Деньги под отчет: кому можно выдавать и как оформить

Выдавать деньги под отчет можно не только штатным сотрудникам. По правилам Банка России подотчетным лицом может быть и физлицо, с которым организация заключила гражданско-правовой договор.

Кто может получить деньги под отчет

Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У использует понятие «работник» шире, чем Трудовой кодекс. Для кассовых операций к нему относятся лица по трудовому договору и физлица по договору гражданско-правового характера.

Наличные на расходы компании выдают по расходному кассовому ордеру. Основанием служит распорядительный документ организации или письменное заявление подотчетного лица. В документе указывают получателя, сумму и срок, на который выдаются деньги.

Поэтому правило «подотчет только для штатных сотрудников» неверно. Но выдавать деньги человеку, с которым у компании нет оформленных договорных отношений, как обычному подотчетному лицу не следует.

Как подтвердить расходы

После расходования денег подотчетное лицо представляет авансовый отчет и подтверждающие документы. Срок устанавливает руководитель. Это могут быть кассовые и товарные чеки, квитанции и другие документы, из которых понятны сумма, покупка и ее связь с деятельностью компании.

Сам факт выдачи денег еще не подтверждает расход. Если первичных документов нет или деловая цель не прослеживается, могут возникнуть вопросы к учету затрат и налоговым последствиям.

Важно не путать правила выдачи наличных с правилами признания расходов. Даже правильно оформленный расходный кассовый ордер не заменяет документы, подтверждающие, на что именно потрачены деньги компании.