумаги: анкета, характеристика, трудовой договор, должностная инструкция и прочее. В личное дело можно подшить и приказы начальства, и заявления сотрудника. При этом кроме досье обязательно нужно заводить и личную карточку (п. 12 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225), иначе Трудовая инспекция может выписать штраф на 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Если в папке оказались копии личных документов сотрудника «на всякий случай», и эти бумаги не связаны непосредственно с работой, инспекторы Роскомнадзора вправе оштрафовать компанию также на 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 13.11 КоАП). 

 

Хранить в личном деле запрещено: автобиографию, копии паспорта, диплома об образовании, военного билета, водительских прав, свидетельства о браке, СНИЛСа и свидетельства о получении ИНН.


Сотрудник вправе заглянуть в своё досье и получить копию нужного документа или выписку в кадрах по письменному заявлению.  

 

Как закрыть личное дело и передать в архив

Когда сотрудник покидает компанию, в досье вносится последний документ – копия приказа об увольнении. Потом к делу прикрепляется лист-заверитель с числом листов, а папка переплетается в твёрдую обложку с указанием даты окончания дела и общим количеством листов (п. 4.21 Правил, утв. приказом Минкультуры № 526). Закрытое личное дело с надписью срока хранения передают в архив: в общем случае досье нужно хранить 50 лет, но если дело старое (закончилось до 1 января 2003 года), тогда срок хранения увеличивается до 75 лет. При этом личное дело директора компании хранится бессрочно (ст. 656 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). При ликвидации организации документы с неистекшим сроком хранения (личные дела тоже) нужно сдавать в федеральный или муниципальный архив. Если бывшему сотруднику компании нужно подтвердить свой профессиональный стаж, к примеру, при оформлении пенсии, в архиве можно получить справку. Штрафные санкции за нарушение порядка ведения личных дел не предусмотрены, но если нарушены сроки хранения, могут оштрафовать на 500 руб. (ст. 13.20 КоАП).

Метки данного материала:

Другие материалы рубрики «Зарплата и кадры»
Zarplatnye dolgi budut vozvrashchat' bez suda
Зарплатные долги будут возвращать без суда
Госдума намерена окончательно одобрить правительственный законопроект № 755318-7 о принудительном списании с работодателей долгов по зарплате. По данным Росстата задолженности по зарплате в стране составляют на 1 сентября текущего года уже более 2,5 млрд руб.   Работники смогут взыскать с ...
Работодателям запрещено оставлять трудовые сотрудников в кадрах
На сайте Роструда можно ознакомиться с напоминанием инспекторов: трудовых книжек в личных делах сотрудников не должно быть, иначе компанию могут оштрафовать.   Когда человек устраивается на работу, он предъявляет отделу кадров пакет нужных документов: обязательный перечень состоит из паспорта, ...
Новая обязанность работодателей перед ПФР
С 1 января 2020 года у кадровиков появится ещё одна забота — руководители компаний должны будут предоставлять в Пенсионный фонд подробные данные о своих сотрудниках. Соответствующий законопроект Кабмина Госдума принимает уже на осенней сессии (№ 748744-7) В пенсионный лицевой счёт каждого ...
Последние материалы на сайте
Stil' zhizni frilansera
Стиль жизни фрилансера или как путешествовать, совмещая с работой
Как не быть привязанным к рабочему месту в офисе, жить, путешествуя по всему миру? Как стать финансово независимым? Как зарабатывать, совмещая работу с путешествиями? Многие из тех, кто работает каждый день в офисе, мечтают присоединиться к новому стилю жизни двадцать первого века. Многие мечтают ...
Sudebnye-pristavy-budut-rassylat'-SMS
Судебные приставы будут рассылать SMS
С 1 января нового года приставы будут присылать на мобильные телефоны «физиков» SMS о ходе исполнительного производства, а организациям – письма по электронке (закон от 12.11.2019 г. № 375-ФЗ). Сейчас приставы обязаны информировать граждан о ходе исполнительного производства, но на самом деле ...
FNS-PREDSTAVILA-STATISTIKU-O-SAMOZANYATYH
ФНС представила любопытную статистику о самозанятых
По предварительным прогнозам Минэкономразвития к концу этого года зарегистрированных плательщиков НПД должно быть 200 тыс. человек. Однако, по свежим данным ФНС на 21 ноября в пилотных регионах, где проводится эксперимент, уже зарегистрировалось более 284 тыс. самозанятых.    При этом ...
 Разработка сайта: сервис «Сайтомонтаж»