Электронная транспортная накладная 2026: где бумажный документ сохраняется

С 1 сентября 2026 года перевозочные документы постепенно уходят в цифровой формат, но полностью бумажные накладные не исчезают. Для компаний это означает простую вещь: привычный документ можно применять не всегда, а только в отдельных ситуациях.

Когда бумага еще допустима

Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 закрепляет восемь случаев, когда транспортную накладную, заказ или заявку разрешено оформить на бумаге. Это не запасной вариант «по старинке», а перечень исключений. Если перевозка в него не попадает, бизнесу придется работать через электронный формат.

Бумажные документы сохраняются для отдельных чувствительных и технически сложных перевозок. Например, когда груз связан с военной тематикой и одной из сторон выступает Министерство обороны Российской Федерации. Отдельный случай – участие иностранного юридического лица, сведения о котором не внесены в реестр аккредитованных филиалов и представительств.

Есть и более приземленные ситуации. Бумага может понадобиться при каботажных перевозках иностранных перевозчиков из стран ЕАЭС, при перевозках для физических лиц для личного потребления, при отсутствии доступа к электронной системе, сбоях связи или технических неполадках. Также исключения предусмотрены для перевозок между одним и тем же лицом в роли отправителя и получателя, а еще для грузов с драгоценными металлами и камнями.

Как не запутаться в переходе

Главный риск – считать, что электронная накладная касается только крупных перевозчиков. На деле изменения затронут бухгалтерию, логистику, отдел продаж и тех, кто согласует документы с контрагентами. Один неверно выбранный формат может остановить рейс, усложнить подтверждение расходов или создать спор по поставке.