Расходы на экспедитора без записи в реестре: что делать

Отсутствие экспедитора в реестре не означает, что заказчику автоматически снимут расходы по налогу на прибыль и вычет НДС. Но сохранить их получится только при своевременной подаче уведомления и подтверждении реальности перевозки.

Когда отсутствие записи не мешает учету

С 1 марта 2026 года транспортно-экспедиционную деятельность можно вести после включения в специальный реестр. Для компаний, работавших до этой даты, срок подачи уведомления истек 30 апреля 2026 года.

Минтранс России разъяснил: если экспедитор направил уведомление вовремя, но запись задержалась не по его вине, ФНС не должна отказывать заказчику автоматически. Подтверждением служит электронное уведомление с портала «Госуслуги», где указаны дата и время приема. Причиной задержки могут быть технический сбой, высокая нагрузка на сервис или нарушение срока обработки заявления.

Защита не действует, если экспедитор пропустил срок, подал неполные или недостоверные сведения либо допустил злоупотребление. В таком случае риск исключения расходов и отказа в вычете НДС возрастает.

Какие документы запросить у экспедитора

Одного скриншота заявки недостаточно. При проверке инспекторы оценят всю сделку: договор, поручение экспедитору, акт, транспортную или экспедиторскую накладную, платежные документы, маршрут и фактическое исполнение услуги. Такой подход соответствует статье 54.1 НК РФ – формальный пакет не поможет, если перевозка существовала только на бумаге.

Запросите у контрагента подтверждение отправки уведомления и пояснение о причинах задержки. Сохраните переписку, ответы сервиса и сведения о последующем включении в реестр. Проверять статус экспедитора лучше перед каждой крупной поставкой.

Другие материалы по теме:

• Налог на прибыль в бухучете: как не запутаться в ПБУ 18/02 и новых правилах
• Расчет налога на прибыль
• Бухгалтерское обслуживание бизнеса
• Читайте больше разъяснений об учете расходов и налогах в рубрике «Налогообложение».
• Оцените доходы, расходы и итоговый финансовый результат в калькуляторе управления прибылью.