Расчеты с иностранными гражданами: важные аспекты для бухгалтеров

Расчеты с иностранными гражданами без ВНЖ должны идти только через уполномоченные банки — наличные запрещены. Любая выплата зарплаты таким работникам считается валютной операцией, а значит к вам сразу применяются валютные правила и контроль.

Что требует закон и почему это важно

Федеральный закон № 173-ФЗ обязывает проводить расчеты с иностранцами через банки, имеющие право на валютные операции. Зарплата “в конверте” или выдача наличных из кассы — прямое нарушение. По ст. 15.25 КоАП это чревато штрафами: для юрлица — 20–40% от суммы неправильно выплаченной зарплаты; для должностных лиц — 20–40% суммы, но не более 30 000 руб. Финансовая нагрузка мгновенная, споров почти не выиграть — факт нарушения подтверждается платежными документами.

Что запросить у сотрудника и что записать в договор

• Банковские реквизиты счета в аккредитованном банке, дополняем их в трудовом договоре/допсоглашении.

• Статус миграционного учета и разрешительные документы (вид на жительство не обязателен, но статус должен быть валиден).

• Валюта и порядок выплаты: рубли на банковский счет; график выплат и комиссия банка — прозрачны и заранее согласованы.

• Отдельная оговорка: зарплата не может выдаваться наличными или переводом “карта-карта”.

Практика учета и контроль рисков

• Проводите выплаты только платежным поручением через уполномоченный банк — так вы докажете законность операции.

• Храните копии реквизитов и подтверждения зачисления (выписки, реестры).

• Обновляйте реквизиты при каждой смене счета; неверные данные — частая причина возвратов и ошибок.

• Настройте в учетной системе “флаг иностранца”: иной набор контролей, проверки статуса и запрет на кассовые операции.

Частые ошибки

Выдача наличных “под отчет”, переводы на иностранные карты, выплаты через неуполномоченный банк, отсутствие реквизитов в трудовом договоре, смешение зарплаты и авансов “в один перевод”.

Что сделать сейчас: сверьте перечень иностранных сотрудников, соберите и внесите в договоры их банковские реквизиты, запретите наличные выплаты правилами по оплате труда и настройте шаблоны платежей в банк-клиенте — так вы исключите нарушение валютного законодательства и штрафы.