Оплата проезда и гостиницы соискателю: когда возникает НДФЛ

Компания может оплатить кандидату дорогу и проживание для собеседования, но для НДФЛ это не нейтральная компенсация. Пока человек не принят на работу, стоимость билетов и гостиницы считается его доходом, а страховые взносы обычно не возникают.

Почему расходы соискателя облагаются НДФЛ

Минфин разъяснял: оплата проезда и проживания кандидата является доходом в натуральной форме. Освобождение для компенсаций, связанных с трудовыми обязанностями, не применяется, поскольку на момент собеседования трудовых отношений еще нет, а поездка не считается переездом на работу в другую местность. Эта позиция соответствует действующим правилам статей 210 и 211 НК РФ.

Если кандидат сначала сам оплатил дорогу и гостиницу, а компания затем возместила расходы, сумма также облагается НДФЛ. Организация становится налоговым агентом. При прямой оплате билетов или гостиницы НДФЛ тоже возникает, хотя удержать его из натурального дохода может быть невозможно.

Что со страховыми взносами

По статье 420 НК РФ взносами облагаются выплаты в рамках трудовых отношений и определенных гражданско-правовых договоров. У соискателя до приема на работу таких отношений нет, поэтому компенсация расходов на собеседование, выплаченная до заключения договора, в базу по взносам не включается. Последующее трудоустройство само по себе этого не меняет.

Если компенсацию предусмотрели трудовым договором и начислили уже в рамках трудовых отношений, порядок может быть другим. Поэтому основание и дату выплаты важно фиксировать документально.