«Нулевой баланс» в соцсетях:   ФБ   ВК   ОК   ИНСТ

Как эффективно управлять удаленными сотрудниками?

10.04.2020 10:52  
Статьи, Управление бизнесом

Сегодня многие компании привлекают сотрудников, готовых работать удаленно. Это позволяет оптимизировать затраты на содержание штата. Удаленный работник может и должен быть высококвалифицированным специалистом, а не фрилансером-многостаночником. В последнем случае с контролем могут возникнуть серьезные проблемы. 

Бытует мнение о том, что ответственные удаленщики не существуют как класс. Стоит ли говорить, что оно не обосновано? 

Давайте разберемся, как выстроить сотрудничество с работниками и что нужно для эффективного управления.

 

На офисе свет клином не сошелся

Далеко не все сотрудники должны ежедневно находиться в офисе. На удаленку можно перевести специалистов технической поддержки, программистов, бухгалтеров, методологов, руководителей проектов, операторов и т.п. Зачем это делать и как управлять удаленными сотрудниками?  Начнем, пожалуй, с типа правоотношений. 

Эффективное управление и контроль возможны, если в компании предусмотрен фул-тайм. При этом каждый удаленный сотрудник официально оформляется в штат, подписывает договор и т.п. Соответственно, он целый рабочий день решает текущие задачи компании. У такого удаленщика есть конкретный функционал, четкие инструкции, инструменты для выполнения своих функций. По результатам проделанной работы он отчитывается в установленном порядке. Финансовые вопросы сотрудничества со специалистом обсуждаются индивидуально. Одно очевидно: он получает зарплату официально, работодатель удерживает и платит налоги, согласно ТК и НК. 

Удаленка расширяет границы сотрудничества со профессиональными специалистами. Последние не тратят время на поездки в офис, работают в максимально комфортных условиях. Кто-то может жить в другом регионе, кто-то – совмещать работу с воспитанием ребенка. Онлайн взаимодействие – оптимальный формат и для людей с ограниченными физическими возможностями. 

Часто к сотрудничеству с удаленщиками прибегают столичные компании. Перегретый рынок труда – серьезное испытание для бюджета. Выход в регионы решает эту проблему. Высокоинтеллектуальные и дорогие специалисты работают в компании за адекватные деньги. 

В офисе, соответственно, может находиться всего 20-30% штата. И это абсолютно нормально в 2020-х. 

 

Подбор удаленных сотрудников: кого ищем?

На удаленке может работать не каждый. И не с каждым захотите сотрудничать вы. Условно потенциальных работников можно разделить на три группы: 

  • Фрилансеры.
  • Вчерашние офисные сотрудники.
  • Удаленщики по убеждению. 

Налаживать взаимодействие с первыми сложно. Фрилансер – профессиональный удаленщик, который выполняет заказы. Заказчиков, соответственно, у него много. И вряд ли он откажется от сотрудничества с ними в пользу одной компании. Соответственно, 8 рабочих часов на такого специалиста рассчитывать не приходится. Фрилансеры помогут, когда нужно решить ситуативную задачу. Для выполнения периодических работ такие специалисты тоже подойдут. Но в штат их обычно никто не принимает. Работа с фрилансерами строится в формате подряда, субподряда. 

Вчерашние офисные сотрудники на удаленке не работали, но не прочь начать. Они ищут такую работу впервые и могут не понимать всех особенностей, рисков. На собеседовании стоит уточнить, как человек планирует организацию своего рабочего дня, в каких условиях ему предстоит находиться (вся семья дома, маленькие дети, соседи затеяли ремонт и т.п.). 

Удаленщики по убеждению – претенденты номер один на имеющиеся вакансии. Это люди, имеющие опыт подобной работы, владеющие навыками тайм-менеджмента. Как правило, их не нужно долго учить и вводить в курс дела. Удаленщику по убеждению нужны только инструменты для выполнения функций. Получив их, он может приступить к работе. Естественно, решив предварительно юридические вопросы (оформление документов, получение инструкций и т.п.).

 

Как найти специалиста? 

Как ни странно, управление удаленными сотрудниками начинается задолго до непосредственного взаимодействия с ними. Прежде всего необходимо понять, кто конкретно нужен компании.  Если позиция понятная, программист 1С, например, здесь вопросов не возникает. Навыки у соискателя должны быть стандартные. 

Другое дело специалисты, компетенции которых каждый воспринимает по-своему. У проект-менеджеров в двух разных фирмах могут быть совершенно разные задачи и обязанности. То же самое касается руководителей проектов, специалистов по сопровождению информационных систем. 

Что касается методов поиска удаленщиков, они стандартные. Рекрутинг на первом месте. Особое внимание рекомендуется уделять отслеживанию откликов на вакансию. Если они нерелевантные или их мало, стоит изменить название и текст вакансии. 

Следующий момент – результат работы сотрудника, который будет оплачиваться. Что он собой представляет? Как будет оцениваться? Например, администратору офиса платят за уют, чистоту, наличие необходимых средств для работы (канцелярия, расходники), воды и кофе, своевременную отправку и прием документов, первичное консультирование клиентов, организацию рабочего процесса на соответствующем уровне. Перечень обязанностей должен быть составлен для каждой удаленной позиции. Он позволит сотруднику понимать, что от него требуется, а руководителю – оценивать качество выполненной работы (созданного продукта).

На этапе поиска специалиста важным является понимание мотивации. Естественно, каждый работает за деньги. Но финансовая мотивация далеко не единственная. Есть определенная внутренняя потребность в движении вперед, стабильности, степени ответственности и контроля, вовлеченности в общий процесс (нужное подчеркнуть). Если она не реализована, при прочих равных на рабочем месте удаленщик будет чувствовать себя плохо. Как минимизировать риск? Выясняйте внутреннюю мотивацию на этапе коммуникации с соискателем. И будьте открыты для диалога в процессе сотрудничества с работником.

 

Доступные инструменты рекрутинга

Найти убежденного удаленщика не так сложно, как может показаться. Для этого можно и нужно использовать все доступные инструменты. Начнем с сайта компании. 

Если ресурс интегрирован с CRM, это отлично. Через форму на сайте соискатели могут отправлять компании резюме. Дальше взаимодействие развивается по схеме: получил ответ, тестовое задание, выполнил его, получил приглашение на собеседование, прошел отбор, оформился и приступил к работе. 

Не обойтись тому, кто ищет удаленщиков, и без сайтов вакансий. Их немало, по качеству и количеству откликов лидирует hh.ru. Использование таких площадок имеет ряд особенностей. Например, вакансию нужно размещать в столице. Удаленщики из регионов откликаются именно на такие вакансии, практически игнорируя местные. 

Высококвалифицированных специалистов поможет найти хедхантинг. Инструмент платный, дорогой. Рациональным вариантом его использования будет заказ выборки резюме. Чтобы средства не были потрачены впустую, обратите особое внимание на настройку фильтров. За пределами оплаченной выборки заказчик не видит резюме. Ошибка в настройке фильтра делает рекрутинг неэффективным. 

Если вы активно пользуетесь интернет-маркетингом, настройте его на поиск удаленщиков. Запустите таргетированную рекламу, показывайте объявление о вакансии целевой аудитории. Метод не самый дешевый, но эффективный при условии грамотной реализации стратегии интернет-маркетинга. 

 

Кого брать на работу? 

Переходим к следующему этапу – собеседованию. Оно, естественно, будет удаленным. Нормально пообщаться с кандидатом помогут современные технические средства. 

Принимая удаленщиков, пересмотрите формат собеседования. Да и в отношении офисных работников это сделать будет полезно. Например, вопрос об обязанностях на прошлом месте работы абсолютно неинформативен. Рациональнее обсуждать то, что придется делать специалисту сейчас, какие задачи он будет решать для вашей компании. И оценивать его возможности, способности, компетенции. Лучше всего это сделать позволяет практика. 

О тестовом задании на этапе отбора мы уже говорили. А как быть, если его выполнение невозможно, например, вы принимаете на работу не программиста, а продавца? О чем его спрашивать? О проектах, конечно. Можно попросить выделить самый интересный и рассказать о нем. Или самый курьезный. Многое будет понятно в ходе короткого собеседования. Такая беседа позволит оценить не только компетенции, мотивацию к достижениям, отношение к работе вообще, но и личностные качества соискателя. 

Если речь о техническом персонале, здесь делайте ставку на тестовые задачи. Устное собеседование с программистом может быть очень коротким. Уровень его компетенций оценить позволит мини-проект. Важно, чтобы задача реально была тестовой. Удаленщики – народ, наученный горьким опытом. Если задача будет похожа на часть реального проекта, профессионал может отказаться от сотрудничества из-за риска использования результатов его труда бесплатно. 

Отдельно стоит отметить содержание тестовых задач. Они не должны быть формальными. Проверяйте то, что реально важно для компании. Иными словами, программист должен уметь работать с проектами, в которых его предполагается задействовать. 

Кандидатов на должность, скорее всего, будет несколько. Время поиска сотрудника растягивается на несколько недель. Как не забыть, кто чего стоит? Сохраните результаты оценки каждого кандидата. Принимайте решение о приеме на работу спустя некоторое время после закрытия этапа собеседований и проверки тестовых заданий.  Это минимизирует риск когнитивной ошибки и субъективизма. Сегодняшние-вчерашние кандидаты кажутся профессиональнее, адекватнее, приятнее, наконец, чем те, с кем собеседования были проведены 2 недели назад. Анализируйте факты и принимайте взвешенное решение. 

 

Управление персоналом в условиях удаленки

Наконец, переходим к главному – выстраиванию взаимоотношений, налаживанию связи и организации контроля. Итак, выбор сделан, соискатель прошел все этапы, стал сотрудником компании. Что дальше? 

 

Знакомство и адаптация.

Подготовьтесь к первому рабочему дню нового удаленщика. Отправьте документы на подпись, откройте доступ к проектам, дайте ссылки на корпоративную почту, чат сотрудников и т.п. Организуйте онлайн-знакомство с коллегами, особенно с которыми человеку придется контактировать постоянно.  Подготовьте индивидуальный план работы для нового сотрудника, все необходимые инструкции. Предоставьте информацию о компании в удобном формате. Проверьте средства связи. 

 

Дайте сотруднику возможность адаптироваться.

Выделите несколько дней на изучение материалов, обсуждение важных моментов с непосредственным руководителем. Если требуется обучение и есть возможность выбора между текстовым или видеоформатом и устным (скайп и т.п.), выбирайте первый. Для удаленщиков это идеальный вариант. 

 

Синхронизация.

Сотруднику предстоит решать часть общих задач. Удобнее всего работать с общим корпоративным диском, файлами с совместным доступом. Дайте новичку четкие инструкции на предмет использования корпоративного информационного пространства. Объясните, где искать нужные файлы и как синхронизировать данные. 

 

Задачи и их выполнение.

Позаботьтесь о том, чтобы удаленщик получал задачи своевременно. У всех бывают авралы. Но когда они превращаются в стиль работы, специалист задается вопросом, зачем ему вообще все это нужно. 

 

С первого дня оговорите рабочий график и время.

Предупредите о правилах его использования (например, отлучаться можно, но важно об этом предупредить и т.п.).

 

Обсудите формат предоставления задач.

Если у сотрудника возникают вопросы, дайте разъяснения. Иначе как контролировать удаленных сотрудников, если не все задачи понятны. 

 

Ознакомьте удаленщика с действующими формами отчетности, расскажите о нюансах их заполнения, отправки данных руководителю. 

 

Контроль.

Официальное трудоустройство предусматривает соблюдение определенных правил работодателем и работником. Если у вас недопустимо игнорирование телефонных звонков, предупредите об этом. Некоторые технические специалисты работают в наушниках и телефон могут просто не слышать. Во избежание конфликтов стоит о средствах и формате связи договориться заранее. 

Не перебарщивайте с контролем. Не нужно звонить программисту несколько раз в день, чтобы спросить, как дела. Ход его работы будет отражен в отчетности. Если возникают реальные вопросы, их можно обсудить по телефону или в чате. 

 

Распределение команды – это система

Чтобы работа с удаленщиками была эффективной, важно выстроить взаимодействие, грамотно организовать процесс. Отметим несколько важных моментов: 

  • Найм нельзя прекращать. У вас полностью укомплектован штат и сотрудники пока не нужны? Это не повод снимать вакансии. Профессионал высокого класса может прийти на рынок труда завтра. Вы упустите его, если прекратите рекрутинг. 
  • Критерии поиска персонала нужно периодически пересматривать. Зачем? Чтобы понять, точно ли вы знаете, кто именно вам нужен. 
  • Искать лучше готовых работников. В приоритете удаленщики по убеждению. Их проще организовать. Научить людей работать удаленно очень непросто. Такая работа подходит не каждому. 

И самое главное: распределение команды должно стать системой. Организовывать весь процесс ради одного-двух сотрудников – непродуктивно. Удаленщикам нужно ставить задачи, их так или иначе придется контролировать. Добавьте к этому организацию документооборота, решение юридических вопросов, техническое обеспечение (корпоративные номера и т.п.). 

Если вы планируете задействовать удаленщиков, подумайте, какие функции можно им передать. Чем больше их получится, тем лучше. Организация системы работы со специалистами даст плоды. 

И не бойтесь брать людей из регионов. С хорошей работой там часто напряженка. Готовые специалисты ждут возможность проявить себя. Предложите им адекватные условия, достойную заработную плату, возможность профессионально развиваться. Это позволит решать задачи бизнеса эффективно, без перерасхода бюджета.  

Не берите на работу фрилансеров-многостаночников. Контролировать их часто затруднительно или невозможно. Да и с выстраиванием взаимоотношений могут быть проблемы.

Другие материалы рубрики «Управление бизнесом»
О стереотипах
Стереотип – относительно устойчивый и упрощенный образ социальной группы, человека, события или явления. С одной стороны, стереотип, как готовая схема восприятия, позволяет человеку сократить время реагирования на изменяющиеся условия и выступает защитной функцией, экономящей Ваши ресурсы. С ...
masshtabirovanie-biznesa
Масштабирование бизнеса — способ выйти на новый уровень
Остановка, застой в современном бизнесе означает постепенную гибель дела всей жизни. Чтобы успешно конкурировать в выбранной сфере производства или услуг, необходимо развиваться, осваивать новые горизонты, расширяться. Владельцы фирм, понимающие специфику современного рынка, регулярно проводят ...
8 пунктов о клиентоориентированности
Мир вращается вокруг доверия. Каждый из нас делится друг с другом новостями, находясь в своей социальной группе. Ежедневно мы получаем тонны информации от окружающих людей: сопереживаем или радуемся успехам, а кроме того — делимся рекомендациями заведений, товаров или услуг. Американская ...
Последние материалы на сайте
10 пунктов об управлении расходами
Что такое Косткиллинг? В двух словах, «Косткиллинг» — это «управление расходами», а в трёх — это «ГРАМОТНОЕ управление расходами». Мышление Косткиллера крайне сильно отличается от мышления «оптимизаторов», «эффективных менеджеров» и ...
О стереотипах
Стереотип – относительно устойчивый и упрощенный образ социальной группы, человека, события или явления. С одной стороны, стереотип, как готовая схема восприятия, позволяет человеку сократить время реагирования на изменяющиеся условия и выступает защитной функцией, экономящей Ваши ресурсы. С ...
Romanova
Стиль, достойный северной столицы
«Стремительно развивающийся «Модный дом Elena Romanova» уверенно шагает вперед, создавая свежие тенденции в Санкт-Петербурге», — писали газеты города на Неве. И они не грешили против истины. Дизайнер Елена Романова создаёт необыкновенные свадебные наряды и вечерние кружевные платья с ...
 Разработка сайта: сервис «Сайтомонтаж»