Интервью с Романом и Галиной Ключниковыми, основателями “GEM EVENT”

05.04.2025 11:30  
Интервью с предпринимателем, Бизнес по отраслям

Респондент:

Галина Дмитриевна Ключникова (Перепелица)
... Открыть профиль специалиста

Мы постоянно следим за современными трендами в области технологий, и, конечно, наше любимое направление — это искусственный интеллект.

Респондент:

Роман Андреевич Ключников
... Открыть профиль специалиста

Важно, чтобы каждое мероприятие разрабатывалось с учетом пожеланий и требований клиентов и организовывалось грамотно, без лишних финансовых затрат.

Расскажите о своём бизнесе? Является ли ваша компания стартапом или это уже устоявшийся бизнес?

Мы — агентство GEM EVENT, или Genius Event Machine, и это наш семейный бизнес, который функционирует с 2016 года, — ответили супруги.

Я организую мероприятия уже 16 лет, что действительно шокирует! — добавила Галина. – И думаю, наше агентство стартапом можно назвать только отчасти, так как оно уже работает достаточно стабильно.

У нас есть свои внутренние регламенты для всех сотрудников, руководителей и исполнителей, что обеспечивает высокий уровень гибкости и клиентского сервиса, — пояснил Роман. – С момента основания мы занимаемся организацией красивых свадеб, лучших корпоративов и незабываемых вечеринок в Москве, Подмосковье и Сочи.

Мы стремимся к тому, чтобы каждый проект был уникальным и незабываемым, и это делает нас теми, кто мы есть, — подытожила Галина.

Какие продукты или услуги предлагает ваша компания? Кто Ваша целевая аудитория?

Наше агентство предлагает широкий спектр услуг по организации мероприятий, включая самые прекрасные свадьбы, корпоративные мероприятия, тимбилдинги, конференции, вечеринки, показы мод, дни рождения и другие частные и корпоративные события — такие как годовщины и гендерные вечеринки, — ответила Галина.

Мы ориентируемся на разнообразную целевую аудиторию, которая включает корпоративных клиентов, пары, планирующие свадьбу, блогеров и частных лиц среднего и высокого дохода в возрасте 25–45 лет — следящих за модой и современными трендами, — добавил Роман и продолжил:

Наши клиенты ценят профессионализм, четкость действий и выполнение обещаний на каждом этапе организации мероприятий. Они стремятся сэкономить время и предпочитают работать с одним контактным лицом, что позволяет избежать общения с множеством людей и лишних затрат времени на поиски и согласования. Важно, чтобы каждое мероприятие разрабатывалось с учетом пожеланий и требований клиентов и организовывалось грамотно, без лишних финансовых затрат. При этом цена не является решающим фактором для выбора, так как главное для них — это качество и грамотная организация.

В чем заключается уникальность вашего бизнеса перед конкурентами? Почему вы бы советовали выбирать именно вашу компанию?

В чем заключается наша уникальность? Да во всем! – утвердительно ответила Галина и продолжила: — Начнем с того, что мы сочетаем высококачественный сервис с индивидуальным подходом к каждому клиенту. Это начинается со строгого отбора исполнителей, поставщиков и площадок, что позволяет нам гарантировать надежность и качество на каждом этапе организации мероприятия. Наличие собственного склада оборудования и оформления открывает перед нами возможности предлагать уникальные концепции и решения, адаптированные под конкретные запросы клиентов.

Наш 14-летний опыт работы в этой сфере, включая сотрудничество с топовыми мировыми компаниями, подтверждает нашу экспертизу, — продолжил Роман. — Мы придерживаемся формулы одного договора, что упрощает взаимодействие и делает его более прозрачным для наших клиентов. У нас в команде работают только проверенные исполнители и сервисы, что обеспечивается строгими внутренними регламентами и тщательными проверками.

Мы гордимся высоким уровнем клиентского сервиса и поддерживаем связь с заказчиками без выходных, что позволяет оперативно решать любые вопросы. У нас всего два контактных лица: Галина, как руководитель отдела организации, и менеджер проекта. Это делает коммуникацию более удобной и эффективной. Кроме того, мы предоставляем юридический договор со всеми гарантиями, что дополнительно укрепляет доверие клиентов.

Наша цель — организовать мероприятия экономически грамотно и с максимальным вниманием к деталям, что выделяет нас на фоне конкурентов и делает нас для наших клиентов надежным партнером, — подчеркнули супруги.

Как происходит процесс оказания услуг?

С удовольствием! — с улыбкой сказал Роман.  — И этот процесс начинается буквально с момента получения заявки любым удобным для клиента способом, после чего мы оперативно связываемся с ним для первичного знакомства. На этом этапе для полноценной консультации проводится видео-созвон или личная встреча, где обсуждаем цели мероприятия, потребности клиента, его бюджет, и заполняем анкету.

Затем мы разрабатываем концепцию, определяем формат, подбираем место и дату, а также выбираем подрядчиков, таких как декораторы, кейтеринг и артисты. После этого происходит подписание договора, внесение предоплаты и создание чата для удобной коммуникации.

Далее мы продолжаем прорабатывать первичное предложение, выбираем площадку и подписываем с ней договор, а также вносим предоплату. В процессе согласования услуг первичное предложение превращается в смету. Мы всегда присутствуем на каждом просмотре, встрече и даже дегустации вместе с клиентом, чтобы дать свои комментарии и ответить на все его вопросы.

За несколько дней до мероприятия проводится финальный созвон для уточнения всех деталей и оплаты оставшейся суммы. — уточнила Галина. — В день мероприятия происходит координация всех аспектов, включая логистику, тайминг, контроль монтажа и сервировки. Мы находимся с клиентом на месте до самого конца, чтобы убедиться, что все проходит успешно, включая демонтаж и проверку, чтобы никто ничего не забыл.

После завершения мероприятия обязательно собираем обратную связь от клиента и гостей, чтобы улучшить качество услуг в будущем.

Буквально каждый этап нашего взаимодействия требует внимательного подхода и эффективной коммуникации, что позволяет нам гарантировать удовлетворение клиентов и успешное проведение мероприятий. — ответили супруги.

Расскажите, как вы пришли к текущему бизнесу? Как появилась идея открыть бизнес?

Эта идея возникла, когда мне было всего 16 лет. После просмотра сериала “Беверли Хиллз 90210: Новое поколение” я поняла, что хочу заниматься организацией крутых вечеринок и много путешествовать, – начала рассказывать Галина. – Это желание стало отправной точкой для моего будущего. Я окончила Сочинский государственный университет дважды, получив дипломы по специальностям “преподаватель/переводчик иностранных языков” и “управление туристическим бизнесом”.

Первое время было очень тяжело совмещать работу в найме и собственный бизнес. Мы возвращались из офисов, ужинали и садились за ноутбуки, работая до 3-4 утра. Так продолжалось практически каждый день на протяжении года, – дополнил Роман.

С 2013 по 2020 год я работала в японской компании JTB EUROPE, – продолжила Галина, – где занималась организацией деловых мероприятий по всему миру. Мой путь в этой компании начался с Олимпийских игр 2014 года в Сочи. Параллельно, в 2016 году, вместе с Ромой, который на тот момент был моим будущим мужем, мы открыли GEM EVENT и начали развивать наше собственное детище, – пояснила она.

К открытию бизнеса мы подошли с элементарной аналитикой: сначала приняли решение, затем выбрали варианты сфер бизнеса, рассчитали финансовые затраты и риски для каждой из них, оценили наши ресурсы и сделали выводы. В итоге пазл сложился, и наши труды, стремление и развитие принесли свои плоды, – констатировал Роман.

Какие ошибки и неудачи были у Вас на начальном этапе открытия бизнеса, как удалось их исправить?

Если честно, ошибок на начальном этапе открытия было много. Наверняка это знакомо многим начинающим предпринимателям, ведь никто не приходит в бизнес сразу профессионалом и не начинает извлекать максимальную прибыль. По крайней мере, нам такие примеры не известны, – ответил Роман.

Основной ошибкой, которую совершают многие, является отсутствие финансовых прогнозов или их завышение, – присоединилась Галина и продолжила: – Сначала мы, конечно, ставили себе не совсем реалистичные финансовые цели, имели завышенные ожидания по доходам и недооценивали затраты. Это приводило к расстройствам, когда не удавалось выполнить план. Причиной этого стало и то, что мы не провели должный и детальный анализ конкурентов и целевой аудитории.

Хотя я работала в этой сфере, моя аудитория была совершенно другой. Мне было сложно адаптироваться к более низким бюджетам и другим потребностям клиентов. Временами мы даже задумывались: «А может, и не стоило начинать?»

Конечно, сейчас легко рассказывать о своих прошлых ошибках, но иногда ситуация становилась настолько сложной, что мы были готовы всё бросить и отказаться от идеи собственного бизнеса. Однако Рома не позволил нам сдаться; он всегда подбадривал меня, верил в нас и говорил, что со временем станет легче. И действительно, так и произошло.

Да, согласен! – поддержал Роман. – Первые два года наше агентство казалось просто бездонной финансовой бочкой. Я, работая в найме, получал зарплату, нес её в банк и клал на счёт ИП. Как говорится, «делайте это упражнение два раза в месяц, и спина болеть не будет, зато руки опустятся». Но мы понимали, что так надо.

Со временем агентство стало самостоятельно платить налоги, закупать оборудование на склад и даже приносить небольшую прибыль. Всё устаканилось к 2018-2019 годам. Мы не бросили всё, потому что чётко понимали свои ресурсы и возможности, а также осознавали, что нельзя оставлять дело на полпути.

В процессе работы мы также выбирали не самые эффективные стратегии продвижения, что приводило к потере маркетингового бюджета. Большая часть ошибок была связана именно с маркетингом, так как я на тот момент имел относительно небольшой практический опыт в этой области. Однако если воспринимать ошибки как неудачи или выброшенные деньги, то они такими и останутся. Я предпочитаю рассматривать их как аналитические данные.

Кроме того, интернет – это деньги в одну сторону. Когда мы собрали первый сайт (спасибо коллегам из маркетинга) и запустили первую рекламную кампанию, заказов не поступило, но мы извлекли ценные аналитические данные. Мы исправили сайт и снова запустили контекстную рекламу. Заказы по-прежнему были почти нулевыми, но аналитика уже выглядела более позитивной.

Тогда мы решили проанализировать сайты конкурентов, сформулировать гипотезы и применить их на своём ресурсе. Благодаря этому, с помощью достаточно дорогих, но небольших шагов, мы постепенно довели сайт до конкурентоспособного уровня. Всё более-менее заработало, но дело в том, что наша сфера действительно одна из самых уязвимых: мы первыми теряем клиентов из-за любых событий. Коронавирус, СВО, санкции, мобилизация — естественно, с началом этих проблем мы оказались в числе первых, кто испытал просадку.

И если с СВО и мобилизацией всё более-менее понятно, и тут ничего не поделаешь, то с коронавирусом мы постарались использовать ситуацию по максимуму. К февралю 2020 года, примерно за месяц до начала карантина, мы вошли в сезон с хорошей загрузкой. Однако, когда Собянин объявил карантин, практически все клиенты отменили мероприятия или значительно сократили бюджеты. В результате маркетинг зафиксировал резкое падение спроса по запросам в нашей сфере.

Запустив рекламу, к середине июня мы получили достаточно заказов, чтобы избежать глубокого минуса. Этот опыт показал нам, как важно адаптироваться к меняющимся условиям и использовать возможности, которые предоставляет ситуация.

Что является источником вдохновения для продолжения своего дела в столь трудное время?

А когда у нас было легкое время? – задала вопрос Галина. – Кризисы, пандемия, СВО — всегда что-то происходит, и нам нужно уметь подстраиваться под внешние обстоятельства. Лично для меня источниками вдохновения всегда были моя семья, муж и дочь, путешествия и вкусная еда.

Роман продолжил: – Я присоединяюсь к этому ответу, но для меня, еще источником вдохновения является четкое понимание, что нельзя бросать то, на что потрачены время, деньги, бессонные ночи и силы.

Мы действительно любим то, чем занимаемся. Как муж и жена, мы всегда поддерживаем друг друга и приходим на помощь. Нам нравится наш образ жизни, и мы не готовы работать по графику в офисе. – ответили супруги.

Какие методы Вы используете для повышения своей продуктивности? Можете поделиться ими с нашими читателями?

Могу поделиться несколькими подходами, которые помогают оставаться на плаву лично мне, – начала Галина. – В конце прошлого года я прочитала книгу “12 недель в году”, и она с начала этого года стала для меня символом. С января я живу по изложенным там принципам. Я уже давно поняла, что традиционное годовое планирование для меня неэффективно, так как в первые полгода часто возникает ощущение, что времени еще много, и это приводит к прокрастинации. Когда же ты понимаешь, как написано в книге, что 12 недель равны одному году, начинаешь работать активнее, ведь времени на реализацию задуманных целей становится меньше. За один календарный год у меня получается четыре 12-недельных цикла, что позволяет сосредоточиться на своих целях и каждый день предпринимать необходимые шаги для их достижения — это стало для меня основным методом и открытием этого года.

Кроме того, я использую метод “Помодоро”, который предполагает 25 минут активной работы и 5 минут перерыва. Каждое утро я просматриваю список дел и расписываю задачи на день по приоритету, а в понедельник планирую задачи на всю неделю. Важно сразу выполнять пункты, которые занимают меньше 2 минут, чтобы не оставлять их на потом. Когда сталкиваюсь с задачами, требующими максимального вовлечения и занимающими более 2-3 часов, такими как сметы или презентации, я отключаю все отвлекающие факторы, включая телефон.

В жизни я всегда придерживаюсь мнения, что она не сводится только к бизнесу и работе, – продолжил Роман. – У нас с семьей есть множество увлечений: мы катаемся на сноубордах, наслаждаемся временем с нашей прекрасной дочкой и проводим время с друзьями. Я также увлекаюсь мотоциклами, а моя жена Галя — моя надежная поддержка и вдохновение. Я верю, что мир становится намного интереснее, когда ты выходишь на улицу и открываешь для себя новые горизонты.

Развитие для меня тоже играет важную роль. Это может быть что угодно — посещать различные выступления, шоу, обучения и концерты, даже просто стендап в баре. Чтение книг и общение с интересными людьми, которые добились успеха в своих областях, также обогащает опыт. Я убежден, что это дает значительно больше, чем просто просмотр бессмысленных роликов в Instagram или YouTube.

Кроме того, я занимаюсь самоанализом. Как актер импровизации и ведущий мероприятий, я постоянно пересматриваю свои записи с выступлений. Это помогает мне увидеть, что можно улучшить, а также отметить свои сильные стороны. Такой подход к саморазвитию позволяет мне расти и становиться лучше в том, что я делаю.

Какие тенденции в области современных технологий Вы считаете наиболее интересными и как адаптируете свою работу к изменениям в индустрии?

Мы постоянно следим за современными трендами в области технологий, и, конечно, наше любимое направление — это искусственный интеллект, — поделилась Галина. — Эти технологии значительно улучшают автоматизацию процессов и аналитику данных. Мы можем очень быстро выполнять практически любые задачи — создавать презентации, рилсы, посты, креативные концепции, делать фотографии для спикеров и многое другое. Это экономит как время, так и бюджет.

Однако мы также наблюдаем и другие интересные тенденции, — поведал Роман. — Например, гибридные мероприятия, которые объединяют онлайн и офлайн форматы, позволяют привлечь большую аудиторию. Виртуальная и дополненная реальность создают классный интерактив для участников, а мобильные приложения для регистрации и оповещений делают процесс еще более удобным.

Супруги подчеркнули, что адаптация к этим тенденциям помогает повысить вовлеченность и интерес участников.

Если бы мы не следили за новыми разработками в нашей области, то могли бы стать очередными организаторами с традиционными подходами, такими как караваи и залы в сельских ДК, — добавил Роман. — В нашей сфере все достаточно просто: когда появляется новая технология, например, дипфейки, у нас есть специалисты, которые могут предложить эту новинку клиенту. А клиент уже решает, платить за это или нет.

Таким образом, постоянное внимание к инновациям позволяет нам оставаться на гребне волны и предлагать актуальные решения для наших клиентов, — отметила Галина.

Какие маркетинговые стратегии Вы используете для продвижения своего бизнеса?

Что касается маркетинговых стратегий, то я отвечаю за Instagram и его контент, – ответила Галина. – Недавно я опубликовала рилс, который хорошо «залетел» – он привел почти 800 новых подписчиков и собрал около 3000 сохранений. Люди продолжают приходить и взаимодействовать с нашим контентом. Все остальные маркетинговые стратегии находятся в ведении Ромы.

Да, я отвечаю за маркетинг, – продолжил Роман. – Сейчас я, конечно, не буду углубляться в классические стратегии по Портеру, просто скажу, что в нашей практике мы используем контент-маркетинг в социальных сетях, медийность руководителей, рекламу в нестандартных источниках и диверсификацию. Моя основная позиция в маркетинге и продажах заключается в том, чтобы продавать то, что действительно нужно клиенту и что он может себе позволить. Если это не так, то лучше не продавать вовсе. Продажа ради продажи — это не стратегия, а просто бессмысленная деятельность.

Если клиент открыто говорит, что выбирает между нами и кем-то еще, я рекомендую разложить оба варианта — свой и конкурента — по нескольким ключевым параметрам. Пусть клиент сам принимает решение. В настоящее время особенно актуально понятие “дельфин продаж”, и сейчас как раз их время.

Какие у вас планы по расширению клиентской базы и увеличению канала продаж?

В свое время я работала только в корпоративном сегменте, – поделилась Галина. — Но, когда мы открыли свое агентство, я решила, что не хочу этим заниматься – только милые и красивые свадьбы, больше романтики и легкости. Однако сейчас, спустя какое-то время, мне очень хочется вернуться в корпоративный сегмент, и мы активно этим занимаемся. Ближайшие планы – расширить именно эту часть, так как свадебные клиенты уже приходят сами по рекомендациям, благодаря сарафанному радио.

Мы также планируем участвовать в свадебных премиях и выступать в качестве спикеров, что поможет нам привлечь новых клиентов и увеличить каналы продаж, – дополнил Роман.

Можете рассказать лайфхаки для начинающих предпринимателей и дать им советы на будущее?

Конечно! – утвердительно ответил Роман. – И первым, настоятельным советом для начинающих предпринимателей будет рекомендация основательно подумать над тем, действительно ли стоит начинать бизнес. Ведь если все будут заниматься только бизнесом, кто будет работать в этом бизнесе? И если ответ утвердительный, то лучше всего начинать в той сфере, в которой уже разбираетесь и имеете практический опыт. Это поможет избежать множества ошибок и ускорит ваш путь к успеху. Общение с профессионалами и успешными людьми в вашей области также сыграет важную роль в развитии.

Не стоит ожидать быстрых результатов, – продолжил он. – Важно адекватно анализировать ситуацию и понимать, что на начальном этапе вы находитесь на одном уровне с конкурентами. Говорят, что нельзя себя ни с кем сравнивать, а мы говорим: сравнивайте! Сравнивайте себя с лидерами в вашей сфере, чтобы знать, к чему стремиться. Разделите свои большие цели на более мелкие шаги, чтобы легче было их достигать, и убедитесь, что ваши цели достижимы и соизмеримы.

Также стоит помнить, – добавила Галина, – что иногда самое лучшее решение находится на поверхности, и простота — это ключ к успеху. Не пренебрегайте деталями, ведь, как говорил С. Маршак: “Не было гвоздя – подкова пропала”. Эта простая мудрость показывает, как маленькие детали могут иметь огромное значение в развитии бизнеса.

Я бы рекомендовала развивать наблюдательность и подходить к любой ситуации с концепцией “6 оптических устройств”. Смотрите на проблемы и возможности с разных точек зрения, как будто вы используете бинокль, лупу, микроскоп, повязку на глаза, очки для коррекции зрения или даже розовые очки. Это поможет лучше понимать ситуацию и принимать более обоснованные решения. Помните, что каждый шаг имеет значение, и важно быть внимательным к мелочам, которые могут повлиять на ваш успех в бизнесе.

Последние годы оказались сложными для многих сфер бизнеса, некоторые предприниматели попали в эмоциональные ямы. Есть ли советы, как из них выбраться?

Ну что тут сказать. – начала Галина. – Последние годы действительно оказались очень сложными. Я думаю, в такие моменты самое главное помнить, что жизнь многогранна. Не стоит зацикливаться только на работе; нужно находить время для семьи, любви, творчества, спорта и путешествий.

Можно рассказать о своих переживаниях близким, это тоже помогает снять напряжение. И, конечно, отдых! Регулярные перерывы, отпуска и занятия спортом — это всё крайне важно, чтобы не произошло полное выгорание.

Если становится совсем тяжело, – добавил Роман, – стоит обратиться к психологу или коучу — это может стать важным шагом к восстановлению. Важно признать свои чувства и понимать, что вы испытываете.

Как вы думаете какие перспективы развития у малого и среднего бизнеса в России?

Перспективы развития малого и среднего бизнеса в России действительно выглядят многообещающе, особенно в условиях санкций, — сказал Роман. – Но во все времена первостепенный вопрос заключался не в масштабе, с которого мы стартуем, а в методах, которые мы используем. Не стоит забывать, что такие компании, как Apple, начинали в гараже, ВК — в комнате студенческого общежития, а Генри Форда считали сумасшедшим. Даже ГК Мейджор начиналась с маленького магазина автозапчастей для американских автомобилей в Москве, — подчеркнул он.

Я тоже считаю, что перспективы развития малого и среднего бизнеса в России выглядят оптимистично, — поддержала Галина, — и это подтверждается несколькими факторами. Во-первых, цифровые технологии развиваются очень быстро. Во-вторых, существуют программы поддержки малого бизнеса и гранты — мы не подавались, но некоторые знакомые получили такую помощь. В-третьих, сейчас наблюдается значительный рост спроса на локальные продукты и бренды. Многие известные компании ушли из России, и наши производители не растерялись, а значительно выросли на этом фоне и улучшили свои предложения».

Тем не менее, малый и средний бизнес сталкивался и будет сталкиваться с проблемами, что является неотъемлемой частью роста. Уровень конкуренции будет расти, что, в свою очередь, поднимет уровень сервиса, качество предоставляемых услуг и товаров. Хорошая адаптация к инновациям и нововведениям станет ключевым фактором для успешного развития.

Мы постарались охватить в интервью все моменты, возможно у вас есть что дополнить?

У меня, в принципе, всё. Большое спасибо, — ответил Роман.

А я, пожалуй, дополню, — сказала Галина. — Мы, конечно, охватили много моментов, но развитие бизнеса — это всегда огромный риск, на который мы идем из желания жить лучше. Поэтому хочу добавить несколько советов тем, кто действительно готов развивать свое дело.

Не бойтесь пробовать! Определите свою нишу и двигайтесь к целям. Ходите на нетворкинги и общайтесь с людьми, которые уже достигли успеха в вашей сфере. На таких мероприятиях можно узнать много нового, классно провести время и даже найти партнеров или клиентов.

Следите за трендами и будьте в курсе новых идей и технологий в вашей индустрии, чтобы предлагать уникальные решения своим клиентам. Старайтесь быть на шаг впереди. Практикуйте креативность — нестандартный подход поможет вам выделиться среди конкурентов. Тщательно прорабатывайте каждую деталь, от идеи до реализации; как я уже говорила, даже мелочи могут иметь огромное значение.

Учитесь на опыте, как своем, так и чужом, анализируйте каждое действие. Не рассматривайте неверные решения как ошибки, а воспринимайте их как ценный опыт. Успех в бизнесе требует терпения и настойчивости, но с правильным подходом можно добиться значительных результатов.

Вот теперь у меня тоже всё, — улыбнулась Галина. — Спасибо!

Метки данного материала:

• Прочие услуги