Электронные трудовые книжки

Переход на электронные трудовые книжки стал для многих работодателей испытанием на внимательность. Ведь теперь вся кадровая история сотрудника живёт не на бумаге, а в системе Социального фонда России. И если раньше можно было исправить запись в архиве, сегодня любая неточность в отчёте ЕФС-1 мгновенно попадает в базу — а значит, и в потенциальный штраф.

На первый взгляд всё просто: данные о приёме, переводе или увольнении нужно отправить в СФР не позднее следующего дня после приказа. Но в реальности бухгалтер или кадровик легко может запутаться в датах или забыть о заявлении сотрудника на переход с бумажной книжки на электронную. В итоге — предупреждение или штраф до 50 000 рублей по статье 5.27 КоАП.

Почему ЭТК всё же стоит того

И всё же у цифрового формата есть очевидные плюсы. Работодателю не нужно больше хранить сотни бумажных книжек и закупать бланки строгой отчётности. Работник, в свою очередь, получает доступ к своей карьере онлайн — достаточно войти на Госуслуги и запросить выписку по форме СТД-СФР. Такой документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажная справка.

Однако сложности остаются. Например, трудовой стаж до 2020 года нужно вносить в ЭТК по заявлению через СФР, а система всё ещё допускает ошибки в отображении данных. Кроме того, некоторые сотрудники не привыкли к тому, что «их трудовая» теперь живёт в облаке.

Как действовать работодателю

Работодателю важно помнить: если работник впервые устраивается — заводите только электронную книжку. Если у него уже есть бумажная — выбор за ним. Но стоит подать заявление о переходе, и обратной дороги нет. Вести две книжки одновременно нельзя.

Чтобы избежать недоразумений, фиксируйте заявления работников, проверяйте данные перед отправкой отчётов и используйте утверждённые формы ЕФС-1. Всё просто, если соблюдать дисциплину.

Главное — вовремя и без ошибок

ЭТК — это не просто требование закона, а шаг к цифровой прозрачности. Она избавляет бизнес от лишней бюрократии, но требует безупречной точности и внимательности к срокам.