Электронные перевозочные документы: как бизнесу подготовиться

С 1 сентября 2026 года участники грузоперевозок должны перейти на электронные перевозочные документы. Для бизнеса это не просто новый формат, а риск задержек, если заранее не настроить ЭДО, подписи и работу с оператором.

С указанной даты в электронный формат переводят транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные накладные и грузовые накладные при авиаперевозках. Документы будут передаваться через операторов ИС ЭПД и направляться в государственную информационную систему электронных перевозочных документов.

На первый взгляд это техническое обновление. Но на практике оно затрагивает бухгалтерию, логистику, склад, водителей, экспедиторов и клиентов. Если один участник цепочки не готов, перевозка может зависнуть не из-за машины, а из-за документа.

Компании потребуется квалифицированная электронная подпись для руководителя или ИП. Если документы подписывает сотрудник, нужна машиночитаемая доверенность. Также нужно выбрать оператора ИС ЭПД, проверить учетную систему, обучить сотрудников и протестировать обмен с перевозчиками и грузополучателями.

Бумажные документы полностью не исчезнут. В отдельных случаях они будут допустимы, но перечень таких ситуаций определит Минтранс. Поэтому строить работу на ожидании исключений опасно.

Ошибка в электронном документе может повлиять на перевозку, оплату, закрывающие документы и налоговый учет. Особенно внимательно нужно проверить компании с регулярными поставками, экспедиторскими услугами, железнодорожной и авиационной логистикой.