Электронная трудовая: как оформить при приёме

Коротко: при найме и выборе ЭТК всё равно фиксируйте приём в бумажной книжке и в книге учёта — это ключ к бесшовному переходу в «цифру». Роструд подчёркивает: заявление работника и дата его подачи — обязательная часть процедуры.

Зачем это бизнесу прямо сейчас

Электронная трудовая — не просто «удобный файл», а официальная история занятости с прозрачным цифровым следом. Она сокращает ручные операции, убирает расхождения в стаже и помогает быстрее подтверждать льготы и выплаты. Противоречие лишь кажущееся: да, сотрудник выбирает ЭТК, но работодатель всё равно делает исходные записи на бумаге — чтобы переход был юридически чистым и проверяемым.

Что именно оформлять при приёме

Начинаем с базового: в бумажной трудовой — запись о приёме. Далее — фиксируем факт выбора ЭТК. В книге учёта движения трудовых книжек делаем пометку, что от сотрудника получено заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (с точной датой). В самой трудовой — краткая формулировка о поданном заявлении и дате. Это не «дублирование», а страховка от споров при проверках и при переносе данных в электронные реестры. Внутренние ЛНА должны содержать шаблон заявления, маршрут согласования и сроки передачи сведений; кадровику это экономит часы, бухгалтерии — нервы.

Тонкости, на которых чаще всего «сыпятся»

Срок — сегодня важнее формы. Заявление датируйте днём подачи, а не приказом о приёме. Формулировку держите нейтральной и полной: «Работник выбрал предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК). Заявление от ..____ зарегистрировано /.». Бумажную книжку храните и учитывайте по правилам: даже при ЭТК её статус меняется, но обязанности по учёту не исчезают. И ещё: любые кадровые изменения (перевод, увольнение, отпуск по уходу) отражайте в электронных сведениях своевременно — запаздывание бьёт по стажу и выплатам.

Что сделать сейчас: обновите ЛНА (шаблон заявления, регламент записей), проверьте книгу учёта на наличие графы для ЭТК, внедрите чек-лист приёма: «приказ → запись в трудовой → регистрация заявления → выгрузка сведений». Проведите 20-минутный брифинг для HR и бухгалтерии — это окупится на первой проверке.