Главные изменения для кадровиков в 2020

23.01.2020 17:20  
Статьи, Зарплата и кадры

С этого года в кадровом учёте появились серьёзные изменения, и прежде всего главное – введение электронных трудовых книжек. Заботы кадровиков станут проще, хотя некоторые другие новации могут и усложнить их работу. Это обязанность сдавать в ПФР новый ежемесячный отчёт, введение драконовских штрафов за нарушение порядка использования персональных данных. Кроме того, вводится обмен электронными заявлениями между работниками и работодателем, а также в компании будет возможен кадровый документооборот в цифре. Все эти нововведения связаны с применением электронных трудовых.

Как будут внедрять электронные трудовые 

В этом году кадровики ещё могут вести трудовые одновременно в бумажном или электронном виде по выбору работника, но с 2021-го впервые поступающим на работу в кадрах заводят только электронные книжки – оформлять бумажные будет не нужно. Порядок выбора из двух вариантов будет таким: в течение года каждый сотрудник компании определяется с форматом трудовой, а руководство предупреждает персонал об этих изменениях до 1 июля, чтобы получить подпись под уведомлением каждого работника. Само заявление о переходе на электронную трудовую работникам нужно успеть подать до конца года. Бланк уведомления разработали в ПФР, хотя разрешено использовать и произвольную форму. 

Кадровику придётся сделать главное – пересмотреть нормативные акты компании для своевременного внесения поправок в действующие трудовые и коллективные договоры. Изменения нужны и в правилах внутреннего трудового распорядка, и в регламенте работы отдела кадров. Работники должны быть обязательно ознакомлены с новыми редакциями этих документов.   

Для решивших перейти на электронные книжки сведения о трудовой деятельности до этого года переносить в электронный формат не будут, а бумажная книжка возвращается сотруднику под личную подпись.

Как отчитываться перед ПФР

Теперь работодатели обязаны сдавать в ПФР новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД – по сути это и будет ведением трудовых в электронном и бумажном виде всех работников (закон от 16.12.2019 №436-ФЗ). По этой новой форме сведения о трудовой деятельности сотрудников подают до 15 числа месяца, следующего за отчётным. Отчёт включает в себя следующие данные: о приеме на работу, перемещениях, увольнении, а также о выборе формата трудовой – бумажного или электронного. Если в текущем месяце указанных событий в трудовой деятельности конкретного сотрудника не было, сведения подавать не нужно. А со следующего года вводится новое правило – сведения о приёме на работу и увольнении нужно будет сдавать в течение 3-х дней с даты этих событий. 

Документооборот тоже будет по электронке

Все работодатели и работники смогут обмениваться электронными заявлениями. Пока руководители компаний принимают такие послания лишь от работников на удалёнке, на остальных документах требуется подпись от руки, иначе заявление могут признать недействительным. Теперь работодатель сам решает вопрос о необходимости введении в компании электронного документооборота в кадрах. Если решение принято, издаётся соответствующий приказ о переводе в электронную форму заявлений о приёме на работу, отпуске, увольнении, и прочих. Для обмена документами по электронной почте работнику нужно применять электронную подпись, которую получают бесплатно на сайте госуслуг.  

Как теперь будут штрафовать кадровиков за нарушения

Обычно за обращение с персональными данными работников и клиентов отвечает сам руководитель компании, или кадровик, поскольку на практике признаются операторами секретных данных. А значит за их утечку должны расплачиваться – теперь миллионными штрафами (закон от 02.12.2019 № 405-ФЗ). В КоАП появился отдельный состав: кадровиков могут оштрафовать до 500 тыс. руб., организацию до 6 млн. руб., за рецидив оштрафуют в двойном размере, т.е. максимальный штраф составит 18 млн!

2020 – год високосный, а потому в новом производственном календаре для кадровиков значится 366 дней – 248 рабочих, 118 выходных и праздников. Как обычно, определены переносы выходных и праздников, установлено число сокращённых рабочих дней, что должны учитывать работодатели для планирования и составления графика работы и отпусков (постановление Правительства от 10.07.2019 № 875). 

Метки данного материала:

• кадры
• пфр
• трудовая книжка