Копия трудовой

31.01.2019 18:00  
Статьи, Зарплата и кадры

ЧТО? Проблема. Ситуация. Задачи.

В 2019 году копии Трудовой книжки будут заверяться в кадрах по новым правилам. Для чего и в каких случаях требуются копии книжки? Какие новые записи должны быть в документе? Какие типичные ошибки при оформлении копии недопустимы?

КАК? Анализ. Стратегии. Решения.

С 1 июля 2018 года начали действовать новые правила оформления копий трудовой. К этой процедуре в отделе кадров нужно отнестись с полным вниманием, поскольку из-за возможных допущенных ошибок у работника ИП или ООО могут возникнуть серьёзные проблемы при предъявлении копии в разные инстанции.

Обычно работники без преувеличения называют Трудовую книжку главным и даже бесценным документом в своей трудовой биографии. Именно в этом единственном официальном документе кроме карьерного роста и квалификации, подтверждается рабочий стаж, тяжёлые и вредные условия для получения обычной и льготной пенсий. По давно действующим правилам трудовая на руки не выдаётся и постоянно хранится в отделе кадров работодателя, где сотрудник под контролем кадровика может лишь посмотреть очередную запись в книжке: новую должность, поощрения, выговоры с занесением и т.п.

Какие организации могут затребовать копию трудовой

При решении вопроса о выдаче кредита копия книжки нужна банкам для проверки благонадёжности заёмщика, когда нужно подтвердить справку о годовой зарплате, убедиться в постоянстве места работы и т.п. («Летунам» и хроническим перебежчикам с места на место доверия обычно нет). Запросить копию трудовой может и кадровое агентство, когда соискатель ищет новую работу, продолжая оставаться на прежней. Если россиянин решил уехать на работу за рубеж, копия потребуется в отделе ФМС при оформлении визы.

ВАЖНО: Копия трудовой книжки действительна только месяц, заверенная копия у нотариуса – до даты внесения в трудовую очередной записи.

Какие изменения начали действовать с 1 июля 2018 года в правилах оформления копии

Изменения обязательны для всех предприятий малого бизнеса, независимо от их статуса. Сегодня получатель копии может проверить достоверность документа и реальное существование выдавшей его организации, хотя старые требования остались:

– разворот трудовой копируется с первой страницы до последней с обязательной подписью и данными исполнителя;

– листки копии должны быть прошиты нитками;

– конец нитки заклеивается бумажной этикеткой, на которой указано количество заверенных по отдельности страниц, стоит подпись исполнителя и дата;

– копия заверяется печатью, которая ставится на этикетку и захватывает основной лист.

Теперь по новым правилам кадровики должны будут вписывать на копии дополнительные данные о том, что подлинник документа находится в такой-то организации (полное наименование) в деле №***, а сотрудник продолжает работать в указанной организации. Заверяющая подпись ответственных лиц на копии с датой должна быть обязательно расшифрована. Руководители ООО или ИП вправе не заводить личные дела сотрудников, поэтому в записи указываются только название компании или ИНН предпринимателя. Причём эти данные могут прописываться ниже или выше заверяющей подписи руководителя предприятия, начальника отдела кадров или бухгалтера, но печать должна захватывать нижнюю строку записи.

Какие типичные ошибки допускают кадры при оформлении копий оригинала

Как правило допущенная ошибка может принести работнику в будущем немало совсем неожиданных неприятностей, особенно при переходе на другую ответственную работу или при оформлении пенсии. Неправильное указание квалификации, сроков работы или официального названия предприятия, которое не соответствует печати, могут привести к потере в зарплате или в начислении пенсии. К примеру, кадры на новом месте не смогут восстановить реальный стаж и должность из-за проблем с архивами. Бывает, какая-нибудь фирма, где работал сотрудник (особенно в хаотичных 90-х годах) давно лопнула, а в сохранившихся документах записаны неверные данные или ещё хуже – они просто утеряны. Кстати, именно по этой причине – невольное сокращение реального стажа работы – пенсионеры теряют при начислении пенсии. Есть и другие недопустимые ошибки небрежных кадровиков:

– поставленная печать не позволяет прочесть текст в этом месте или наоборот – проштампована на свободном поле, а не на заверяемом тексте;

– не на всех страницах стоят нужные подписи исполнителя с заверяющей печатью, когда обязательно требуется указание должности, подпись, расшифровка и дата;

– в копии не указано, что подлинник документа находится в такой-то организации (полное наименование) в деле №***, а сотрудник продолжает работать в указанной организации.

Метки данного материала:

• зарплата
• кадры
• тк