Табель учёта рабочего времени (форма Т-13)

В каких случаях используется документ?

Табель учёта рабочего времени (форма Т-13) обязателен для всех организаций, независимо от их организационно-правовой формы и численности персонала. Он используется для фиксирования:

• Фактического времени присутствия сотрудников на рабочем месте
• Опозданий, прогулов, больничных, отпусков, командировок и других отклонений от нормального графика работы
• Основания для начисления заработной платы, отпускных и больничных
• Подтверждения трудового стажа сотрудников для ПФР и других фондов

Документ актуален как для коммерческих организаций (ООО, АО), так и для государственных учреждений. Он необходим отделу кадров, бухгалтерии, а также для внутреннего контроля.

Как правильно заполнять

Табель Т-13 ведется ежемесячно. Заполнение может происходить как вручную, так и с использованием программных решений (например, 1С или Excel).

Основные правила заполнения:

Раздел 1: Указывается полное наименование организации и структурного подразделения.

Раздел 2: Проставляются данные по каждому сотруднику – ФИО, табельный номер, должность.

Раздел 3: Отражается каждый день месяца: явки – буквенными или цифровыми кодами (например, «Я» – явка, «Б» – больничный, «ОТ» – отпуск).

Раздел 4: Итоговые графы – общее количество отработанных часов и дней за месяц.

Обязательные подписи: Ответственного лица, составителя и руководителя.

Советы по ведению:

• Используйте утвержденные коды причин неявок по ОКУД.
• Корректировки вносятся только с пояснительной запиской.
• При большой численности персонала часто используется автоматизированное заполнение.

Куда подается и где хранится

Табель Т-13:

• Внутри организации: Хранится в отделе кадров или бухгалтерии.
• По запросу: Может предоставляться в контролирующие органы (например, ФНС, ПФР, ФСС) при проверках или для подтверждения стажа.
• Срок хранения: Не менее 5 лет (в отдельных случаях – до 75 лет, если табель влияет на пенсионные права).

Кроме того, сведения из табеля используются при подготовке отчетов по форме СЗВ-ТД, 6-НДФЛ и других кадрово-бухгалтерских отчетностей.