Что делать, если у нового сотрудника нет трудовой книжки?
19.12.2025 11:35
Новости, Внедряем IT, Зарплата и кадры, Управление бизнесом
![]()
Сотрудник пришел без трудовой – это не повод стопорить оформление и точно не причина для отказа. Нужен спокойный алгоритм: выясняем формат учета, берем нужные заявления, ставим контрольные сроки и не допускаем “устных” записей.
Сначала уточняем – бумага или электронные сведения
Выбор между бумажной книжкой и электронным учетом многие работники делали до конца 2020 года. Если у сотрудника электронный формат, попросите сведения о трудовой деятельности: их можно получить у предыдущего работодателя, через Госуслуги или в МФЦ. Так вы увидите даты приема и увольнения, должности и основания – и спокойно оформите человека без лишней нервозности.
Если была бумажная, но ее нет
Фраза “потерял” или “не могу найти” не должна превращаться в хаос. Берем заявление работника с причиной отсутствия книжки и запускаем оформление дубликата у нового работодателя. В дубликат вносятся сведения о стаже и работе только по подтверждающим документам – справкам, приказам, выпискам. Заполнять “со слов” опасно: потом это бьет по стажу, больничным, отпускным и спорным увольнениям.
Если сотрудник устраивается впервые
Для тех, кто впервые вышел на работу после конца 2020 года, бумажную трудовую уже не заводят – учет идет только электронно. Если человек уверяет, что стажа нет, его можно оформить как впервые трудоустроенного. Но прагматичнее все равно попросить выписку о трудовой деятельности: иногда “первый раз” оказывается не первым, и проблема всплывает на отчетности или при проверке.
Что сделать сейчас: добавьте в чек-лист приема правило – если трудовой нет, кадровик фиксирует формат (бумага или электронная), запрашивает сведения о трудовой деятельности, а при утрате бумаги берет заявление и ставит внутренний контрольный срок на оформление дубликата. Это защищает от ошибок по стажу и лишних споров.
Скопировать ссылку
ВКонтакте
Одноклассники
Telegram
Viber
WhatsApp
Отсутствие трудовой книжки у нового сотрудника — это действительно не повод для паники. Важно помнить, что с 2020 года многие работники перешли на электронный учет, и у них просто может не быть бумажного аналога. В таком случае, стоит спокойно запросить информацию о его трудовой деятельности через Госуслуги или МФЦ. Это поможет не только ускорить процесс оформления, но и избежать недоразумений в будущем.
Если же сотрудник потерял бумажную трудовую, не стоит впадать в хаос. Главное — получить от него заявление с объяснением, а затем начать процесс оформления дубликата. Помните, что заполнять данные “со слов” — рискованно, так как это может повлиять на его стаж и последующие расчеты по больничным и отпускным. В этом контексте важно быть внимательным и документировать всё, что можно подтвердить.
Для тех, кто устраивается на работу впервые, следует знать: трудовая книжка больше не требуется, и учет ведется только в электронном формате. Это довольно удобно и упрощает процессы. Важно лишь следить за правильностью оформления, чтобы избежать сложностей в будущем. В конечном счете, грамотный подход к оформлению — это залог спокойствия не только для вас, но и для нового сотрудника.