Прощение долга работнику за ущерб: будет ли НДФЛ

Если работодатель прощает работнику возмещенный ущерб, у сотрудника возникает доход в натуральной форме. Такой доход облагается НДФЛ, даже если взыскание по ущербу не проводилось фактически.

Откуда берется налогооблагаемый доход

Материальная ответственность работника установлена ст. 238 ТК РФ. Если ущерб подтвержден документально и работодатель принимает решение не взыскивать сумму, у работника возникает экономическая выгода – списанная задолженность. Это приравнивается к доходу, облагаемому НДФЛ по общим правилам. Разницы нет, прощена вся сумма или ее часть – облагается именно прощенная величина. Позицию поддерживает Минфин России.

Как оформить безопасно

Ключевые документы – акт о причинении ущерба, расчет размера, объяснения работника, приказ о принятии решения, соглашение о прощении долга. Дата приказа о прощении и сумма в нем станут базой для исчисления НДФЛ. Работодатель выступает налоговым агентом: удерживает налог из ближайших выплат либо уведомляет работника и ИФНС, если удержать невозможно. В учете списание проходит как прочий расход, но налог на прибыль не уменьшает.

Что сделать сейчас: проверьте локальные акты о материальной ответственности, шаблон приказа о прощении долга и процедуру удержания НДФЛ; закрепите маршрут действий для кадров, бухгалтерии и юристов, чтобы прощение ущерба автоматически запускало исчисление и удержание налога.