Что делать, если у нового сотрудника нет трудовой книжки?
Еще
162

Что делать, если у нового сотрудника нет трудовой книжки?

19.12.2025 11:35  
Новости, Внедряем IT, Зарплата и кадры, Управление бизнесом

Сотрудник пришел без трудовой – это не повод стопорить оформление и точно не причина для отказа. Нужен спокойный алгоритм: выясняем формат учета, берем нужные заявления, ставим контрольные сроки и не допускаем “устных” записей.

Сначала уточняем – бумага или электронные сведения

Выбор между бумажной книжкой и электронным учетом многие работники делали до конца 2020 года. Если у сотрудника электронный формат, попросите сведения о трудовой деятельности: их можно получить у предыдущего работодателя, через Госуслуги или в МФЦ. Так вы увидите даты приема и увольнения, должности и основания – и спокойно оформите человека без лишней нервозности.

Если была бумажная, но ее нет

Фраза “потерял” или “не могу найти” не должна превращаться в хаос. Берем заявление работника с причиной отсутствия книжки и запускаем оформление дубликата у нового работодателя. В дубликат вносятся сведения о стаже и работе только по подтверждающим документам – справкам, приказам, выпискам. Заполнять “со слов” опасно: потом это бьет по стажу, больничным, отпускным и спорным увольнениям.

Если сотрудник устраивается впервые

Для тех, кто впервые вышел на работу после конца 2020 года, бумажную трудовую уже не заводят – учет идет только электронно. Если человек уверяет, что стажа нет, его можно оформить как впервые трудоустроенного. Но прагматичнее все равно попросить выписку о трудовой деятельности: иногда “первый раз” оказывается не первым, и проблема всплывает на отчетности или при проверке.

Что сделать сейчас: добавьте в чек-лист приема правило – если трудовой нет, кадровик фиксирует формат (бумага или электронная), запрашивает сведения о трудовой деятельности, а при утрате бумаги берет заявление и ставит внутренний контрольный срок на оформление дубликата. Это защищает от ошибок по стажу и лишних споров.

Цифровизация ФНС и налоги: экономия на сопровождении

ФНС делает ставку на автоматизацию — бизнес действительно может тратить меньше на налоговое сопровож...

Эффективные совещания и созвоны без выгорания

Руководители боятся отменять созвоны, будто без них всё рассыплется. Но бывает наоборот: как только ...

Конституционный суд потребовал изменений в Налоговый кодекс

При длящихся лицензиях на ПО, не вошедшее в Единый реестр, с 2021 года НДС обязателен. Конституционн...

Госзакупки: первый уровень электроники в 2026

Если в закупке на электронику из «особого перечня» заявка конкурента целиком из российской продукции...

Еще в рубрике «Зарплата и кадры»
Отчетность для физических лиц, нанимающих иностранцев

Если вы наняли иностранного гражданина для домашнего хозяйства, ремонта или стройки, вы можете стать...

Увольнение сотрудника на испытательном сроке

В новой статье расскажем про Увольнение сотрудника на испытательном сроке...

ФНС разъяснила вопросы взносов при изменении директора и КИО

Даже если компания фактически не работает, вопрос по взносам за руководителя остается острым. Идея з...

Ошибка ОКТМО в РСВ: нужно ли сдавать уточненку

Неверный ОКТМО в расчете по страховым взносам выглядит страшно, но чаще это не налоговый риск. Если ...

Еще в рубрике «Управление бизнесом»
Выдача денег под отчет на карту: правила 2026 года

В 2026 году выдавать подотчетные суммы переводом на карту можно, но важно, чтобы и бухгалтерия, и ба...

ФНС проконсультировала по отсрочке налоговых платежей

Отсрочка и рассрочка по налогам для организаций: как оформить и не сорвать срокиЕсли денег на обязат...

ФНС разъяснила вопросы взносов при изменении директора и КИО

Даже если компания фактически не работает, вопрос по взносам за руководителя остается острым. Идея з...

Когда налоговые органы начнут рассчитывать имущественные налоги сами?

С 2027 года привычная логика меняется: расчеты по имущественным налогам для организаций будет делать...

Выдача денег под отчет на карту: правила 2026 года

В 2026 году выдавать подотчетные суммы переводом на карту можно, но важно, чтобы и бухгалтерия, и ба...

ФНС проконсультировала по отсрочке налоговых платежей

Отсрочка и рассрочка по налогам для организаций: как оформить и не сорвать срокиЕсли денег на обязат...

Онлайн-кассы и НДС 22%: как обновить ККТ и не попасть на штрафы

Обновление ПО онлайн-кассы до конца 2025 года: ФНС дала бизнесу переходный люфт на первый квартал 20...

Когда не платить налог на доходы иностранных фирм

Платим иностранной компании без представительства в России - и можем стать налоговым агентом по нало...

Еще по тегу «кадры»
Депутаты уточняют порядок выбора банка для зарплаты

В Трудовой кодекс предлагают внести уточнение: право выбрать банк для перечисления зарплаты работник...

Суточные в командировках 2026: размеры выплат и правила

Суточные компенсируют личные мелкие расходы в поездке — питание, местный транспорт, непредвиденные т...

Как правильно уплачивать страховые взносы за директора двух компаний

Если директор работает сразу в двух организациях, страховые взносы считают обе. Ключевой принцип - в...

СИЗ и трудовой договор – что обязательно по ТК РФ

СИЗ нужны всегда - но не всегда нужны в тексте трудового договора. Закон оставляет гибкость: обязанн...

Еще по тегу «прием на работу»
Как перевести внешнего совместителя на основное место работы?

Порой бизнес сталкивается с ситуацией, когда внешний совместитель становится необходим постоянно. Ка...

Еще по тегу «трудовая книжка»
Как исправить дату рождения в трудовой книжке

Роструд напомнил правила внесения изменений в трудовые книжки — в частности, если необходимо скоррек...

Передача трудовой книжки представителю — как оформить запись

Ситуации, когда трудовую книжку сотрудника приходится передавать не самому владельцу, а его представ...

Утеря книги учёта трудовых: как оформить всё правильно

Даже самая дисциплинированная компания может столкнуться с небрежным хаосом — например, с утерей кни...

Ошибка в документах: как не лишиться компенсации в суде

Иногда судьба компенсации решается не в кабинете бухгалтера, а в зале суда. Один случай показал это ...

Еще по тегу «электронная трудовая»
Электронная трудовая: как оформить при приёме

Коротко: при найме и выборе ЭТК всё равно фиксируйте приём в бумажной книжке и в книге учёта — это к...

Подписаться
Уведомление о
guest
1 Комментарий
старее
новее большинство голосов
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
Василий

Отсутствие трудовой книжки у нового сотрудника — это действительно не повод для паники. Важно помнить, что с 2020 года многие работники перешли на электронный учет, и у них просто может не быть бумажного аналога. В таком случае, стоит спокойно запросить информацию о его трудовой деятельности через Госуслуги или МФЦ. Это поможет не только ускорить процесс оформления, но и избежать недоразумений в будущем. Если же сотрудник потерял бумажную трудовую, не стоит впадать в хаос. Главное — получить от него заявление с объяснением, а затем начать процесс оформления дубликата. Помните, что заполнять данные “со слов” — рискованно, так как это может повлиять… Подробнее »

Войдите или зарегистрируйтесь, чтобы совершить это действие
×

Редакция «Нулевого Баланса»:

Телефон: +7 (499) 110-08-26

Почта: info@nulevoybalans.ru

 

Политика конфиденциальности

Согласие на использование материалов

Согласие на обработку персональных данных

Мы используем cookie-файлы для наилучшего представления нашего сайта. Продолжая использовать этот сайт, вы соглашаетесь с использованием cookie-файлов.
Принять