Как арендовать или купить офис

Как правильно выбрать удобное помещение после регистрации фирмы для приёма клиентов и общения с подрядчиками, ведь для успешного ведения бизнеса прежде всего требуется комфортный офис (желательно в шаговой доступности от метро и хорошей парковкой). 

Для начала определяют потребности своего бизнеса и финансовые возможности фирмы – каковы условия аренды офиса и удобства в нём, сколько нужно платить в месяц.

Критерии выбора офиса

Только после определения всех нужных критериев стоит приступать к делу. Прежде чем снимать офис, важно определиться: с кем заключать арендный договор – с агентством недвижимости или с собственником помещения, не забывая о бюджете своей фирмы, и только потом отправляться на смотрины. И вот что обязательно учитывают при выборе офиса.

1. Вид бизнеса.

Место под офис выбирается в зависимости от предоставляемых услуг, частоты встреч с клиентами, но в любом случае автомобильная и пешеходная доступность должна быть удобной. Если вид деятельности не связан с визитами клиентов, а сотрудников в фирме вообще нет, тогда офис лучше снять в шаговой доступности от места проживания, чтобы не отвлекаться от работы и не мешать своим домашним. 

2. Месторасположение.

Если фирма занимается, к примеру, предоставлением туристических услуг, офис размещается не только в центре, но и в спальных районах – поближе к людям. Юридическим конторам лучше находиться в деловых кварталах рядом с бизнес-центрами. При выборе офиса для определённого вида деятельности ориентируются на выгодность расположения штаб-квартиры в своей работе. Удобная парковка для клиентов и сотрудников, а также доступ общественного транспорта станут преимуществами для фирмы.

3. Полезное пространство.

При организации офиса необходимо учитывать достаточную площадь для своих нужд: необходимое количество кабинетов для сотрудников, места под оргтехнику, где можно организовать зону отдыха для персонала, или приёмную для клиентов и прочее. 

4. Возможный ремонт.

Если внешний вид офиса с простым ремонтом вполне устраивает и соответствует требованиям в виде деятельности, тогда заморачиваться не стоит. Серьёзный ремонт офисного помещения окажется неизбежным для создания креативного пространства дизайнерским и ИТ-компаниям, а значит придётся потратить лишние деньги (хотя вложения с лихвой могут окупиться в процессе развития бизнеса).  

5. Распорядок работы. 

Если офис снимается в здании с режимом работы с утра до вечера, круглосуточная деятельность исключена, тогда при необходимости подбирают помещения с доступом круглые сутки и прежде всего бизнес-центры, но за аренду надо заплатить больше, чем обычно. 

Если офис оказался в жилом доме, придётся соблюдать «тихий режим» в определённые местными законами часы, иначе могут оштрафовать за нарушение распорядка дня. 

Какие условия аренды лучше выяснить заранее

Обычно низкие расценки на аренду офиса вызывают подозрения, поскольку арендодатель запросто может преподнести неприятные сюрпризы уже после заключения договора, когда фирме придётся оплачивать отдельные счета за коммуналку, мусор, охрану, парковку и прочие непредвиденные услуги. Лучше заранее обговорить все условия аренды офиса, к примеру, каков порядок платы за общие помещения – фойе, зоны отдыха, коридоры, курительные и прочие. 

Если коммуналка и уборка помещений не входят в стоимость аренды офиса, нужно обязательно выяснить – какие ресурсоснабжающие и клининговые компании обслуживают здание, и сколько стоят услуги, ведь это дополнительные и немалые расходы бюджета фирмы. 

Заодно уточняют стоимость охраны офиса, если помещение оборудовано видеокамерами и «тревожной кнопкой», а на входе действует пропускная система. При ремонте офиса полезно договориться с собственником об арендных каникулах, тогда можно реально сэкономить на съёме помещения, а арендодатель получит отреставрированный офис для более выгодной сдачи в будущем. Важно не забыть о парковочных местах у здания – если плата не входит в стоимость аренды офиса, надо уточнить стоимость парковки или найти поблизости бесплатную стоянку. 

Если в бизнес-центре или в отдельном здании на улице приглянулся офис, но рядом могут оказаться нежелательные прямые или косвенные конкуренты. К примеру, агентству по продаже пассажирских билетов может навредить соседство с аналогичной конторой или турфирмой.  

Какие удобства для персонала и клиентов должны быть в здании

Комфортные условия в офисе – это совсем не мелочи, ведь сотрудникам надо обедать, ходить в туалет, а курильщики не должны быть ущемлены. Если в бизнес-центре слишком дорогие рестораны или кафе, а в самом офисе не предусмотрена мини-кухня, тогда стоит поискать точки общепита в шаговой доступности. Иначе придётся отпускать сотрудников на длительные обеденные перерывы, ведь на дорогу до общепитовского заведения нужно потратить время. 

Принесённая из дома еда в контейнерах – не очень удачное решение для офиса (вкусные запахи отвлекают соседей от работы). 

Туалетные комнаты с исправным оборудованием должны быть на каждом этаже, ведь сотрудникам (и клиентам) неудобно бегать по этажам. Чтобы курильщики не пытались дымить в туалетах, в самом здании или рядом должны быть оборудованы места для курения. 

Какие документы обязательно проверяются перед арендой офиса

У собственника или арендодателя приглянувшегося офиса необходимо спросить следующие документы в оригинале:

   – свидетельство о госрегистрации права на недвижимость, чтобы убедиться – именно этот человек является законным владельцем помещения (сведения можно проверить на сайте Росреестра);

   – договор аренды с отсутствием запрета сдавать помещение, если офис снимается фирмой на условиях субаренды;

   – кадастровый паспорт с такими же данными, как и в свидетельстве (адрес и площадь помещения), а также техпаспорт на недвижимость;

   – действующие договоры с обслуживающими организациями (уборка и охрана помещения, интернет и телефония), иначе договоры придётся заключать заново.

Когда подписывать разрешительные документы для переезда в офис

Акт приёма-передачи помещения подписывают строго после заключения договора за день-два до вселения в офис. Полезно сделать опись имущества и зафиксировать неисправности, которые требуют ремонта за счёт фирмы. Иначе новые двери, стеклопакеты или батареи придётся подарить арендодателю при выезде из помещения, но если в договоре будет чётко прописано – необходимая модернизация остаётся в собственности владельца помещения без всяких компенсаций. Сам договор перед подписанием  внимательно изучают по пунктам: условия расторжения, продление аренды, пункты о беспричинном выселении и прочие. 

Преимущества аренды офиса

1. На арендную плату уходит сравнительно небольшая сумма из бюджета фирмы, полученная прибыль может с лихвой перекрыть расходы – вот почему даже большие компании предпочитают снимать офис. 
2. Затраты на аренду офиса легко прогнозируются, поскольку ежемесячная сумма остаётся неизменной в течение года, а значит арендная плата смело закладывается в статью расходов фирмы на год вперёд.
3. Арендованный офис не висит на балансе и не требует расходов на содержание – налог на недвижимость, капремонт или модернизация по требованию надзорных органов.
4. При аренде офиса появляется мобильность – в случае неудачно выбранного для бизнеса района можно быстро съехать с разобранной мебелью и оргтехникой, и обосноваться на новом месте.
5. Арендованное помещение можно при необходимости расширить, доплатив за дополнительную площадь, или наоборот – сократить, отказавшись от аренды части кабинетов.

Недостатки аренды офиса

1. Ползучего повышения арендной платы не избежать – расходы будут увеличиваться примерно каждый год. 
2. Насиженное и удобное для бизнеса место можно запросто потерять из-за отказа арендодателя продлевать договор по своему усмотрению – нестабильность аренды угрожает в любое время, хотя местоположение очень выгодно для фирмы. 
3. Согласование любых перепланировок и даже перестановок с арендодателем обязательно, а значит можно получить отказ в необходимых для ведения бизнеса изменениях. 

Зачем покупать офис

Выбирать помещение для приобретения офиса по сути нужно так же, как и для аренды. В этом случае преимущества очевидны: прежде всего это престиж – к примеру, собственный солидный офис строительной компании с фирменной вывеской вызовет куда большее доверие клиентов, чем съёмная контора из пары комнат. При этом директор компании сам себе хозяин, хочу – оборудую спортзал или поле для минигольфа для сотрудников, а могу устроить любой фантастический дизайн, ведь в своём офисе можно делать всё что угодно. Главное – не нарушать строительные нормы, чтобы контролирующие органы не могли придраться. При необходимости свой офис можно продать (даже с выгодой) или заложить, если нужны кредиты для развития бизнеса. К тому же собственный офис может окупиться уже через несколько лет после приобретения. 

Минусы покупки офиса

1. Далеко не каждой компании удаётся позволить себе такое удовольствие – покупку собственного офиса, ведь придётся потратить серьёзные деньги из оборота предприятия. А потом нагружать себя обременительными расходами – налог на недвижимость, капремонт, текущее содержание и прочее.
2. Цены на рынке недвижимости не отличаются стабильностью – в любое время могут довольно резко упасть, тогда ликвидный актив может значительно потерять в цене. Вот почему офисы обычно покупают более крупные компании с приличными оборотами, ведь только им по силам вывести такие большие суммы из своей хозяйственной деятельности.
3. При покупке офиса пропадает мобильность предприятия, если изменилась конъюнктура рынка, и нужно срочно поменять место. Тогда появляется лишняя головная боль – что делать с купленным офисом, ведь так сразу не продашь. Вот и приходится ломать голову – законсервировать или сдавать в аренду, а самому снимать офис в другом городе. 

В любом случае – и при аренде, и при покупке офиса необходимо правильно выбирать помещение именно под свой вид бизнеса с учётом режима работы, соседней конкуренции, комфортных условий, выгодного расположения и других показателей. При этом предельно внимательно изучаются все документы, предоставленные собственником или риэлтором. Все условия о платежах обговариваются на месте и обязательно фиксируются в договоре. Пока не подписан этот главный документ и акт приёма-передачи, переезжать и начинать ремонт в офисе не стоит.    

Метки данного материала:

• аренда
• организация офиса
• офис