Передача трудовой книжки представителю — как оформить запись

Ситуации, когда трудовую книжку сотрудника приходится передавать не самому владельцу, а его представителю, встречаются чаще, чем кажется. Роструд пояснил, как правильно фиксировать такие действия в книге учёта движения трудовых книжек, чтобы избежать вопросов от проверяющих органов.

Напомним: в журнале фиксируются все факты приёма и выдачи трудовых книжек, обязательно указываются их серия и номер. Это правило действует независимо от того, кому именно выдается документ.

Если трудовую книжку получает представитель, действующий на основании нотариальной доверенности, запись можно оформить так: «Выдана официальному представителю работника на основании нотариальной доверенности». Такая формулировка проста, понятна и исключает двусмысленное толкование.

При этом важно проверить подлинность доверенности и сохранить копию в кадровых документах. Это обезопасит работодателя в случае последующих разбирательств.

Не стоит забывать и о смежных вопросах. Например: как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, или каким образом правильно составить расписку о её получении. Эти нюансы тоже требуют внимания, ведь ошибка в кадровом документообороте оборачивается не только бюрократическими сложностями, но и рисками штрафов.

Совет предпринимателям: выработайте единые формулировки и инструкции для кадровиков по учёту трудовых книжек. Чёткая регламентация избавит компанию от случайных ошибок и претензий со стороны инспекций.