Потеряли кассовый чек: как подтвердить расходы компании

Потерянный бумажный чек не всегда означает, что расход придется исключить из учета. Но одной банковской выписки или объяснительной сотрудника обычно недостаточно – документы должны подтверждать оплату, содержание покупки и ее связь с деятельностью компании.

Сначала попробуйте восстановить чек

Если расчет проводился через ККТ, попросите продавца найти операцию и направить электронный чек. ФНС России также позволяет получать и хранить чеки через сервис «Мои чеки онлайн», если покупатель выбрал такой способ получения документа.

Если восстановить чек не удалось, соберите остальные документы: накладную, УПД, товарный чек, акт, квитанцию, заказ из личного кабинета. Для налога на прибыль статья 252 НК РФ разрешает подтверждать затраты не только прямыми, но и косвенными документами. Из комплекта должно быть понятно, что именно куплено и зачем это понадобилось бизнесу.

Чем нельзя просто заменить кассовый чек

Банковская выписка подтверждает списание денег, но часто не раскрывает состав покупки. Поэтому ее лучше использовать вместе с первичными документами. Товарный чек тоже не является универсальной заменой кассовому – он должен содержать обязательные реквизиты и подтверждать конкретную операцию.

Объяснительная работника, служебная записка или внутренний акт могут дополнить комплект, но сами по себе не гарантируют признание расхода. Для подотчетных покупок приложите к авансовому отчету все сохранившиеся документы и зафиксируйте деловую цель траты.