Что делать, если у нового сотрудника нет трудовой книжки?

Сотрудник пришел без трудовой – это не повод стопорить оформление и точно не причина для отказа. Нужен спокойный алгоритм: выясняем формат учета, берем нужные заявления, ставим контрольные сроки и не допускаем “устных” записей.

Сначала уточняем – бумага или электронные сведения

Выбор между бумажной книжкой и электронным учетом многие работники делали до конца 2020 года. Если у сотрудника электронный формат, попросите сведения о трудовой деятельности: их можно получить у предыдущего работодателя, через Госуслуги или в МФЦ. Так вы увидите даты приема и увольнения, должности и основания – и спокойно оформите человека без лишней нервозности.

Если была бумажная, но ее нет

Фраза “потерял” или “не могу найти” не должна превращаться в хаос. Берем заявление работника с причиной отсутствия книжки и запускаем оформление дубликата у нового работодателя. В дубликат вносятся сведения о стаже и работе только по подтверждающим документам – справкам, приказам, выпискам. Заполнять “со слов” опасно: потом это бьет по стажу, больничным, отпускным и спорным увольнениям.

Если сотрудник устраивается впервые

Для тех, кто впервые вышел на работу после конца 2020 года, бумажную трудовую уже не заводят – учет идет только электронно. Если человек уверяет, что стажа нет, его можно оформить как впервые трудоустроенного. Но прагматичнее все равно попросить выписку о трудовой деятельности: иногда “первый раз” оказывается не первым, и проблема всплывает на отчетности или при проверке.

Что сделать сейчас: добавьте в чек-лист приема правило – если трудовой нет, кадровик фиксирует формат (бумага или электронная), запрашивает сведения о трудовой деятельности, а при утрате бумаги берет заявление и ставит внутренний контрольный срок на оформление дубликата. Это защищает от ошибок по стажу и лишних споров.