КЭДО и согласие работника: почему бумага все еще важна

Кадровый электронный документооборот ускоряет работу, но вводить его без согласия сотрудников нельзя. Для части работников согласие нужно оформить письменно, безопасный вариант – бумага с подписью.

Работодатель вправе ввести КЭДО локальным нормативным актом. В нем указывают систему, перечень электронных документов, категории работников, дату перехода и порядок обмена.

Но приказ не переводит всех сотрудников в цифру автоматически. По статье 22.2 ТК РФ переход на КЭДО происходит с письменного согласия работника. Если согласия нет, это считается отказом, и работодатель обязан выдавать документы на бумаге.

Есть исключение. Согласие не требуется от работников, принятых после 31 декабря 2021 года, если на эту дату у них не было трудового стажа.

Роструд разъяснял: согласие на переход к КЭДО должно быть оформлено на бумаге. Это выглядит странно – компания идет в цифру, но начинает с бумажного документа. Сначала нужно подтвердить добровольный переход, а уже потом обмениваться кадровыми документами в электронном виде.

Для дистанционных работников осторожность та же. Работодатель может распространить правила КЭДО на удаленных сотрудников, но порядок должен быть закреплен, а согласие – получено там, где оно требуется.

Риск появляется, когда работодатель запускает систему, рассылает доступы и считает молчание согласием. Так делать нельзя. Отсутствие согласия – это отказ, а не автоматическое подключение.